Månad
|
Aktivitet
|
Agendapunkter styrelsemöte
|
Kommentar
|
April
|
|
- Fastställande av mötesplan för verksamhetsåret, inklusive nästa ordinarie årsmöte och ort för detta.
- Genomgång av Regler, riktlinjer och policy
- Inplanering av social aktivitet för styrelse och anställda under året
|
- För den finansiella rapporten till Wikimedia Foundation behövs både den signerade versionen av förvaltningsberättelsen som förberetts inför årsmötet, samt en engelsk översättning av den
|
Maj
|
- Utvärdering av högsta tjänstemans prestation görs av HR-utskott och ordförande i samband med utvecklings/lönesamtal
- Senast sista maj ska rapportpaket och andra dokument in till Svensk Insamlingskontroll. Se mer längst ned på sidan om 90-konto
- Brandövning på kontoret
- HLR-övning vartannat år
- Rapportpaket till Svensk insamlingskontroll, senast 31 maj
- Genomgång av OSA och planering för andra halvan av året
|
- Finansieringsfrågor/strategi
- Vision
- Medlemsvärvning
- Rapportering av arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljöpolicy
- Anställda och styrelse träffas på styrelsemötet – agendapunkt
- Informationspunkt: HR-utskott meddelar vilket datum lönesamtal med verksamhetschef hölls, och redovisar till styrelsen beslut om ny lön
|
- Styrelsen ansvarar för den strategiska finansieringsplanen. (Frågan diskuteras på styrelsemötet i januari 2017.)
- En plan för medlemsvärvning bör läggas upp i början av året
- Utvärdering av högsta tjänstemannen görs i förhållande till instruktion och till förenings mål
|
Juni
|
- Letter of Intent till Wikimedia Community Grant (WCG) (ej 2022–2024)
- Mångfaldsrapport publiceras
- Förnyelse 90-konto ska skickas in till Svensk insamlingskontroll senast några veckor innan giltighetstiden för kontot löper ut. Nuvarande löper ut 20230630. Deadline för förnyelse ligger vanligtvis två veckor innan giltighetstids slut. Brev med exakt datum skickas till kontaktperson under våren, och datum med deadline uppdateras under kommentarer här när brev kommit in.
- Lägg även till datum för ny beviljad period när Svensk insamlingskontroll har beviljat förlängningen (skickas via brev).
|
|
Sista datum för inskick av förnyelse är 15 juni 2023.
|
Juli
|
|
|
- I juli hålls inget styrelsemöte
|
Augusti
|
- Medlemsmöte
- Verksamhetsplan och budget
- Mångfaldsrapport publiceras
|
- Vid treårig WCG-ansökan görs uppföljning av första årets verksamhetsplan och budget de år ingen ansökan lämnas in
|
- Vissa år ingår även uppdatering av föreningens strategi. Den nuvarande fastställdes på årsmötet 2021.
|
September
|
- Arbete med WCG-ansökan (ej 2022–2024)
- Effektrapport tillgänglig via wikimedia.se, senast 30 september
|
- Fastställande av WCG-ansökan (ej 2022–2024)
- Verksamhetsplan och budget (inledande diskussion)
- Mångfaldsrapport presenteras
- Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall
|
Länk till effektrapport och självdiagnos skickas till Giva Sverige när rapport är uppe.
|
Oktober
|
- Integritetsrensning
- Skicka ut enkäter om arbetsmiljön (stress)
- Utvecklingssamtal med alla medarbetare
- Genomgång av OSA med alla medarbetare
- Genomföra en riskanalys för föreningens arbete
|
|
November
|
- Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar inklusive argumentation
|
- Föreningens förbättringsarbete
- Verksamhetsplan och budget (genomgång)
- Genomgång av styrelsen av föreningens medlemskap i andra organisationer
- Ta ställning till riskanalys och redovisa i protokoll att detta är gjort
|
- Utvärdering av hur styrelsens och föreningens arbete kan förbättras
|
December
|
- Uppföljning av projektens måluppfyllnad vid verksamhetsårets slut
- Uppdatera sammanställningen av föreningens försäkringar. Kontrollera om några uppgifter behöver uppdateras för försäkringarna hos Folksam, Trygg-Hansa eller Gefvert i samband med att de fakturerar
- Uppdatera anhöriglista för anställda och styrelse
- Aktivera Checklista för årsmöte
|
|
- Anställda bekräftar att ingen förändring skett eller uppdaterar informationen i anhöriglistan.
|
Januari
|
- Budget/uppföljning
- Offerter för revisor
- Uppdatera statistik för användning av föregående års uppladdningar
- Städa upp på Phabricator
- Vid behov revidera ekonomiska rutiner
- Slutrapporter för projekten som avslutats i december
- Projekt- och årssidor sätts upp på föreningswikin av Nyårsbot
|
- Budget/uppföljning
- Styrelsen godkänner en årlig budget
- Årsmötesplanering (motionsdatum)
- Utlysning av Wikimediapriset, fastställ nomineringsperiod
- Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar
- Följa upp och utvärdera föreningens måluppfyllelse. Beslutspunkt: vid behov ta beslut om förändring av målsättning och/eller aktiviteter
|
|
Februari
|
|
|
|
Mars
|
- Kontakter med företag om företagssponsring
- Uppdatera inventarielistan och skicka den nya listan till försäkringsbolaget
- Förbereda insamlingsstatistik att Skicka till Giva Sverige (instruktioner kommer via mej – oftast till verksamhetschef eller organisationsassistent).
|
- Utse Wikimedia-pristagare
- Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall
- Rapportering om efterlevnad av placeringspolicyn och eventuellt fatta beslut om försäljning av värdepapper.
|
|