Phabricator för föreningen
Hur ser strukturen ut, och varför?
1. Övergripande projekt
Vad: Vi sätter upp ett övergripande projekt kallat WMSE.
Varför: Fördelen med detta är (1) att det är okontroversiellt med att sätta upp ett sådant projekt och att (2) alla de underprojekt vi arbetar med under året tydligt presenteras som våra projekt för de som arbetar på Phabricator. Det gör att vi kan undvika förvirring om arbetsuppgifterna (tasks) i exempelvis våra projekt Wikipedia in Education 2017 eller GLAM 2017 har något att göra med exempelvis det tyska eller argentinska motsvarigheterna.
2. Årets projekt
Vad: Vi sätter därefter upp årets projekt som underprojekt. De döps enligt de engelska namn som fastslagits med förledet WMSE (vilket rekommenderas). Alla de här underprojekten listas även på det övergripande projektet WMSE. Vi lägger även in de svenska namnen som Additional Hashtags på projektet så att även de blir sökbara.
Varför: Att ha underprojekt gör att det lätt går att hitta uppgifter som relaterar till de olika projekten vi arbetar med.
2.1. Workboard
Vad: På årets olika projekt sätter vi upp en workboard. Vi delar upp workboarden i följande kolumner: Backlog, In progress, Done, Blocked, Nice to have. Där ligger de uppgifter som påverkar alla de olika delarna av projektet men även de olika milstolparna syns här (längst till höger). Hit lägger vi in uppgifter som vi identifierar i Backlogen. Projektansvarig kan därefter sortera in dem.
De vi arbetar med placeras i In progress och när de är färdiga lägger vi dem i Done. Om vi väntar på att något annat ska åtgärdas innan uppgiften kan färdigställas placeras uppgiften i Blocked. Om vi bedömer att något vore bra för projektet, men som inte passar in i de uppsatta målen placeras uppgiften i Nice to have, så att vi kan hitta igen den senare.
Varför: Workboarden gör att det går att sortera olika uppgifter baserat på var i arbetet de befinner sig.
3. Projektdelar
Vad: Projektdelar är endast relevanta för större projekt som har tydligt avgränsade delar (med exempelvis en specificerad budget, som uppfyller ett specifikt mål, som har en specifik person på kansliet som kommer att ha huvudansvar och/eller en egen målgrupp m.m.). Rent tekniskt är de underprojekt till underprojekten.
Varför: Dessa tydliggör att vissa stora projekt har väldigt väl avgränsade arbetspaket där det finns flera milstolpar som hänger samman.
4. Milstolpar
Vad: När årets projektsidor på vår wiki har fått en övergripande Tidplan befolkad med större händelser börjar arbetet på Phabricator. De större delar vi ska lösa inom ett projekt kallas milstolpar, eller kan ibland vara större övergripande uppgifter (tasks). I Tidplanen på wikin lägger vi in länkar till milstolparna på Phabricator.
Milstolparna behöver inte följa på varandra (även om de ofta gör det till viss del), utan i ett projekt kan flera milstolpar arbetas på i tandem. Milstolparna är dock väl avgränsade delar av projektet som antingen hjälper till att uppfylla ett specifikt Verksamhetsmål på kort eller lång sikt, eller ett beslutat projektmål (som t.ex. beslutats i samband med en ansökan eller för att uppnå långsiktig hållbarhet inom ett verksamhetsområde).
Varför: Milstolparna syns som en egen kolumn på workboarden i det övergripande projektet och går att dölja när de har avslutats. Att vi länkar in dem i vår Tidplan gör det möjligt för den intresserade att i detalj följa vårt arbete.
4.1. Workboard
Vad: På våra olika milstolpar sätter vi upp en workboard. Där ligger de uppgifter som påverkar alla de olika delarna av milstolpen. Sorteringen av uppgifter sker här av de som aktivt jobbar med den aktuella milstolpen. Vi delar upp workboarden i följande kolumner: Backlog, In progress, Done, Blocked, Nice to have (se 2.1 för förklaring av kolumnerna).
Varför: Workboarden gör att det går att sortera olika uppgifter baserat på var i arbetet de befinner sig. Att vi även har workboards på den här lägre nivån är väldigt användbart för den som aktivt arbetar med de ingående uppgifterna.
5. Övergripande uppgifter
Vad: Framförallt när det är flera som arbetar i ett projekt så kan en del övergripande uppgifter identifieras gemensamt. Dessa fördelas sedan bland de som jobbar i projektet för att sedan lösas självständigt. Om vi vet vad de övergripande uppgifterna består av i förväg sätter vi endast upp dem på Phabricator då vi börjar arbeta på dem, för att öka översikten på våra workboards. Dessa kan i namnet markeras som [Stories] för att särskilja dem.
Varför: Det är viktigt att tänka igenom vilka övergripande uppgifter vi planerar att göra inom ramen för en milstolpe, och hur mycket tid de tar. Ofta inser man då om den milstolpe de övergripande uppgifterna ligger i blir för stor för att kunna genomföras.
6. Mindre uppgifter
Vad: De som arbetar med en övergripande uppgifterna kan sedan välja att bryta ned dessa i flera mindre uppgifter. Det är lämpligt att sätta upp mindre uppgifter om de antingen tar mer än cirka en timme att genomföra, eller om de är viktiga för andra att känna till. En uppgift består ofta av flera olika delar och de kan då sorteras i beroenden genom att ange om de är förälder (parent task) eller barn (subtask) till en annan uppgift.
En bra ramsa att ha i huvudet för att minnas hur vi sorterar tasks (som sub-tasks respektive parents) är: "Barn hindrar föräldrar att göra som de vill."
Små uppgifter kan lätt kännas klumpiga att sätta upp. Ett bra sätt att strukturera uppgifterna är då att lägga in checkboxar för att på så sätt visa (och minnas) de olika delarna. På så sätt kan man begränsa antalet öppna uppgifter i projektet och göra det lättare att hitta igen den relevanta.
Varför: När man börjar använda Phabricator regelbundet blir det ett utmärkt verktyg för att lägga till alla idéer, eller förslag på saker att göra allt eftersom.
7. Taggar
Vad: Den externa kommunikationen för att synliggöra vårt arbete är en komponent i de flesta av våra projekt. För att identifiera den typen av uppgifter har vi taggen WMSE-Communication. Taggen kan projektledaren placera på ingående kommunikationsuppgifter i projektet. Vilka typer av kommunikationsuppgifter det gäller specificeras på startsidan på Phabricator-projektet. En uppgift bör inte enbart ha en tagg utan skall även tillhöra ett projekt.
Varför: Kommunikation sker i alla projekten och bör koordineras och vara enhetlig och kvalitativ och det är viktigt att ingående uppgifter enkelt kan identifieras. Taggarna syns tydligt i våra workboard och möjliggör även sökningar.
8. Användarprojekt
Vad: Alla i personalen kommer att få ett användarprojekt skapat. Det är en egen liten hörna på Phabricator där det är möjligt att lägga in egna uppgifter. Om det har beslutats att en uppgift ska genomföras av någon (exempelvis på veckomötet eller efter en diskussion på kansliet) kan användarprojektet läggas till på den relevanta uppgiften.
Inför varje Veckomöte med John lägger anställda in de uppgifter de tänkt arbeta på (förslagsvis på fredagen eller tidigt på måndag morgonen). På mötet tittar vi igenom de uppgifterna och ser om andra uppgifter behöver genomföras den veckan.
Varför: Uppgifter som ligger i användarprojektet blir utgångpunkt för diskussionerna på mötet. Det gör det även enklare att se till att den som fått en uppgift har tid och möjlighet att jobba med det den veckan och att uppgifterna inte glöms bort.
Hur sätts allt upp på Phabricator?
- Samtliga projektet för året sätts upp av en dedikerad person i personalen. Detta då det krävs speciella rättigheter på Phabricator för detta samt att vi då får det hela enhetligt.
- Workboard på årets projekt sätts upp, med namngivna kolumner.
- Projektledarna förbereder under tiden projektets Tidplan på wikin med större ingående uppgifter, samt förslag på namn för alla milstolpar.
- Därefter sätter en dedikerad person i personalen alla ingående milstolpar. För att göra det mer översiktligt och bibehålla flexibilitet sätter vi dock endast upp de milstolpar som inleds det första kvartalet. Vi kommer sedan kvartalsvis att sätta upp de aktuella milstolparna (datum för när detta skall ske läggs in i kalendern).
- Workboard på milstolparna sätts upp, med namngivna kolumner.
- I varje årsprojekt läggs de i personalen som kommer att jobba i projektet till som Members.
- Projektledarna skriver in en kort beskrivning av projektet på Phabricator. Därtill läggs en länk till projektsidan på WMSE:s wiki in.
Vad inkluderar vi i en Phabricator-task?
Title: Titeln bör vara tydlig nog att det går att förstå vad det handlar om när uppgiften ligger på en kolumn på workboarden.
Status: Anges inte när den sätts upp. Projektledaren ändrar den till Resolved när uppgiften är färdig (alternativt delegerar rätten att ange Resolved till någon annan i projektgruppen). (OBS: Alla kan dock dra uppgifter (tasks) till Done-kolumnen på en workboard).
Priority: På veckomötet kan vi vid behov sätta prioritering på olika uppgifter. Det viktigaste är att markera upp de som är högprioriterade den veckan. Om tid finns kan även övriga prioriteringar läggas till. Vi använder Unbreak Now! endast när det är något som gått sönder helt och som kräver att allt annat man har för händer släpps.
Assigned To: Den som kommer att arbeta i projektet. Om någon tar över en uppgift ändras det här.
Description: Vi skriver kortfattat och tydligt vad uppgiften består i. Ett kort stycke om vad uppgiften handlar om och varför den skall genomföras är ofta lämpligt.
Tags: Vi lägger in taggar både för det aktuella årsprojektet, för milstolpar samt eventuellt Kommunikations-taggen och ett eller flera användarprojekt.
Subscribers: Lägg till de som du bedömer har intresse av uppgiften. Det kan innefatta både personal på WMSE, personal på andra Wikimedia-organisationer samt volontärer.
Story Points: 1 poäng motsvarar 1 timme. Planera in maximalt 30 poäng per vecka (ca. 25% är okända grejer samt sånt som tar längre än förväntat). Tänk dock på att antalet poäng på en uppgift kan motsvara arbetstimmar för flera personer.
Security: Den här kommer de flesta troligtvis aldrig att ändra från grundinställningen.
Hur jobbar vi på Phabricator?
I de flesta projekten kommer vi inte att använda oss av Sprint utan uppgifterna som man kommer att arbeta med kommer att sorteras in under veckomötet på måndag. I de större projekten där flera personer aktivt arbetar kan det dock vara något att överväga, och även i de små projekten om det sker mycket arbete som måste koordineras under en viss period.
Sätta upp projekt på individnivå. Med workboards med kolumner för veckans uppgifter m.m.
Städning av Phabricator-tasks från föregående verksamhetsår
I samband med att vi startar upp projekten för det nya verksamhetsåret stänger vi ned projekten för det föregående verksamhetsåret.
Projektledare säkerställer att följande sker:
- Kolla om det finns öppna arbetsuppgifter (tasks) (eller milstone/underprojekt) kvar[1].
- Titta initialt igenom Done-kolumnen och se om det finns öppna arbetsuppgifter där. Vad saknas? Fixa själv eller pinga ansvarig (och lägg till i this-week-kolumnen på användarprojektet).
- Kontrollerar övriga kolumner på workboarden. Ska arbetsuppgiften genomföras?
- Nej:
- Stäng som declined eller invalid.
- Ja:
- Saknas ansvarig person? Lägg i så fall till sådan (deras användarprojekt-tagg).
- Lägg till tagg för det WMSE-projekt som under det nya verksamhetsåret tar över ansvaret för området (om sådant projekt finns).
- Ta bort den gamla projekttaggen om uppgiften som skapats visat sig olämplig att genomföra inom ramen för det projektet som det faktiskt genomfördes det året.
- Är uppgiften huvudsakligen slutförd: Skapa en mindre underuppgift för det som är kvar, lägg underuppgiften i relevant årsprojekt, stäng den gamla.
- Ja, fast av andra (det finns inte utrymme i årets verksamhet):
- Lägg till taggen WMSE-Project-leftovers.
- Om arbetsuppgiften är relevant (för den större gemenskapen) att genomföra: Lägg arbetsuppgiften i kolumnen Up for grabs.
- Om arbetsuppgiften enbart är relevant för projektet/Wikimedia Sverige: Lägg arbetsuppgiften i kolumnen For future projects.
- Lägg till taggen WMSE-Project-leftovers.
- Nej:
- Om projektet har kvar flera öppna arbetsuppgifter kan dessa flyttas över (eller lägger även till den nya taggen (otydligt vad denna parentes säger)) i bulk (d.v.s. en bulkredigering) till ett nytt projekt under detta verksamhetsår. Projektledaren avgör om föregående års projekttaggar skall behållas eller inte. (Detta kan även göras för en specifik milestone inom ett projekt.)
- Om projektet/underprojektet/milstonen nu är tomt (och alla underprojektet/milstonens är arkiverade (är de arkiverade när de är resolved?) ) eller alla ligger i ett nytt projekt så kan projektet arkiveras (be Phabricator-ansvarig att genomföra arkiveringen).
För vårt övergripande projekt (WMSE) skall ingående uppgifter tittas igenom på årsbasis av verksamhetschef eller operativ chef.
Personuppgifter
Vi inkluderar inte personuppgifter, inklusive personnamn och initialer, i de tasks vi sätter upp. Om den informationen är nödvändig för senare uppföljning ska personuppgifterna (till exempel kontaktuppgifter till en anställd hos en partnerorganisation) placeras i låsta dokument som länkas till i tasken.