Wikimedia

Ekonomiska rutiner

Ekonomiska rutiner

Rutinerna ska revideras årligen. Senaste revideringen gjordes av John Andersson (WMSE) (diskussion) 14 juni 2022 kl. 10.47 (CEST)[svara]

Ansvarig för respektive uppgift anges inom parentes efter varje punkt.

Veckovis

Måndag/tisdag – Bokföra fakturor, kvitton och insättningar, samt lägga in utbetalningar i bank för betalning, fylla på kanslipersonalens bankkort upp till 15 000 SEK, etc. (Opad)

Måndag – Skicka uppmärkt lista med senaste veckans inbetalningar till bankgiro och Swish till Opad. (Organisationsassistent)

Måndag – Spara listan med inbetalningar i mappen Medlemskap&Donationer > Donationer i Drive. Gå igenom listan, registrera inbetalningar som är medlemsavgifter i Zynatic och notera på varje inbetalning vad det är för något. Skicka tillbaka listan till Opad. Kopiera information om donationer från Swish, bankgiro, Nordea och Benevity till drive-dokumentet _Donationer ÅÅÅÅ ("_Donationer 2024"). Tacka sedan för donationer. (Organisationsassistent)

Tisdag – Skicka fakturor, kvitton, inbetalningar, kontrakt och andra ekonomiska papper som kommit in under veckan till OPAD. Scanna och lägg upp i Fortnox eller in i ekonomimappen på Drive, samt skicka originalen. (Organisationsassistent)

Fakturor och kvitton 1 – Verksamhetschefen eller kassören (beroende på belopp och art) attesterar. För de fall det är kassören som ska attestera, upplyser verksamhetschefen hen om det. (Verksamhetschef eller kassör)

Fakturor och kvitton 2 – Opad bokför i Fortnox och lägger in i banken för betalning. (Opad)

Fakturor och kvitton 3 – Verksamhetschefen kontrasignerar i banken. (Även belopp över 100 000 SEK om de redan attesterats i Fortnox av kassören, annars kontrasignerar kassören i banken.) (Verksamhetschef)

Månadsvis

Opad mejlar en lista på vilka utlägg som saknar kvitton till organisationsassistenten. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) – Sammanställning av kostnader och intäkter för uppdatering av föreningens burnchart. Skickas till verksamhetschefen. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) – Färdigt ekonomisk rapport för föregående månad som rapport att ladda upp på wikin, skapas genom att resultatrapport tas ut för aktuellt år upp till föregående månad. (Organisationsassistent)

För organisationsassistent

Under första veckan av varje månad:

  • Ladda upp betalkortskvitton till Fortnox – skicka ut för godkännande till Verksamhetschef eller Kassör.
  • Reserapporter
    • Sammanställ och ladda upp Reserapporter till Scrive.
    • En veckor senare. Ladda ner signerade rapporter och skicka till Opad.
  • Titta om Friskvårdskvitton kommit in, maila löneadministratör hos Opad (observera att sista datum för inlämning av kvitton är i början av december, läs mer här).
  • Hantera och rapportera in Donationsrapporter från Benevity, Pennybridge, Facebook och Paypal till Opad.
    • Observera att det är verksamhetschef eller operativ ansvarig som hämtar hem rapport från Paypal.
    • Gå även igenom internationellt inkomna betalningar (oftast kopplade till ovan donationsrapporter).
  • Hämta ut kontoutdrag från Nordea.

Löneutbetalningar

Den 5:e – Tidsregistrering. (Kansliet)

Den 7:e – Check av tider – korrigeringar. (Organisationsassistent)

Den 8:e – Attestering i Fortnox. (Verksamhetschef och kassör)

Efter den 8:e – Lönebehandling. (Opad)

Efter den 8:e – Skicka Tidrapport med flexsaldo. (Opad)

Efter den 8:e – Bekräfta flexsaldo. (Operativ chef)

Före den 23:e – Lägga in löneutbetalning i bank. (Opad)

Den 23:e – Kontrasignera i bank. (Kassör)

Den 30:e – Rapportera till Collectum. (Opad)

Den 5:e (efterföljande månad) – Rapportera till Skatteverket. (Opad)

Den 5:e (efterföljande månad) – Lägga upp betalning av arbetsgivaravgifter etc i banken. (Opad)

Den 7:e (efterföljande månad) – Kontrasignera skatteinbetalningen i banken. (Kassör)

Den 15:e (efterföljande månad) – Färdigt ekonomisk rapport för föregående månad. (Opad)

Den 15:e (efterföljande månad) – Lägg ut månadsrapporten på wikin. (Organisationsassistent)

Kvartalsvis

Ekonomisk kvartalsrapport. (Opad)

Genomgång av alla resor som skett under kvartalet för att säkerställa att de alla är inrapporterade. (Organisationsassistent)

Semester- och sjukstatistik. (Opad)

Årsvis

Januari – Uppdatera Medlemmar i föreningen med föregående års siffror. (Organisationsassistent)

Januari – Rapportera till Fora. (Opad)

Januari – Kontrolluppgifter rapporteras till Skatteverket. I detta ingår även posten bjudluncher för styrelsen i samband med styrelsemöten samt för volontärer. (Opad)

Januari – Begär in engagemangsbesked från Swedbank, Nordea, Marginalen, SBAB och Landshypotek som ska skickas direkt till revisorn. (Verksamhetschef)

Januari – Skicka ett utdrag på det aktuella värdepappersinnehavet till Opad.

Februari/mars – Bokslut. (Opad)

25 februari – Rapportera in medlemsuppgifter till Fremia. (Opad)

Februari/Mars – Teknikförsäkring: Uppdatera inventarieförteckning – skicka eventuell ny lista till Gefvert inför förnyelse av teknikförsäkringen som vi har hos dem. Försäkringsår är 1 maj till 30 april. (Organisationsassistent)

Mars/april – Revision. (Grant Thornton)

Mars – Ekonomisk rapport till FDC. (Opad tar fram siffror, kansliet skriver rapport)

Mars – Förbered underlag "Insamlingsstatistik" till Giva Sverige, deadline i slutet av maj eller början av april. (Organisationsassistent med stöd av operativ chef)

April – Årsmöte. (Kansli, styrelse)

Maj – Efter årsmötet – men senast fem månader efter varje räkenskapsårs slut ska handlingar in till Svensk insamlingskontroll. Det rör sig (2022) om:

  • Rapportpaketet. (Operativ chef med stöd av organisationsassistent)
  • 90-kontoförnyelse – Förlängning av giltighetstid ska skickas in så fort som möjligt efter årsmötet men senast 31 maj. (Organisationsassistent)

För mer information om vilka handling som ska in, gå in på sidan om 90-konto, längst ned på sidan hittas rubriken rapportering.

Juli – Deklaration. (Opad)

Juli/augusti – Ekonomisk rapport till FDC. (Opad tar fram siffror, kansliet skriver rapport)

September – Giva Sverige-rapportering. (Organisationsassistent)

  • Effektrapport och Kvalitetskod ska skickas in 30 september.
    • Observera att kvalitetskoden rapporteras på vartannat år (2022 är rapporteringsår).[Åtgärd behövs]
(Organisationsassistent)

Oktober – Rapportera in lönestatistik till Fremia. (Verksamhetschef får mejl med uppmaning från Fremia, Opad tar fram siffror och rapporterar)

November – Omcertifiering för Benevity görs varje år. Datumet för omcertifieringen är ett år sedan den senaste certifieringen gjordes. År 2024 måste den göras senast den 20 november. Benevity skickar ut en påminnelse ett par månader i förväg, men om ingen påminnelse kommer är vi själva ansvariga för att komma ihåg att förnya certifieringen. (Organisationsassistent)

December – Lägg in årschema (dvs. arbetsfria dagar) för kommande år i Fortnox. (Opad)

Se även

Följande sidor länkar till olika ekonomiska rutiner för föreningen.

Hämtad från ”https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Ekonomiska_rutiner&oldid=114674”