Allmänt om arbetsfördelning och attestering

Styrelsen har övergripande ansvar för föreningens ekonomi och förvaltning.
Kassören är delegerad av styrelsen för att fokusera på ekonomifrågor och relaterade rutiner.
Verksamhetschefen och ekonomiassistent ansvarar för det kontinuerliga arbetet med in- och utbetalningar, fakturahantering och bokföring.
Föreningen använder CiviCRM.
Alla fakturor, ersättningar, redovisningar etc. attesteras av verksamhetschefen eller kassören innan de bokförs.
Alla utbetalningar och överföringar kontrasigneras av verksamhetschefen eller kassören.
Alla som har ett föreningskreditkort har tillgång till föreningens internetbank för att kunna regelbunden kontrollera saldon och bevaka betalningar.

Beskrivning av föreningens ekonomihantering

På kansliet finns samtliga pappersverifikat i pärmar för varje verksamhetsår. Dessa numreras med verifikatnummer från CiviCRM. De sorteras löpande nummer ordning, med det senaste verifikatet längst bak.
Elektroniska verifikat sparas elektroniskt på föreningens Dropbox. Det är ett elektroniskt system som fungerar som en serverdisk. All historik på Dropbox sparas.
Varje år har sin egen mapp på Dropbox, där mappen med verifikat följer samma ordning som i pärmarna.
Samtliga verifikat, såväl i papper som elektroniskt bör skannas och läggas in i bokföringsprogrammet. Det underlättar hanteringen av bokföring, kontroll och attestering.

Bokföring i CiviCRM

Contact och Contribution

All bokföring sker mot en kontakt. Denna känns igen på sitt ID i webbadressen. Det kan vara en person, organisation, eller annan typ av kontakt. Varje bokföringsorder (ekonomisk händelse) kallas Contribution/Bidrag, och under en kontakt kan du se alla Contributions.

Terminologi

CiviID

Unikt ID för en Contribution. Finns i två varianter, ett som är som ett löpnummer och ett som är samma nummer men med tio siffror, där det till vänster fylls ut med nollor, och till höger tillkommer en kontrollsiffra. Exempel: En contribution har löpnumret 22524, det tiosiffriga numret är då 0000225243. Detta återfinns på varje contribution (och kallas ibland även OCR).

Contribution

En ekonomisk händelse, den ekonomiska posten i CiviCRM. Ska ha ett elektroniskt och/eller pappersverifikat

Contributor

Den som gör/får en betalning

Contribution Type

kostnadsställe, projektkonto

Total Amount

anges alltid i SEK, negativa belopp är utbetalningar, negativa belopp inbetalningar på projektkonton. Använd punkt som skiljetecken för öre.

Source

En kort specifikation vad händelsen avser. Behöver inte innehåller samma information som finns redan genom kontakt eller kostnadställe. Får ej innehålla känslig information eftersom det är publik. Om det är kostnader förknippat med en resa ska rese-ID anges i form av "Resa 201X-YY: beskrivning av posten".

Receive date

Transaktionsdatum, datum där pengarna flyttas mellan konton. Detta datum är den som måste överenstämma med kontoutdraget. Tid anges oftast som 00:00 eftersom ingen tid är känd (t.ex. alla konton på Swedbank).

Receipt date

Datum där kostnad/fordring uppstår, t.ex. fakturadatum, inköpsdatum, etc. Tid anges oftast som 00:00 eftersom ingen tid är känd (t.ex. alla konton på Swedbank).

Payment instrument/paid by

fysiska konton

Swedbank Girokonto, Placeringskonto, ..., Betalkort ...: Konton på Swedbank
Intern: Används för interna ombokningar där pengar flyttas mellan olika kostnadställen. Konton måste alltid vara balanderade till noll.
Utlägg: Används för ombokning av utlägg, dvs. när en vara eller tjänst inte betalas av något konto som finns med i bokföringssystemet. Konton måste alltid vara balanserade till noll. För utlägg, använd denna förenklade modul: https://donera.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/reimbursement
Payson: Konton som används för betalningar med kreditkort och internetbanken, de flesta händelser överförs automatiskt till bokföringen, betalningsavgifter bokförs halvautomatiskt genom ett klick.
Kontant: kontantbetalningar, används framför allt för inbetalningar av medlemsavgifter. Viktigt att skriva en anteckning när kvitto lämnas in att det avser handkassa innan bokföring sker.
Arbetstid: Används automatiskt för bokföring av Arbetstid på olika projekt
Voluntärstid: Används automatiskt för bokföring av Voluntärstid på olika projekt

Transaction ID

Verifikationsnummer för transaktionen, beror på vilken betalningsinstrument som används

Contribution Status

In Progress: Pågående ärende, där bokföring registrerats och väntar på utbetalning t.ex. i Swedbank. Sätt receipt date till fakturadatum, och receive date till förfallodag så att ett meddelande dyker upp om beloppet har ej utbetalats i tid.
Planned: Sådant ärende som kommer vid ett bestämt eller inte bestämt datum i framtiden. Autogiro, lön, eller utbetalning av projektbidrag. Lägg in alla kommande händelser med förväntat fakturadatum och förfallodag så att den dyker upp i listan över kommande händelser.
Vilande: Fakturor som föreningen skickat och som vi väntar på, även t.ex. medlemsavgifter, donationer etc. som har anmälts och inväntar inbetalning
Budgeted: Enligt budget den summa som ska användas för kostnadsstället. Totalbeloppet är positiv för projektonton där mest utbetalningar sker, och tvärtom för t.ex. kostnadstället för donationer och medlemsavgifter
Overdue: används ej.
Avbruten: Ärenden som makulerats (använd mycket sparsamt)
Klar: Ärende som är helt avslutat och sparat.

Category/kategori: ytterligare kategorisering av alla händelser enligt BAS-konton.
Receipts: Här laddas verifikat upp som pdf
NotesMarginalen Bank: ytterligare ställe där noteringar kan görs som ej publiceras.
Invoice ID: Fakturanummer eller OCR nummret (vid inbetalningar). För att beräkna OCR nummret fylls en contribution ID upp med nollor tills det blir 9-siffrig, och det tionde verifikatnumret beräknads enligt Luhn-metoden. Exempel: contribution 1235 får 0000012351. (Kan också vara: löp. nr.)
worktime, cost per hour, Contact: används bara för automatiskt bokföring auf arbetstid/volontärsdid.
Thank-you Sent: fylls automatiskt med datum där tackbrevet har skickats till medlemsavgifter och donationer

Fodringar och avsättningar

Vid ombokning av fodringar och avsättningar används funktionen Transfer/ombokning.

Skriv in beloppet som ska ombokas rörande fordran eller avsättningen.
Välj vilka kostnadsställen som ska användas vid ombokningen under alternativen projekt.
Välj vilka konton som ska användas vid ombokningen under alternativen för kategori.
Välj från och till vilka betalningskonton som är ska användas.
Välj vilken som är kontakt för fordran eller avsättningen.
Välj datum för kvittodatum och bokföringsdatum som bör vara samma.
Välj status för fordran eller avsättningen.
Skriv i information om standardkälla.
Välj sedan att fortsätta till nästa steg i guiden och där bifoga underlaget till fordran eller avsättningen.

När ombokningen är klar visas två OCR nummer för de två bokningarna som skett. Välj att öppna och editera var och en av dessa, en åt gången, och skriv in i noteringsfältet vad de avser.

Interna ombokningar

Interna ombokningar kan ske

mellan två konton (payment instrument), t.ex. från Girokonto till Placeringskonto, Placeringskonto till Kreditkort etc., eller
mellan två kostnadsställen (resultatkonto, projektkonto, contribution type), t.ex. 3030 personal resor till 5240 europeana awareness.

I båda fallen skapas först två contributions (contribution ID t.ex. 1234 och 1235) till kontakt Wikimedia Sverige ombokning (contact ID 1378), en med negativt totalbelopp från konton där pengarna tas ifrån (ID 1234) och en med positivt totalbelopp dit pengarna flyttas till (1235). Received-date är datum då ombokningen bokförs, och receipt date datum då pengarna faktiskt överförs. Contribution_source anges med "Ombokning till Placeringskonto" (1234) samt Ombokning från Girokonto (1235). Som invoice ID anges med det tiosiffriga OCR-numret (alltså contribution ID med en kontrollsiffra i slutet) t.ex. 0000012351 på contribution 1234 och tvärtom. Transaction ID anges bara när det finns en sådan, t.ex. från banken. I fall 1 anges 6100 interna ombokningar som kostnadsställe, och i fall två anges Intern som betalningsinstrument. Både kostnadsställe 6100 interna ombokningar och konto Intern måste alltid vara balanserat till noll. Detta kan göras halvautomatiskt på https://donera.wikimedia.se/sv/wmse/tasks/transfer (alla har inte tillgång till den sidan). Fyll i övriga uppgifter, lägg till en beskrivning, tänk på att Default source är publik, sätt status till in progress, tryck nästa. Kontrollera uppgifterna, tryck nästa.

För ombokningar mellan konton i Swedbank anges det tiosiffriga contribution ID (samma siffra som OCR) av ID 1234, t.ex. 0000012343, som Meddelande avsändarkonto, och motbokningen 0000012351 som Meddelande mottagarkonto. De resulterande 10-siffriga värdena ska användas i Swedbanks meddelande avsändarkonto och mottagarkonto. Genomför överföringen i Swedbank.

Bokföra kvitto

Scanna kvittot och döp till Namn XXX kr.pdf. Där namn är kontakten i CiviCRM, alltså där det har handlats.
Spara pdf:en i Dropbox, mappen Ekonomi/ÅÅÅÅ/Verifikat
Sök upp kontakten i CiviCRM och skapa en ny contribution
Ange kostnadsställe (Alla utgifter ligger på ett projekt enligt verksamhetsplanen)
Ange summa med punkt som skiljetecken för öre (en kostnad sätts till negativ)
Ange en förklaring på source. Försök svara på frågan "Varför orsakades utgiften?" tex. "fikabröd till medlemsmöte", så att alla kan förstå. Ange ej information som redan finns i kontaktnamn eller kostnadställe. Vid flera projekt i ett kostnadställe använd format "<projekt>: <specifikation>"
Ange dagen där pengarna togs från konto.
Ange konto som ska användas (oftast ett betalkort)
Hämta fältet för Transaction ID från Swedbank
Ange Receipt Date (kvittodatum)
Ange Category (=konto på kvittot)
Ange status på inmatningen som klar
Lägg till den nyss sparade pdf:en i Contribution
Under Add details, ange Invoice ID. Detta är ett unikt nummer på kvittot.
Spara contribution i CRM
Döp om pdf:en till "xxxxx Namn XXX kr.pdf" där xxxxx är ContributionID.
Flytta pdf:en i Dropbox, till mappen Ekonomi/ÅÅÅÅ/Verifikat/Klar
Skriv in ContributionID på pappersverifikatet.
Sätt in i pärm

Betala faktura

Fakturor

I Swedbank anges fakturor utan något betalningsdatum vid betalning. Om fakturan, exempelvis som inkommit via autogiro eller e-faktura, har något betalningsdatum så tas betalningsdatumet bort vid betalning.

Faktura som kom som pdf i email

Spara som en pdf med leverantörens namn i mappen Ekonomi/ 2013
Ange kostnadsställe (Alla utgifter ligger på ett projekt enligt verksamhetsplanen)
Ange summa med punkt som skiljetecken för öre (en kostnad sätts till negativ)
Ange en förklaring på source. Försök svara på frågan varför orsakades utgiften tex. "fikabröd till medlemsmöte", så att alla kan förstå. Ange ej information som finns redan i kontaktnamn eller kostnadställe. Vid flera projekt i en kostnadställe använd format "<projekt>: <specifikation>"
Ange förfalldag som Received date.
Ange konto som ska användas (oftast Girokonto)
Lämna fältet för Transaction ID tomt, det fås från banken
Ange Reciept Date (Fakturadatum)
Ange status på inmatningen (In progress)
Attestera fakturan med filnamn "(leverantör)_attest_JA_(datum)_kst_(kostnadställe).pdf"
Lägg till den nyss sparade pdf:en i Contribution
Spara contribution i CRM så skapas den i databasen. När denna sparas genereras det ID numret.
Gå nu till Uppgifter i vänstermenyn, och hämta OCR-numret till de ny skapade contribution.
Lägg fakturan i Swedbank. Var noga med att inte ange ett framtida betalningsdatum.
Meddelande hos betalaren sätts till samma som CiviID OCR-numret

När betalning gått igenom

Uppdatera Receive date, med det datum står i Swedbank Bokföringsdatum
Lägg till Transaction ID från Swedbank och kontrollera att allt stämmer.
Ändra status till Klar
Spara

Betala faktura som kom i pappersform

Gör som ovan men börja med att scanna in fakturan. Alla fakturor ska läggas in även elektroniskt. Skrivaren på kontoret kan scanna till pdf på USB-minne.

Notera CiviID numret och skriv det på verifikatet i övre högra hörnet.
Sätt in verifikatet i pärmen för detta verksamhetsår.

Internationell betalning

En internationell betalning görs i flera steg.

Identifiera mottagaren av fakturan. Där måste du ha BIC (Namnet på den internationella banken) och IBAN (det internationella kontonumret)
Skapa en Contribution enligt ovan, ta reda på vårt interna OCR-nummer.
Lägg upp en ny betalningsmottagare om den finns ej
Lägg upp betalningen i Swedbank, använd vårt interna OCR-nummer.
Spara
När betalningen är genomförd uppdateras vår Contribution i CiviCRM
Skapa en ny contribution för den transaktionsavgift som uppstår på den internationella betalningen på kontakt Swedbank. (ofta SEK 1,50)

Uppdelning av faktura

Ibland är det en faktura som ska delas på flera kostnadsställen.

Exempel: Vi har köpt fyra datorer till föreningen. Två ska läggas på Kostnadsställe teknikpoolen, och de andra två ska läggas som Kontorsutrustning.

Sök upp leverantören i CiviCRM. Om det är en ny leverantör skapa en ny leverantör.
Skapa en Contribution för de två första datorerna, på kostnadsställe 5310. (Halva fakturans belopp)
Skapa ytterligare en Contribution för de två övriga datorerna på kostnadsställe 2410. Båda har samma faktura nummer (= "invoice ID"), använd tillägget :1 och :2 för att skilja dem åt.
Betala fakturan i Swedbank, använd det civiID med det högsta tillägget för att få det interna referensnummret som anges som egen notering i Swedbank.
När fakturan är betald, ange bankreferens (="transaction ID") i de båda contribution. Använd tillägget :1 och :2 för att skilja dem åt.
Ändra status till Klar och spara.

Bestämma kostnadsställe

Samtliga kosnader som går att tilldela någon verksamhet ska bokförs på tillhörande kostnadsställe/projekt (contribution type). Detta gäller t.ex. kuvert eller tryckkostnader för ett visst projekt som skall inte redovisas som allmänna förbruksvaror men på respektive projekt (OBS: detta gäller inte BAS-konton/kategorier, dessa ska vara i exemplet 6110 eller 5930)

Personalens resor

Alla resor som tillhör något verksamhetsprojekt, ska sättas upp på projektet. Det finns ett kostnadsställe som heter Personalens resor som används för övriga resor, t.ex. Chapterskonferans.

Inköp

Inköp som sker till projektet ska sättas upp på projektet.

Sökning av bokföringsordrar

Det finns stora möjligheter att söka i hela CiviCRM Du kan göra en avancerad för speciella fält

Importera insättningar från Bankgirot

När medlemmar betalar in en donation eller vi får en överföring av tex projektmedel genom Bankgirot så kan CiviCRM hämta upp det automatiskt. Kassören eller den som är ansvarig för CiviCRM i föreningen gör detta regelbundet. I korthet så kan Swedbank exportera en fil med alla insättningar som kommit via bankgirot. Filen sparas och kan därefter laddas upp till CiviCRM som importerar filen och bokför dessa betalningar.

Importera insättningar från Payson

Medlemmarnas insättningar av medleamsavgifter och andra inbetalningar för tex ett evenemang sker genom Payson. Även här kan CiviCRM hämta upp det automatiskt.

Vad går inte att importera automatiskt?

När någon gjort en internationell betalning så dras också en administrativ avgift från kontot. Det brukar ofta vara 1,50 kronor.
Från Swedbank kan vi inte idag importera insättningar av ränta. Inte heller de kostnader som dras för konton, betalkort och andra banktjänster.

Dessa måste bokföras manuellt. Dessa kan inte importeras till CiviCRM utan måste läggas upp manuellt efter att internationell betalning är genomförd.

Skicka faktura

Skapa contribution 1st

Financial type
9500 Avsättningar och skulder:
Amount: positiv (vi ska få pengar)
Source: till exempel, "enligt avtal"
Contribution status: vilande ("vilande" används för fakturor som föreningen har skickat och som väntar på inbetalning).
Received: 1 månad framåt
Paid by: Swedbank Girokonto 6-3
Receipt: dagens datum
Category: 1620 (upparbetad men ej fakturerad intäkt)
Verifikat: sparas elektroniskt i CiviCRM efter fakturan skapas i wizzard. (Behöver inte skriva ut verifikat på papper och spara i pärmen.)

Gå in på "view" i nyss-skapade contribution

Välj "invoice wizzard" och följ alla steg som leder till en faktura.
Kom ihåg att ange projektledarens namn och eventuellt referensnummer i fakturans text.
Skriv ut och skicka fakturan

Betala utlägg

Kontrollera att uttläggsblankett är fullständig, dvs. alla kvitton är med. Endast blankett med alla uppgifter ifyllda accepteras.
Verksamhetschef/kassör godkänner utläggsbegäran och kostnadställe.
Utlägg bokförs på https://wikimedia.se/sv/wmse/tasks/reimbursement
Betalningen läggs in i Swedbank. OBS! Dubbelkolla att mottagarens clearingnummer & bankkonto i Swedbank (i sparade kontakten) är lika som i REB blanketten.
1. Ange det tiosiffriga CiviID i fältet för "Meddelande avsändarkonto".
2. Ange kort info om ersättningen i "Meddelande mottagarkonto", t.ex. "ersättning minibidrag".
Betalningen godkänns av verksamhetschef/kassör.
När utbetalning har skett skickar ekonomiassistenten mail till den berörda med information om datum, belopp, syfte, projekt (där de två sista motsvarar vad som stod i REB:en).

Betalinstrument

Kontant/Handkassa

Transaction-ID: använd 'KONTANT:ÅÅÅÅMMDD:<dagens löpnummer>'

Swedbank

Transaction-ID

Verifikationsnummer från banken, det som står på "Bankreferens" för en transaktion"

Det händer (men sällan) att Swedbank åtteranvänder ett gammalt nummer. Särskilj dem då genom att lägga till :ÅÅÅÅ i slutet.

Om det är autogiro använd AG:## (det vill säga ett ökande löpnummer)

Bankgirot

iZettle

Betalningar bokförs först på betalinstrument iZettle, och överförs dagligen automatiskt till girokontot. Detta måste visas genom en ombokning från iZettle-kontot till girokontot.

Transaction-ID: IZ:<betalref>

Använd Fee Amount för att ange iZettles avgift (~3kr+3%), och sätt Net Amount till (Total amount-Fee Amount). Avgiften bokförs därefter automatiskt som en bankkostnad.

Payson

Transaction-ID: PSN:<paysonref>

Använd Fee Amount för att ange Paysons avgift (~3kr+3%), och sätt Net Amount till (Total amount-Fee Amount). Payson-avgiften bokförs därefter automatiskt som en bankkostnad.

Intern

Interna bokningar kännetecknas av att tillsammanshörande bokningar summeras till noll.

Transaction-ID

vid binära ombokningar: 10-siffriga civiID från en motbokning
vid flera motbokningar med :1, :2 etc.
vid större serier t.ex. Lön eller stora delade fakturor: "<kortbeteckning/fakturanummer/>:<löpnummer/rad/...>"

Skattekonto

Kostnadsränta eller Intäktsränta

InvoiceID

Använd: SKV:ÅÅÅÅ(MM):<Löpnummer>

För ombokningar

Ingen Transaction-ID används.

Landshypotek Bank