Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan genom att lägga {{subst::Checklista för årsmöte}} (med två kolon) på Årsmöte XXXX/Checklista och bocka av punkterna där när de genomförts.
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.
Organisationsassistenten
Börja samordna resor.
Organisationsassistenten
Kontakta volontärer.
Fyra veckor innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen
Verksamhetschefen
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler, blogginlägg samt bannrar på WMSE-wikin och wikipedia.se
Verksamhetschefen
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare)
Organisationsassistenten
En vecka innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen
Verksamhetschefen
Påminn valberedningen om förslag
Verksamhetschefen
Catering
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det
Dagen innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet
Organisationsassistenten
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer
Organisationsassistenten
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet
Dagen för årsmötet
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Skylta till lokalen
Kontrollera logistiken (catering m.m.)
Gör en säkerhetsgenomgång
Medlemsregistrering
Placera ut give-aways och informationsmaterial
Rigga kamera för livestreamvideo
Städa upp i lokalen
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistenten för digital signatur
Organisationsassistenten
Skrivskydda protokollet
Organisationsassistenten
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet
Skapa konto i Google Workspace (för alla nya förtroendevalda), inklusive sätta upp aviseringar
Uppdatera grupper för styrelsemedlemmar som börjat eller slutat. Det gäller grupperna "drivegrupp-styrelse" och "Kansli och styrelse (mejllista)"
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se
Uppdatera vilka som får mail som går till jobbwikimedia.se
Övrigt
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Betala ut reseersättningar
Organisationsassistenten
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons
Organisationsassistenten
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar
Organisationsassistenten
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga signerande firmatecknare (underskriven och vidimerad kopia)
Organisationsassistenten
Skicka ut utvärdering till deltagarna
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)
Organisationsassistenten
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Marginalen bank, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med)
- För Swedbank ska kompletterande handlingar skickas in om firmatecknare har ändrats. I konstituerande mötet krävs även en speciell formulering för godkännande. Se mer swedbank.se/foreningar
- För inskick till Nordea ska man gå in som privat användare - välj att logga in under "Avtal och meddelanden" och ladda upp handlingarna där.
Organisationsassistenten
Om firmateckningsordningen har ändrats, fyll i och skicka in Fullmakt ideell förening till Swedbank
Organisationsassistenten
Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2
Organisationsassistenten
1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang
Organisationsassistenten
2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)
Organisationsassistenten
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning
wikimedia.se