Mötesprotokoll/Protokoll 2020-06-28

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 17 augusti 2020 kl. 19.29 (CEST)[svara]
Justerare Forbiddensounds (diskussion) 17 augusti 2020 kl. 08.33 (CEST)[svara]

Tid: Söndag 28 juni 2020 klockan 10.00–13.10 via Google Meet.
Närvarande: Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Sofie Jansson, Johanna Berg, Ylva Pettersson, Sven-Erik Jonsson, Sofie Wennström, John Andersson (föredragande)

Frånvarande: Göran Konstenius, Brit Stakston

Mötets öppnande

Mötet öppnades.

Val av justerare

Sofie Wennström valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

2020-05-31
- Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
- 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
- 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
- 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
- 2018-03-17: Punkten kvarstår.
- 2018-04-15: Punkten kvarstår.
- 2018-05-26: Punkten kvarstår.
- 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
- 2018-10-21: Punkten kvarstår.
- 2019-01-12: Punkten kvarstår.
- 2019-03-16: Punkten kvarstår.
- 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
- 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
  - Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
  - Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
  - Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
  - Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
- 2019-11-24: Punkten kvarstår.
- 2020-01-11: Punkten kvarstår.
- 2020-02-15: Arbetet har kommit igång i samband med material för volontärer och svar på frågor från lägerdeltagare.
- 2020-05-31: Arbetet tas upp under kommande månader.
- 2020-06-28: Arbetet kommer att startas.

Från styrelsemötet 2019-04-28

Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.
- 2020-05-31: Arbetet tas upp under kommande månader.
- 2020-06-28: Möte hålls på torsdag mellan John och Mattias för att inleda arbetet.

Projekt/budget 2020

Budgetuppföljning

Prognos för kommande året.
- Ekonomisk sammanställning hade skickats ut inför mötet.

Ledningsrapporter för projekt

Ledningsrapport 2020

Rapportering från verksamhetschefen

Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. Styrelsen ställde frågor och John informerade om några av punkterna.

Ansökningar

Hubben finansieras med drygt 1,5 miljoner. Möjligt med ytterligare finansiering runt årsskiftet. Kontrakt underskrivet, inbetalning innan slutet på juni.
Finansiering från WMF om ytterligare 528 700 kr för våra reserver. Inbetalning innan slutet på juni.
En ökning med 3 procent på vår APG (motsvarar troligtvis 88 500 kr).
EU-ansökan om Wikispeech och AI, DAIR: Democratizing Artificial Intelligence Research, där vår del uppgår till 3,3 miljoner kronor fördelat över 3 år med start i slutet av 2020. Svar förväntas tidigast i slutet av juli.
Insamlingskampanj för hösten förbereds. Diskussioner initierade med WMF om hur det bäst kan ske i koordination med deras kampanjer, om material som kan delas och om hur det (och andra aktiviteter) kan genomföras på ett säkert sätt i coronatider.
Ansökan till Vinnovas utlysning Civic tech: Digitala tjänster för stärkt förtroende mellan medborgare och offentlig sektor på 2 miljoner. Fokus på roundtripping, troligtvis antingen kartor eller samlingar från andra länder som bör översättas och kontextualiseras. Deadline framskjuten till slutet av augusti.
Ansökan till RAÄ:s utlysning “Riksantikvarieämbetets FoU-anslag till centrala museer” på 1,3 miljoner. Fokuset är på ett projekt som fokuserar på internationellt interoperabla auktoriteter och vokabulärer för svenska museer. Ansökan är tillsammans med SMH och Nationalmuseum.
Möjlig finansiering för en accelerator från WMDE. Storlek okänd, men ett antal månaders arbete förväntas bekostas under 2021.

Viktiga händelser

Samarbete med United Nation Population Fund fortsätter. Det material som de försåg gemenskapen med har återanvänts en hel del. En form finns för att skala upp arbetet.
Projektet Fri musik på Wikipedia 2019 har kommit igång och fokuserar på uppladdning från Musikverkets visarkiv och hur vi kan knyta det till annat material, förbättra metadata samt få loss nyinspelningar.
Fallstudier för WikiGap tas fram tillsammans med UD. Diskussioner förs om att initiera ett samarbete med WorldPulse.
Alkohol- och drogpolicy framtagen.
Lönepolicy framtagen.
Vi vinner LIBER Innovation Award för vårt arbetet med Kungliga biblioteket.
Förlängning av projektet Wikipedia i biblioteken 2019 till slutet på året. Vi hoppas hitta medel för att fortsätta arbetet. En möjlighet som undersöks är en Arvsfondenansökan med fokus på WikiGap och HBTQI-skrivstugor på bibliotek i samarbete med exempelvis RFSL.
Nytt samarbete initierat med Wikimedia Israel om utveckling av en prototyp för ett statistikverktyg riktat mot GLAM-sektorn.
Samarbete med OpenRefine undersöks om gemensamma utvecklingsinsatser.
Samarbete med Wikimedia Norge om Wikispeech undersöks.
Uppföljning till Justitiedepartementet om Artikel 17 i upphovsrättsdirektivet har färdigställts och skickats in.
Svar om 3D-digitalisering har sammanställts och skickats till Europeiska kommissionen.
Remissvar angående Principer för tillgängliggörande av information för vidareutnyttjande har skickats till DIGG.
Medlemsmöte genomfört och plan för strategiarbetet framtagen.
Uppdaterad budget (inkl. för alla projekt) för 2020.

Kommande händelser

Val av leverantör för digital signering och aktivering sker.
Arbetet med den nya implementationsgruppen (där John deltar som en av tre representanter utvalda bland verksamhetscheferna) börjar vecka 27.
Förberedande arbete till halvårsrapporten till WMF pågår. Fokuserat arbete vecka 27-29.
Arbetsmiljögenomgång i juli. Skyddsombud är nu tillbaka på deltid.
Autogiro aktiveras efter slutliga tester.
Rapport till Giva Sverige och plan för nya rutiner för att uppfylla deras krav.
Överföring av sparade pengar till fler banker.
Möjligheten att ta fram plan för insamlings- och medlemsvärvningskampanj (face2face) till hösten har börjat förberedas.
Svar från Kungliga biblioteket om projektförändringar förväntas.
Unescos OER-rekommendationer översätts färdigt.
Samsyn-projektet avslutas i augusti.

Strategiarbete

Mattias rapporterade från medlemsmötet 2020-06-25.
- Sofie informerade om att positiva kommentarer om mötets/workshopens genomförande hade framförts, vilket de styrelseledamöter, som deltagit, instämde i.
Styrelsen diskuterade planering av arbetet med föreningens strategi för de kommande fyra åren enligt det förslag till process som skickats ut, och som presenterats på medlemsmötet.
Styrelsen beslöt att arbeta enligt den föreslagna processen.
Styrelsen beslöt att göra en uppföljning av strategiarbetet på styrelsemötet den 17 september, varför det mötet kommer att förlängas.
Styrelsens och kanslipersonalens roll i arbetsgrupperna diskuterades och slutsatsen var att det är en öppen process, där man får framföra egna tankar och idéer på den framtida strategin och vara aktiva i diskussionerna. Styrelsens medlemmar skall sedan till övriga styrelsen informera hur diskussionerna i grupperna gått.

Wikimedia Movement Brand Project

Styrelsen diskuterade Wikimedia Movement Brand Project och besvarandet av enkäten, liksom Community open letter on renaming.
Styrelsen beslöt att besvara enkäten och att skriva under Community open letter on renaming.
Styrelsen beslöt att publicera enkätsvaret, tillsammans med ett yttrande, på föreningens wiki, samt länka till det från underskriften av Community open letter on renaming.
Styrelsen ansåg att hela processens genomförande stred mot det demokratiska arbetssätt, som genomsyrar hur vi arbetar i Wikimedia-rörelsen och att ingen namnändring bör genomföras, då det inte kommer att lösa några problem, utan snarare göra det svårare att förklara skillnaderna.
Styrelsen beslöt att för samtliga alternativ ange svaret "Strongly disagree" på alla frågorna.
Styrelsen beslöt att rangordna alternativen i ordningen 3 (minst dåligt alternativ), 2, 1 (sämsta alternativ).

Policyer

Styrelsen beslöt att anta föreslagen Lönepolicy.
Styrelsen beslöt att arbeta vidare med föreslagen Alkohol- och drogpolicy och senare fatta per capsulam-beslut.

Giva Sveriges krav

Memo om behov av uppdatering av Årscykeln för att uppfylla krav från Giva Sverige gicks igenom.
Styrelsen beslöt att godkänna tilläggen till årscykeln.

Styrelseutbildningar

Sven-Erik hade skickat ut mejl om framtida seminarier hos Grant-Thornton.

Personalfrågor

John hade redogjort för personalfrågor under punkten Rapportering från verksamhetschefen och styrelsen ställde frågor.

Övriga frågor

Johanna informerade om EU-konsultation Digitisation and online access of cultural material and digital preservation (evaluation), som är öppen till den 15 september.
Sofie informerade om Wikikvinnokonferens den 2 augusti (online), vilken hålls istället för läger.

Mötets avslutande

Mötet avslutades och de närvarande tillönskades en skön sommar.