Mötesprotokoll/Protokoll 2020-05-31

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 17 juni 2020 kl. 21.35 (CEST)
Justerare MissWord (diskussion) 17 juni 2020 kl. 21.31 (CEST)

Tid

Söndag 31 maj 2020 klockan 10.00–13.00 via Google Meet.

Närvarande

Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Sofie Jansson, Johanna Berg, Sofie Wennström, Göran Konstenius, Ylva Pettersson, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Sven-Erik Jonsson, Brit Stakston

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justerare

• Johanna Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2020-04-25
• Konstituerande möte 2020-04-25
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
  • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
  • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
  • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
  • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
    • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
    • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
    • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
    • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
  • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
  • 2020-01-11: Punkten kvarstår.
  • 2020-02-15: Arbetet har kommit igång i samband med material för volontärer och svar på frågor från lägerdeltagare.
  • 2020-05-31: Arbetet tas upp under kommande månader.

Från styrelsemötet 2019-04-28

• Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.
  • 2020-05-31: Arbetet tas upp under kommande månader.

Projekt/budget 2020

Budgetuppföljning

• Prognos för kommande året.
  • Ekonomisk sammanställning hade skickats ut inför mötet.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2020

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. Styrelsen ställde frågor och John informerade om några av punkterna.
• Styrelsen framförde tack till kansliets personal för det arbete de gör.

Ansökningar

• På grund av Coronapandemin skjuts hubbens uppskalning på framtiden och vi får en markant mindre summa än vad som tidigare diskuterats för bara några veckor sedan. Förväntad finansiering är 1,5 miljoner. Möjligt med ytterligare finansiering runt årsskiftet.
• Förmånstagare hos Svenska Postkodlotteriet inskickad.
• EU-ansökan om Wikispeech och AI, DAIR: Democratizing Artificial Intelligence Research, där vår del uppgår till 3,3 miljoner kronor fördelat över 3 år med start i slutet av 2020. Inskickad 23 april. Möjlig finansiering för en accelerator från WMDE. Storlek okänd, men ett antal månaders arbete förväntas bekostas under 2021.
• Ej speciellt trolig att vi fortsätter med: EU-ansökan om hubben och Europeana. Utlysningen heter Europeana Generic Services och vi kan komma att söka ca. 5-6 miljoner, där vi behåller 2,5. Fokus på hur vi kan skicka tillbaka förbättringar som skett genom crowdsourcing till GLAM-institutionerna. Inledande kontakter har tagits. Deadline framskjuten till slutet av juni.
• Avbruten då vi inte blev en hubb i år: Intresseanmälan att kandidera till en Europeisk Digital Innovationshubb (EDIH). Budget på 10-20 miljoner för hela hubben (fördelat på flera partners över flera år). Fokus på crowdsourcing för att samla in material för att utveckla etisk AI. Deadline 27 april för intresseanmälan.Ansökan till Vinnova om Civic tech: Digitala tjänster för stärkt förtroende mellan medborgare och offentlig sektor på 2 miljoner. Fokus ännu inte beslutat men crowdsourcing lyfts specifikt fram som ett område. Deadline framskjuten till slutet av augusti.

Viktiga händelser

• Information om vårt Digitalt årsmöte sammanställt på svenska och engelska och delat med svenskt civilsamhälle och Wikimediarörelsen. Positiv återkoppling vilket är kul.
• Samarbete med United Nation Population Fund. påbörjat. Mycket positivt så här långt. Fokus på WikiGap, tillgängliggörande av material och kriskommunikation.
• Wiki Loves Earth genomfört. Kartverktyg utvecklat och unik uppladdning av kartdata har skett (vi tror att det är första massuppladdningen av den typen som skett av en Wikimediaförening). Mer fokus på samarbeten samt kommunikation på sociala medier. Mer än dubblering av antal bilder.
• Projektet Wikipedia och Globala målen 2019 har avslutats enligt plan.
• Projektet Fri musik på Wikipedia 2019 har förlängts till årsslutet. Återupptagna positiva diskussioner förs med Musikverket.
• Planering för WikiGap 2021 har påbörjats med UD. Vårt mål är att skapa en internationell grupp som kan arbeta med oss runt förberedelserna samt hitta nya samarbeten med civilsamhället i Sverige och internationellt samt med att engagera fler internationella partners (såsom FN-organ m.fl.).
• Rekommendationerna för Wikimedias nya strategi är publicerade. John är utvald till den nya implementationsgruppen (som en av tre representanter utvalda bland verksamhetscheferna).
• Ansvariga för våra olika projekt har justerats.

Kommande händelser

• Arbetsmiljögenomgång i början av juni. Förhoppningsvis är skyddsombud tillbaka då.
• Autogiro aktiveras efter slutliga tester. Fortsatt strul från Swedbank.
• Överföring av pengar till fler banker (ej kritiskt i dagsläget då vi väntar på inbetalningar och inte har så mycket på Swedbank längre).
• Möjligheten att ta fram plan för insamlings- och medlemsvärvningskampanj (face2face) till hösten har börjat förberedas.
• Arbete med hubbens kontrakt och budget färdigställs i juni.
• Rapport/undersökning (del av ett White paper) med upplägg på "governance" i Wikimediarörelsen.
• Ta fram en plan för praktikanters arbete inom ramen för vårt tekniska arbete.
• Ta fram en plan för utbytesverksamhet mellan Wikimediaföreningar.
• Genomgång av policies sker med hjälp av HR-konsult.
• Policy för distansarbete kommer att utvecklas.
• Förbättrade ekonomiska rutiner för distansarbete kommer utvecklas (framförallt digital signering av kontrakt).
• Drogpolicy tas fram.
• Framtagande av utbildningsplan för volontärer.
• Framtagande av krisövning.
• Plan för små och återkommande aktiviteter online via sociala medier utvecklas.

Styrelsens arbete/Schema för styrelsemöten

• Vid förra styrelsemötet fastställdes datum för de kommande styrelsemötena. Vid dagens möte beslöt styrelsen om möten under perioden september–mars. Observera att Wikipediadagen och strategimötet, samt styrelsemötena i oktober och november, kan komma att genomföras digitalt, beroende på hur situationen med covid-19 utvecklas.
  • Torsdag 17 september klockan 18.30-20.00 (online), eventuellt veckan efter.
  • Lördag 10 oktober klockan 10.30-17.00 (på kontoret)
  • Lördag 21 november: Wikipediadagen + strategimöte
  • Söndag 22 november: Styrelsemöte (på kontoret)
  • Lördag 13 februari klockan 10.30-17.00 (på kontoret)

Månadens djupdykning

• John gav djupare information om Wikispeech och information hade skickats ut till styrelsen inför mötet.

Strategiarbete

• Planering av arbetet med föreningens strategi för de kommande fyra åren diskuterades. Styrelsen ansåg att den nuvarande strategin är bra, men den behöver ses över för att hålla under de kommande året. Bland annat bör beaktas Wikimedia Foundations strategi, men även andra yttre påverkande faktorer.
• Styrelsen ansåg att det var väsentligt att komma igång med arbetet under juni månad och att markera att 2020 är ett strategiår.
• För genomförande av strategiarbetet bör ett antal medlemsmöten inom strategiområdena Gemenskap, Användning och Möjliggörande genomföras.
• Det första medlemsmötet genomförs en kväll i vecka 26, alternativt vecka 25, som digitalt event. Datum beror på tillgänglighet av ledare. Mötets tema är volontärengagemang.

Styrelseutbildningar

• Mattias informerade att Sven-Erik deltagit i utbildning digitalt hos Grant Thornton. Sven-Erik kommer att skicka ut länk med inbjudningar till kommande utbildningar.

Personalfrågor

• John informerade om personalfrågor och styrelsen ställde frågor.

Övriga frågor

• Mattias hade fått mejl om 2020 Community Spotlight Survey i vilken det skall nomineras någon gemenskapsmedlem som gjort något inspirerande under förra året. Mattias skickar ut information och styrelsen och kansliet kan lämna förslag.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.