Mötesprotokoll/Protokoll 2020-04-25

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 26 april 2020 kl. 20.26 (CEST)
Justeringsman JONSSSVE (diskussion) 26 april 2020 kl. 18.03 (CEST)

Tid

Lördag 25 april 2020 klockan 14.30–16.25 (efter årsmötet) via Zoom.

Närvarande

Mattias Blomgren, Sofie Jansson, Sven-Erik Jonsson, Bengt Oberger, Sofie Wennström, Johanna Berg, Göran Konstenius, Brit Stakston, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Ylva Pettersson

Mötets öppnande

• Mötet öppnades,

Val av justeringsman

• Sven-Erik Jonsson valdes.

Presentation av styrelsens ledamöter

• Sofie W och och Johanna B hälsades välkomna till styrelsen och alla närvarande presenterade sig för varandra.

Styrelsens arbete/Schema för styrelsemöten

• Styrelsen diskuterade arbetsformer för kommande år, dels generellt, men också utifrån den rådande covid-19-pandemin. Styrelsen kommer under året att behöva arbeta med organisationsfrågor, när organisationen växer internationellt. Mötena kan behöva fokusera på vissa frågor för respektive möte. Fysiska vs. digitala möten diskuterades.
• Styrelsen beslöt att hålla följande styrelsemöten under verksamhetsåret:
  • Söndag 31 maj klockan 10.00–13.00 (online)
  • Söndag 28 juni klockan 10.00–13.00 (online)
  • Inget möte i juli
  • Torsdag 20 augusti klockan 18.30–20.00 (online)
  • Lördag 24 april 2021 – årsmöte i Stockholm. Plats beslutas senare.
  • Söndag 25 april 2021 på kontoret.
• Beslut om möten under perioden september–mars tas på nästa styrelsemöte, då behovet av typ av styrelsemöte klarlagts.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2020-04-14
  • Protokollet togs inte upp för diskussion.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.
  • 2019-01-12: Punkten kvarstår.
  • 2019-03-16: Punkten kvarstår.
  • 2019-04-28: Kontakt med WMF:s krishanteringsteam inför Wikimania.
  • 2019-10-05: Punkten kvarstår. Följande krishanteringsåtgärder noterade:
    • Hjärt- & lungräddning i samband med Wikimania för volontärer.
    • Trust & safety team hos WMF i samband med Wikimania. Ett dokument, som kan användas framöver togs fram.
    • Inga övningar i teamet på kansliet har genomförts.
    • Sammanställning över kontaktuppgifter till anhöriga till anställda framtagen.
  • 2019-11-24: Punkten kvarstår.
  • 2020-01-11: Punkten kvarstår.
  • 2020-02-15: Arbetet har kommit igång i samband med material för volontärer och svar på frågor från lägerdeltagare.

Från styrelsemötet 2019-04-28

• Styrelsen beslöt att John och Mattias tar fram en plan och prioritering för revidering av övriga policyer.

Projekt/budget 2020

Budgetuppföljning

• Prognos för kommande året.
  • Ekonomisk rapport hade skickats ut inför mötet.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2020
  • Ingen genomgång gjordes.

Rapportering från verksamhetschefen

• Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John tog upp frågan om hubben och diskussionen med Wikimedia Foundation. Wikimedia Foundation kommer med beslut i nästa vecka och styrelsen diskuterade hur föreningen bör ställa sig i händelse av att finansieringen av hubben blir mindre än vad som varit uppe i förhandlingarna.

Styrelseutbildningar

• Sven-Erik hade planerat att gå en utbildning hos Grant Thornton, vilken dock skjutits upp på grund av covid-19.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor diskuterades.

Övriga frågor

• Jävsriktlinjer – har alla ledamöter skrivit under Deklaration beträffande möjlig intressekonflikt/möjligt jäv i mitt arbete i Wikimedia Sverige, eller har det skett några förändringar, som gör att underskrift behöver förnyas?
  • Bengt informerade om bakgrunden för dokumentet för styrelsens nya ledamöter, vilka ombads skriva under deklarationen och skicka in den till kansliet.
• Sven-Erik och John redogjorde för uppföljning med redovisningsbyrån.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.