Mötesprotokoll/Protokoll 2018-10-21

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 28 november 2018 kl. 20.33 (CET)
Justeringsman Kriber (diskussion)

Tid

Söndag 21 oktober 2018 klockan 10.00-17.15 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Elza Dunkels, Sofie Jansson, Erik Åström, Sven-Erik Jonsson, Brit Stakston, Kristina Berg, John Andersson (föredragande)

Frånvarande

Bengt Oberger, Ylva Pettersson

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2018-09-22
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

• Genomförande av krishanteringsövning bör planeras in. Ansvariga: Verksamhetschef och ordförande.
  • 2017-05-27: Styrelsen diskuterade hur ett scenario skulle kunna simuleras. Mattias och John kontaktar övriga ordförande och verksamhetschefer och hör efter vilka erfarenheter som finns i andra föreningar.
  • 2017-09-10: Punkten kvarstår. Offentlig konst-frågan har under sommaren varit en form av krishantering.
  • 2018-01-20: Föreslogs att ta upp frågan framåt sommaren.
  • 2018-03-17: Punkten kvarstår.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Punkten kvarstår. Diskussion om krishantering har förts med WMF inför Wikimania.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.

Från styrelsemötet 2018-01-20

• Styrelsen beslöt att ge Mattias och John i uppdrag att ta fram förslag på policyer beträffande bedrägeri, korruption och terrorism för beslut på styrelsemötet i mars. Se nedan.
  • 2018-03-17: Se punkt nedan.
  • 2018-04-15: Punkten kvarstår.
  • 2018-05-26: Punkten kvarstår.
  • 2018-09-22: Utkast framtaget och diskuterat. Ytterligare arbete skall göras.
  • 2018-10-21: Punkten kvarstår.

Från styrelsemötet 2018-01-20

• Styrelsen beslöt att arbetsgruppen för finansieringsfrågor består av Sven-Erik, Mattias och Erik, samt att John utser kanslirepresentanter.
  • 2018-09-22: Rapporterades. Fortsättningsmöte 2018-10-03.
  • 2018-10-21: Slutrapporterades.

Projekt/budget 2018

Budgetuppföljning

• 100 % täckt för 2019 års kostnader.
  • + 100 000 säkrade i reserv
  • + 400 000 som är 90 % säkert
  • 6 328 400 i ansökningar
• WMF har godkänt avsättningar till reserv på cirka 1 MSEK till december 2019
• Kostnaderna har varit lägre än väntat
  • Sara slutar i mitten av november och efterträdare tillträder i januari.
  • Samsyn täcker kostnader vi haft för konsulter

Ansökningar på gång

• Ansökan för Fragile Heritage Hub med University of Bradford
  • Oklart
• Ansökan om Fake News i november (500 000 kr)
  • Påbörjas om två veckor
• Ansökan om Wikispeech taladatainsamlaren färdig i december (3 MSEK/20 månader)
  • Långt gången
• Ansökan om minoritetsspråk
  • Diskussion i november
• Europeiska smittskyddsinstitutet
  • Diskussioner i november
• Biblioteksdata 2
  • Insända i november
• Regionsbibliotek (typ som KB-ansökan) (300 000-500 000 kr)
  • Diskussioner med finansiärer initierade
  • Planeringsmöte med partners inplanerade
• Teknisk utveckling inom GLAM med stöd av WMF (åtskilliga miljoner fortgående)
  • Förslag på formellt partnerskap inskickat
• Kulturbryggan (500 000 kr)
  • Inskickat, svar vecka 46
• Riksantikvarieämbetet (100 000 kr * 2)
  • Planeringsmöte genomfört
  • Intresserade av flera aspekter

Viktiga händelser

• Halvårsrapport till WMF har fått feedback (mycket positiv feedback)
• Wikispeech
  • Formellt avtal med WMDE om samarbete och utbyte i stort sett färdigt.
  • WMF kontaktade om långsiktigt strategiskt samarbete.
  • KTH mycket engagerade.
  • Tekniska lösningar på gång.
• FindingGLAMs
  • Avtal med WMF på gång.
• WikiGap diskuteras för nästa år
  • UD intresserade
  • Flera ambassader är på
• Wikimania
  • Eric anställd, 60 %
  • Plan för arbetsuppgifter att fördela pågår
  • Partnerskapskontakter
  • Kommittén för stipendier
  • Programkommittén
  • Nya bud: WMF står troligtvis för 4 arbetsmånader
• Biblioteksdata
  • Uppladdning pågår
  • Plan för kommande projekt (november)
• Utvecklingsstöd
  • Två projekt utvalda: ORES och inkludering av kartor på WP
• GLAM 2018
• CMS åter i fokus
• Wiki Loves Monuments
  • Fortsatt minskning (1 359 bilder)
• Wikimedia Northern Europe Meeting genomfört
  • 32 deltagare
  • Mycket positiv stämning
  • Många "action points"
• Medlemsmöte genomfört
• Stressenkäter besvarade och diskuterade
  • Delegering av uppgifter
  • Rutiner runt bilduppladdningar
  • Behov av överlappande kompetenser (fler i personalen/externa konsulter)
  • Fika
  • Projektledarutbildning
  • Större kriser

Kommande händelser

• Verksamhetsplanering 2019
• Ny webbplats
• Nyhetsbrev
• Bot för automatiserad projektuppstart
• Bokslutsförberedelser
• Nyanställning av ersättare till Sara

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2018
  • John gick igenom status för mål med orange/röd status.

Wikimania

• Scholorships-kommitté: Förslag på representant diskuterades.

Finansieringsfrågor/-strategi

• Sven-Erik rapporterade från finansieringsgruppens (Sven-Erik, Erik, Mattias, John, André) möten 2018-09-03 och 2018-10-03
  • Gruppen hade tagit fram en lista över finansieringspunkter, vilka prioriterats.
  • Styrelsen tackade finansieringsgruppen och beslöt att sätta upp som kvartalspunkt på agendan att följa upp finansieringsstrategin, då det är ett levande dokument.

Verksamhetsplan 2019

• En version på två sidor kommer att skickas in till WMF till den 30 oktober. En 18 månaders plan med projekt och budget arbetas med. Koppling av projekt till Wikimania kommer att göras. Plan klar 21 november inför styrelsemötet 28 november.

Inför nästa årsmöte

• Följande frågor från årsmötet 2018 diskuterades:
  • Motion om att delta i årsmöte på distans.
    • Punkten finns på kansliets lista över uppgifter inför årsmötet. Brit lämnade förslag på kontakt med kunskaper i möjliga lösningar.
  • Motion om införande av livstidsmedlemskap, samt tilläggsyrkande om att utreda införande av familjemedlemskap.
    • Sofie hade undersökt hur andra föreningar gjort med livstidsmedlemskap. Flera föreningar har det, dock med olika benämningar, t.ex. ständig medlem. Avgift brukar variera att motsvara avgift för 5–20 år, vanligt är 10 år. Denna typ av medlemskap kan påverka ansökningar om finansiering, som beror av aktiva medlemmar.
    • Styrelsen beslöt att sätta upp sida på wikin för sammanställning och diskussion.
  • Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för kommande verksamhetsår: På årsmötet framfördes synpunkter på att det enbart levererades en totalsiffra, som det skulle tas beslut om. Till nästa årsmöte behöver detta utvecklas. Förslag på tillägg: offensiv eller defensiv ansats för året, risker och möjligheter, ramförutsättningar, förutsättningar för bidrag från WMF, 90-konto, konsulttimkostnad etc.
    • Styrelsen beslöt att detta tas fram i samband med verksamhetsplanen.
  • Beskrivning av hur vi bygger upp en buffert.
    • Buffert är uppbyggd/under uppbyggnad – se rapportering från verksamhetschefen ovan.

Föreningens förbättringsarbete

• Enligt årscykeln skall styrelsen på novembermötet behandla föreningens förbättringsarbete. Vi har dock inget fysiskt möte i november, varför punkten läggs in här. Diskussion om hur föreningens arbete kan förbättras. Förslag:
  • Riskanalys: Identifiera potentiella risker mot verksamheten och bedöm sannolikhet, konsekvens och åtgärder för att minska risken.
• Styrelsen beslöt att behandla detta på kommande möte.

Personalfrågor

• Rapporterades under punkten Rapportering från verksamhetschefen ovan.

Övriga frågor

• Inga övriga frågor behandlades.

Besök från WMF

• WMF:s representanter Delphine Ménard, Winifred Olliff, Katherine Bavage, som besöker föreningen för en site visit 22–23 november deltog klockan 15.30–17.15. Presentation av deltagarna och diskussion om föreningens verksamhet fördes.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.