Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.
Organisationsassistenten (med stöd av kommunikatören)
Fixat!
Börja samordna resor.
Organisationsassistenten
Fixat!
Kontakta volontärer.
Eric
Fyra veckor innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen
Verksamhetschefen
Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler, blogginlägg samt bannrar på WMSE-wikin och eventuellt på wikipedia.se
Anna
Fixat!
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare)
Organisationsassistenten
Fixat!
Problem med ljudet uppstod, trots att utrustningen ställdes upp och testades dagen före.
En vecka innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Påminn verksamhetsrevisorerna om revisionsberättelsen
Verksamhetschefen
Fixat!
Påminn valberedningen om förslag
Verksamhetschefen
Fixat!
Catering
Organisationsassistenten
Fixat!
Förslag till plats för träff efter årsmötet
Organisationsassistenten
Sker ej
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån
André
Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet
Eric
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen
Anna
Fixat!
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det
Verksamhetschefen
Fixat!
Dagen innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet
Organisationsassistenten
Fixat!
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer
Organisationsassistenten
Fixat!
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet
Organisationsassistenten
Fixat!
Dagen för årsmötet
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Skylta till lokalen
Organisationsassistenten
Fixat!
Kontrollera logistiken (catering m.m.)
Organisationsassistenten
Fixat!
Gör en säkerhetsgenomgång
Ordförande
Fixat!
Medlemsregistrering
Organisationsassistenten
Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial
Organisationsassistenten
Fixat!
Rigga kamera för livestreamvideo
André
Fixat!
Städa upp i lokalen
Organisationsassistenten
Fixat!
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistenten för digital signatur
Organisationsassistenten
Skrivskydda protokollet
Organisationsassistenten
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet
Skapa konto i Google Workspace (för alla nya förtroendevalda), inklusive sätta upp aviseringar
Sebastian
N/A
Uppdatera grupper för styrelsemedlemmar som börjat eller slutat. Det gäller grupperna "drivegrupp-styrelse" och "Kansli och styrelse (mejllista)"
Sebastian
N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningenwikimedia.se
Sebastian
N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till revisorerwikimedia.se
Sebastian
N/A
Uppdatera vilka som får mail som går till jobbwikimedia.se
Sebastian
Fixat!
Kontrollerade att den innehöll John, André och medlemmarna i HR-gruppen.
Övrigt
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Betala ut reseersättningar
Organisationsassistenten
Lägg upp bilder på Wikimedia Commons
Kommunikatör
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar
Organisationsassistenten
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga signerande firmatecknare (underskriven och vidimerad kopia)
Organisationsassistenten
Skicka ut utvärdering till deltagarna
Organisationsassistenten
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna
Eric
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)
Organisationsassistenten
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med)
Organisationsassistenten
Om firmateckningsordningen har ändrats, fyll i och skicka in Fullmakt ideell förening till Swedbank
Organisationsassistenten
Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2
Organisationsassistenten
1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang
Organisationsassistenten
2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)
Organisationsassistenten
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning
Fixat!
wikimedia.se