Årsmöte 2018/Checklista
Checklista för Årsmöte 2018, inkopierad från Checklista för årsmöte.
Före
Början av december
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Utse en ansvarig för anordnandet | John |  Fixat!
|
Axel är ansvarig |
| Bestäm datum, ort och lokal | Axel | Fixat!
|
2018-04-14, Stockholm, Medelhavsmuseet |
| Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt | Axel | Fixat!
|
Karin Åström Iko |
| Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår) | Axel | Fixat!
|
Årsmöte 2018 |
| Skriva eventuella motioner | John | Fixat!
|
Första styrelsemötet på året (20 januari)
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Verksamhetsplan bör fastställas | John | Fixat!
|
Verksamhetsplan 2018 |
| Budget bör fastställas | John | Fixat!
|
Budget 2018 |
| Verksamhetsberättelse bör färdigställas | John | Fixat!
|
|
| Årsredovisning bör färdigställas | John | Fixat!
|
Sex veckor innan (3 mars)
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Skicka ut kallelsen till alla medlemmar. "Kallelsen skall innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar." | André | Fixat!
|
|
| Börja samordna resor | Axel | Fixat!
|
|
| Inkomna motioner ska behandlas | Mattias | Fixat!
|
Fyra veckor innan (17 mars)
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| "Revisorerna skall senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen." | John | Fixat!
|
|
| Koordinera utskick i sociala kanaler med verksamhetsrevisorn. | Axel | Fixat!
|
Mailat Kristoffer om utskick |
En vecka innan (7 april)
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Påminn revisorerna om revisionsberättelsen | John | Fixat!
|
|
| Påminn valberedningen om förslag | John | Fixat!
|
|
| Fika? | Axel | Fixat!
|
Mailat fråga till Bagdad Café |
| Förslag till plats för träff före/efter årsmötet | Axel |
Dagen innan (13 april)
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Skriva ut senaste medlemslista eller säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet | Evelina | Fixat!
|
|
| Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer | Axel | ||
| Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet | Axel | Fixat!
|
Dagen för årsmötet (14 april)
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Skylta till lokalen | Axel | Fixat!
|
|
| Kontrollera logistiken (catering m.m.) | Axel | Fixat!
|
|
| Gör en säkerhetsgenomgång | Axel | Fixat!
|
|
| Medlemsregistrering | Evelina | Fixat!
|
|
| Placera ut give-aways och informationsmaterial | Evelina | Fixat!
|
|
| Städa upp i lokalen | Axel | Fixat!
|
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Få det justerat, först on-wiki och sedan i en utskriven pappersversion | Sara | Fixat!
|
|
| Skrivskydda protokollet | Sara | ||
| Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet | Sara |
Uppdatera sidor om nya Funktionärer
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Arkivera föregående års funktionärer | Axel | Fixat!
|
N/A |
| Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi | Axel | Fixat!
|
|
| Uppdatera uppgifter på http://chapters.wikimedia.ch/Chapters#Wikimedia_Sweden | Axel | Fixat!
|
Sidan sorgligt ouppdaterad och skrivskyddad. Bett om att få länk till funktionärssidan inlagd istället för gammal info. |
| Uppdatera uppgifter på http://internal.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_Sverige | Axel | Fixat!
|
Sidan sorgligt ouppdaterad. Tagit bort gammalt och lagt in länkar till föreningsfakta och funktionärssidan så att sidan inte behöver uppdateras framöver. |
| Uppdatera uppgifter på https://www.wikimedia.se/sv/styrelse | Axel | Fixat!
|
N/A |
Epost
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
Uppdatera vilka som får mail som går till styrelsen wikimedia.se
|
André | Fixat!
|
N/A |
| Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all styrelse.wikimedia.se
|
André | Fixat!
|
N/A |
| Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen wikimedia.se
|
André | Fixat!
|
N/A |
| Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer wikimedia.se
|
André | Fixat!
|
N/A |
| Behöver någon nyutnämnd en wikimedia.se adress? | Sebastian | Fixat!
|
N/A |
Mailinglistor
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Uppdatera vilka som är med på chapters-l [1] | André |
Wiki
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Nya i styrelsen ska få administratörsrättighet på wikin | André | Fixat!
|
N/A |
| Uppdatera vilka som har tillgång till http://chapters.wikimedia.ch/ | André | ||
| Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters | Axel | Fixat!
|
Övrigt
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Betala ut resersättningar | Evelina | Fixat!
|
De REB:ar som kommit in har behandlats. |
| Lägg upp bilder på commons | Evelina | Fixat!
|
N/A |
| Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar | Evelina | Fixat!
|
N/A |
| Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). | Evelina | Fixat!
|
Diarieförd med nummer 20 för 2018. |