Verksamhetsberättelse 2020/Story: Över gränsen

Möjliggörande

2020

I den här Storyn fokuserar vi på hur vårt team har vuxit samtidigt som kärnan i vad vi är och hur vi fungerar som Wikimediaförening och organisation har funnits kvar. Vi utvecklar våra styrdokument på annat sätt än många organisationer, vi organiserar våra anställda annorlunda, vi tillåter ett stort oberoende hos personalen, vi har fokuserat på att hitta bästa möjliga person oavsett var de bor och vi har börjat engagera extern expertis när det behövs.

Tidigare har Wikimedia Sveriges personal medvetet varit begränsad till nio personer. Anledningen är att när en organisation i Sverige har tio eller fler anställda träder hårdare regler i kraft, med fler policyer, regler och organisatoriska krav som måste uppfyllas. Nu har vi emellertid nått den organisatoriska mognad som låter oss växa förbi tidigare gränser. Under några månader 2020 var vi totalt 16 medarbetare.

Att förbereda och upprätthålla den här högre nivån av organisatorisk mognad, och samtidigt vara snabbrörlig och uppfinningsrik, är en utmaning. Några viktiga val var att behålla kärnan i vår organisationskultur genom förändringarna:

1. När nya policyer ska antas bjuds hela personalgruppen in till ett 1-2 timmar långt möte för att gå igenom den föreslagna texten och gemensamt förbättra policyn. Tanken är att eftersom hela personalen omfattas och förväntas följa policyn måste de gemensamt förstå, stå för och vara villiga att försvara texten. Det här är oerhört viktigt om organisationen ska kunna fortsätta växa samtidigt som nya medarbetare ansluter och eventuellt kritiserar våra annorlunda och ibland unika sätt att jobba. Policyerna hålls medvetet korta och delar som inte är bärande flyttas till stöddokument. Det gör organisationen mindre stelbent och att det är lättare att förstå och komma ihåg policyerna. Denna insikt har styrelsen upprepade gånger framhållit som viktig.
2. Inom organisationen har olika grupper bildats runt olika uppgifter. Grupperna har avsiktligt splittrats och omformats under åren när uppgifter förändrats. Detta försäkrar att gruppmedlemmarna bidrar med sin expertis i olika aktiviteter, att gruppmedlemmarna kontinuerligt lär av varandra, att det inte bildas interna grupper och att gruppernas experimentlusta upprätthålls. När vi fortsätter skala uppåt är ambitionen att skapa grupper av tre medarbetare, vilka kommer att förändras över tid.
3. Så snart huvudmålen inom ett område nåtts uppmuntras medarbetare att forma nya grupperingar, utöka projekt och hitta externa möjligheter. Det gör att personalen äger sitt område och kan återskapa nya områden. Arbetet blir inte så repetitivt om inte medarbetare väljer att ha det så, vilket är ett alternativ då framgångsrika projekt inte nödvändigtvis behöver stora förändringar från år till år.
4. Som en organisation sprungen ur Internet-eran har vi jobbat för att möjliggöra för personal att distansarbeta de senaste åren. Arbetet har varit framgångsrikt och flera ur personalen och konsulter har arbetat från olika platser både i Sverige och internationellt, vilket även ökade det här året på grund av covid-19. Vår ambition att stötta rörelsen runt innehållspartnerskap och behovet av större personalstyrka för det gör att vi har undersökt möjligheterna att anställa internationellt, och vi har därför översatt stora delar av policyer och övrigt material som behövs för det.
5. Vi har påbörjat arbetet med att ta hjälp av HR-konsulter som stöd till ledningen om personalökningen fortsätter och ännu striktare regler behöver införas.