Verksamhetsberättelse 2020/Story: Underhåll, underhåll, underhåll

Möjliggörande

2020

I denna Story fokuserar vi på vikten av att planera för framtida underhåll när man utvecklar verktyg. Vi beskriver det arbete som vi har gjort för att förbereda oss inför att bygga ut vårt utvecklarteam.

Det är viktigt att kontinuerligt underhålla digitala verktyg, tjänster, bibliotek och plattformar. Man tänker kanske inte på att det kommer ställa till med problem förrän något faktiskt går sönder, men osäkerhet om något kommer att stödjas genererar kostnader redan innan det. Det är dessutom känt att saker som inte underhålls sakta men säkert förfaller till dess att de går sönder.

Wikimedia Sverige började utveckla, stödja och ibland hysa tekniska verktyg redan innan vi fick anställd personal. När organisationen började växa och en större del av arbetet kom att finansieras med tidsbegränsade projektmedel (särskilt inom tekniska projekt), utvecklades ofta verktygen utan att det fanns något projekt som på ett naturligt sätt kunde ta över underhållet när den ursprungliga finansieringen tagit slut. Utan tydligt ansvar och öronmärkta medel har underhållet av dessa verktyg, om det överhuvudtaget gjordes, ofta skett ad-hoc när det uppstod ett internt behov eller när gemenskapen ville att vi skulle åtgärda något. Men de flesta i gemenskapen kommer troligtvis aldrig höra av sig när ett verktyg de använder inte fungerar korrekt, särskilt om någon funktion bara försämrats snarare än helt slutat fungera. Vi har dessutom användare, och ibland även institutionella partners, som kan tveka inför att implementera ett nytt verktyg i sitt arbetssätt om de inte är säkra på att det kommer att kunna användas under åtminstone någon förutbestämd tid. Slutligen kan osäkerheten om något fortfarande underhålls eller inte göra det svårt att avgöra när det "inte" är lönt att satsa på att förbättra eller vidareutveckla det, oavsett om det görs av en anställd eller volontär.

Wikimedia Sverige har därför lagt ner tid för att utveckla ett första utkast av en underhållsriktlinje. Den är tänkt, förutom det ovan nämnda, att:

• Ge en indikation på vilka resurser som behövs för att underhålla gamla verktyg, budgetera för det och ta hänsyn till det när vi beslutar om att beställa ett nytt verktyg, samtidigt som det lyfter fram de långsiktiga kostnaderna av att implementera en snabb nödlösning.
• Upprätta rutiner för att underhålla verktyg på ett proaktivt sätt och för att upptäcka och åtgärda säkerhetsbrister, och i båda fallen göra det innan det skapar problem för slutanvändaren.
• Göra det klart för slutanvändarna hur länge ett verktyg underhålls och om förbättringar, förslag och felrapporter fortfarande är värda ansträngningen.
• Förbättra gemenskapens förtroende för våra projekt och verktyg genom att från början vara transparenta om våra långsiktiga avsikter för ett verktyg.
• Och slutligen, när vi överger ett verktyg, att göra detta på ett sådant sätt att gemenskapen har en chans att överta ansvaret för det om de så önskar eller åtminstone är tydliga om att det inte längre upprätthålls och att det används vid användarnas egen risk.

Vårt mål med detta arbete var att ta fram ett vägledande ramverk som kan användas i varje individuellt fall som samtidigt är tillräckligt flexibelt för att kunna ta hänsyn till specialfall. Vi ville även att det skulle vara på plats innan lanseringen av vår tematiska hubb, då denna kommer att rejält öka antalet både nyutvecklade och adopterade verktyg, vilket kommer att leda till större långsiktiga underhållskostnader.

Innan utkastet vi tagit fram kan slutföras måste vi samla in återkoppling från alla parter som påverkas av det, både interna och externa. Efter detta kommer vi att noggrant inventera alla verktyg i vilkas utveckling vi varit involverade, samt besluta om en underhållsnivå för vart och ett av dem.