Mötesprotokoll/Protokoll 2021-08-28

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 1 september 2021 kl. 20.02 (CEST)[svara]
Justerare Sofie Sigrinn (diskussion) 1 september 2021 kl. 13.49 (CEST)[svara]

Tid: Lördag 28 augusti 2021 klockan 10.30–13.00 via Google Meet.

Närvarande: Mattias Blomgren, Ylva Pettersson, Sven-Erik Jonsson, Sofie Jansson, Johanna Berg, Brit Stakston, Sofie Wennström, Bengt Oberger, Per Hasselberg, John Andersson (föredragande)

Mötets öppnande

Mötet öppnades.

Val av justerare

Sofie Jansson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

2021-07-05
- Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2021

Budgetuppföljning

Prognos för kommande året.
- Ekonomisk sammanställning hade skickats ut inför mötet.

Ledningsrapporter för projekt

Ledningsrapport 2021

Rapportering från verksamhetschefen

Ansökningar

En slutgiltig version av vår ansökan, “Wikipedia för hela Sverige”, har skickats in till Postkodstiftelsen. Efter diskussion med dem justerades budgeten upp till nästan 4,9 miljoner kr, där ca. 4,6 miljoner söks från Postkodstiftelsen och resten är egenfinansiering.
Svaren på ansökningarna till Vinnova, Erasmus+ samt Postkodstiftelsen förväntas alla komma i september. Totalt uppgår de potentiella intäkterna till ca. 7,5 miljoner till föreningen (med en totalbudget för de tre projekten på totalt 8,7 miljoner).
Vi har fortsatt att utveckla de två ansökningar till Svenska Institutets utlysning Creative Force för såddfinansiering (100 000 kr per ansökan) som planeras att sökas i september 2021. Det föreligger viss osäkerhet om vi kommer att kunna färdigställa ansökningarna i tid.
En ny ansökan till Riksantikvarieämbetet förbereds tillsammans med Nationalmuseum och Statens historiska museer. Det är en fortsättning på årets projekt Wikidata för auktoritetskontroll 2021, och finansieringschansen bedöms vara väldigt god. För föreningen rör det sig om ca. 200 000 kr. Finansiering är trolig även för 2023.
Wikimedia Tyskland har fått ett stort projektbidrag från Arcadia Fund och några Wikimedia- och Creative Commons-organisationer fick möjligheten att söka projektmedel därifrån. Vår ansökan var framgångsrik och vi har mottagit 10 000 USD i finansiering för politiskt påverkansarbete, med god chans till förlängning.
Wikispeech är aktiverad som en finess på svenskspråkiga Wikipedia.
Slutrapporten för Wikispeech har färdigställts och skickats in till Post- och telestyrelsen.
Vårt White paper om det arbete som krävs av en Wikimediaförening som vill arbeta mer internationellt och bli en hubb har delats med personal på Wikimedia Foundation för initial återkoppling.
En portal för hubben har satts upp för att kommunicera våra planer till Wikimediarörelsen. Innehållet håller ännu på att utvecklas.
Ett flertal presentationer gavs på den digitala konferensen Wikimania 2021.
Slutrapporten för projektet Fri musik på Wikipedia har publicerats på föreningswikin.

Viktiga händelser

Vår ansökan till Postkodstiftelsen har uppdaterats och skickats in formellt.
Halvårsrapporten, Progress Report, till WMF färdigställdes i juli.
Alkoholpolicy och tillhörande riktlinjer har tagits fram.
Ett praktikantprogram har förberetts och håller på att lanseras.
Fototävlingen Wiki Loves Earth har avslutats. Flertal omnämnanden i lokalpressen om vinnarbilder med anknytning till orten.
Effektrapporten till Giva Sverige har färdigställts.
Detaljerade planer för alla hubbens delar håller på att upprättas. De detaljerade planerna hjälper oss att fördela arbetet internt i organisationen.
Planer för insamlingsarbete i Sverige fortsätter och vi kommer att delta i det nätverk av insamlare som håller på att upprättas inom Wikimediarörelsen.
Fototävlingen Wiki Loves Monuments startar i september 2021.
Riktlinjer för distansarbete kommer att tas fram.
Måltal för verksamheten för 2022 baserat på den nya strategin behöver tas fram.
En första version av Verksamhetsplan 2022 tas fram under oktober.
En första version av Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar 2023 tas fram under oktober.
En arbetsgrupp för att vidareutveckla föreningen har haft fyra stycken arbetsmöten. De diskuterar vad engagemang innebär, hur vi kan få fler personer att ta del av vår verksamhet och våra frågor, reflektera över vilken kontext vi befinner oss i, potentiella målgrupper och konkreta aktiviteter vi skulle kunna skapa förutsättningar för m.m.
Stödjande dokument för föreningsengagemang kommer att utarbetas.
Föreningens behov av kontorslokal utreds.

Möte om finansieringsplanen

Sven-Erik rapporterade från möte om finansieringsplanen, vilket hållits 2021-08-17. Deltagare var Sven-Erik, Mattias, Per och John.

Föreningens hantering av testamenterade medel

Diskussion om hur hur testamenterade medel bör hanteras och påverkan på placeringspolicyn och eventuellt finansieringspolicyn. En arbetsgrupp som bereder frågan behöver tillsättas.
Styrelsen beslöt att tillsätta en arbetsgrupp för beredande av frågan, bestående av Sven-Erik, Mattias och Ylva, samt Jenny från kansliet.

Kontoret

John informerade om att föreningen behöver finna nya kontorslokaler från och med april 2022. Kanslipersonalen har haft en första workshop och diskuterat behov och möjligheter.
Styrelsen diskuterade frågan och konstaterade att det finns ett antal strategiska och principiella frågor, som påverkar val av lokaler: vilken sorts arbete som skall utföras, till exempel i form av tillgång för medlemmar/volontärer, och vilken sorts sammanhang vi hamnar i. Arbetsmiljöansvaret behöver beaktas. Lokalerna skall inte ha ett alltför externt läge, utan ha goda kommunikationer. Även frågan om "kontroll" över lokalen (egen lokal vs. att sitta inhyrda hos någon partner) behöver beaktas.
Bakgrundsinformation som behövs för beslut är bland annat: Kostnader för lokaler, samt behov av yta/antal platser. Möjligheter för långsiktigt tryggande av hyra behöver beaktas.

Föreningsengagemang

Frågan är: I strategin står det att vi skall bli en folkrörelse. Vilka strategiska val behöver vi göra för framtida organisation?
Styrelsen beslöt att genomföra en workshop med styrelsen och arbetsgruppen som arbetat med att utveckla föreningen. Workshopen genomförs vid separat tillfälle och inte i samband med ordinarie styrelsemöte.

Verksamhetsmål 2022

Föreningen har en ny strategi, men verksamhetsmål för 2022 behöver tas fram.
Styrelsen beslöt att hålla ett medlemsmöte för att ta fram mål. John återkommer med datum.

Pandemirestriktioner

Fråga om pandemirestriktioner och påverkan på evenemang med partner, till exempel museer, hade uppkommit.
- Styrelsen konstaterade att det är en arbetsmiljöfråga, som avgörs av verksamhetschefen, som vid behov får ta stöd av HR-utskottet.
Direktiv och rekommendationer beträffande av WMSE och gemenskapen arrangerade skrivstugor gäller till och med den 30 september. Frågan om förlängning diskuterades.
- Styrelsen beslöt att direktivet och rekommendationerna ligger kvar under september. Därefter gäller myndigheters rekommendationer och WMF:s riskbedömningsverktyg, som kansliet kan hjälpa till med att fylla i, skall användas.

Föreningens förbättringsarbete

Föreningens förbättringsarbete redovisades i utskick inför mötet.

Årscykeln

Årscykeln har gåtts igenom av Sven-Erik och Mattias, Förslag på justeringar:
- FDC bör bytas till WMF. Då den framtida ansökningsprocessen är oklar bör en fotnot läggas till som anger att detaljer om tidpunkter och aktiviteter om detta revideras när info finns tillgänglig.
- Punkten "Ta ställning till riskanalys och redovisa i protokoll att detta är gjort" bör flyttas från december till januari, då styrelsemöte inte hålls i december.
- I augusti och mars finns punkten "Styrelsen granskar utfall av intäkter och kostnader. I protokoll redovisas även de två senaste tillfällena för granskning av utfall". Denna punkt har inte genomförts, men ekonomisk sammanställning lämnas vid i princip varje styrelsemöte, se Kategori:Ekonomiska sammanställningar. Förslagsvis så sätts detta som stående punkt i protokollet och länkning till aktuell rapport görs.
Styrelsen genomförde inte någon revidering nu, då det är beroende av framtida ansökningsprocess. Ekonomiskt utfall skall publiceras på föreningswikin och länkas till respektive styrelseprotokoll.

Övriga frågor

Per capsulam-beslut i augusti: Ställningstagande till memo "Wikimedia Sverige förmånstagare av testamenterade pengar": Föreningen kan ta emot detta arv/legat, förutsatt att det inte finns några formella hinder.

Mötets avslutande

Mötet avslutades.