Mötesprotokoll/Protokoll 2015-09-19

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 29 september 2015 kl. 19.03 (CEST)
Justeringsman Kriber (diskussion) 29 september 2015 kl. 14.34 (CEST)

Tid

Lördag 19 september 2015 klockan 10.30-17.00 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Ylva Pettersson, Holger Motzkau, Karin Åström Iko (t.o.m. kl 15.05), Kristina Berg, Maria Arneng (t.o.m. kl 12.40 Ledningsrapporter för projekt), Bengt Oberger, Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Brit Stakston

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötets öppnades.

Val av justeringsman

• Kristina Berg valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2015-08-23
  • Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-06-15

• Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
  • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
  • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
  • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
  • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
  • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.
  • 2015-01-23: Jan tar kontakt med Andreas för att sätta upp server för Drupal/CiviCRM med mailserver. Holger har uppdaterat till ny version av Drupal. Vi har nu tvåstegsverifiering. Mål är att detta är klart till nästa styrelsemöte.
  • 2015-02-23: Jan har haft kontakt med Andreas och en diskussion pågår nu mellan Holger och Andreas. Jan kontrollerar om någon kan sponsra med server.
  • 2015-03-22: Diskussion om teknisk specifikation pågår.
  • 2015-04-18: Tekniska specifikationen framtagen, diskussion med leverantör pågår, det ser positivt ut med sponsring.
  • 2015-05-23: Överens med leverantör, avtal skall skrivas och pressrelease publiceras. Tillgång till server beräknas kunna ske i nästa vecka.
  • 2015-08-23: Avtal skrivet. Server uppe! Frågan om backup-rutiner kvarstår.
  • 2015-09-19: Detta samordnas med dokumentplanen i oktober.

Från styrelsemötet 2015-03-22

• Resepolicy: Lämnades oförändrad. Jan lämnar en uppföljning av resekostnaderna till augustimötet.
  • 2015-09-19: Rapporterades under Rapportering från verksamhetschefen.
• Styrelsen gav Jan i uppdrag att dra igång arbetet med att ansöka om 90-konto.
  • 2015-04-18: Arbete pågår.
  • 2015-05-23: Arbete pågår.
  • 2015-08-23: Avvaktar ansökan till Postkodlotteriet.
  • 2015-09-19: Svar på ansökan till Postkodlotteriet förväntas i november.

Från styrelsemötet 2015-08-23

• Styrelsen beslöt att ta fram en finansieringspolicy för att visa på hur föreningen förhåller sig till olika typer av finansiärer, såväl offentliga som privata. Den skall även omfatta sponsring och eventuella logotyper på webbplatsen, samt konsultkostnader inom projekten. Det uppdrogs åt Mattias att ta fram ett utkast, som styrelsen fattar beslut om under hösten.
  • 2015-09-19: Avvaktar till kommande möte.
• Styrelsen beslöt att uppdra åt Jan att ta fram en dokumentplan inspirerad av exemplet och anpassad för föreningens verksamhet, senast till oktober. Karin kan utgöra bollplank.
  • Framtagande av systemdokumentation görs i ett följande steg, senast i december.
    • 2015-09-19: Skall vara klart till decembermötet.
• Styrelsen uppdrog åt Jan att meddela styrelsen när uppdateringarna i ekonomisystemet är klara och skicka ut länken till rapporten.
  • 2015-09-19: Utskicket missat, finns dock alltid på https://www.wikimedia.se/sv/wmse/audit/public/
• Styrelsen beslöt att genomföra fördjupad projektgenomgång av ett projekt per styrelsemöte. Jan tar fram förslag till projektgenomgång för kommande styrelsemöten. Inför 2016 läggs en mer långsiktig plan baserad på projektplanerna och uppstart av nya projekt.
  • 2015-09-19: Förslag presenterades och godkändes av styrelsen.

Rapportering från verksamhetschefen

• Resor Q2 redovisades.
• Förstudie för talsyntes beviljat av Post och Telestyrelsen (PTS): Totalt 350 000 kr, 250 000 kr går genom oss. 100 000 kr av det går vidare till STTS. KTH får 100 000 kr direkt.
• Postkodlotterietansökan om teknik bakom Wiki Loves Monuments plus batchuppladdningar pågår, storleksordning 3 miljoner kronor.
• Vi har blivit tillfrågade av WMF om vi vill arrangera ett Education Collab meeting nästa år (cirka 20 personer). WMF hjälper i så fall till med finansiering.
• WMF har givit besked om att göra utskick till tidigare donatorer om att bli medlemmar, på motsvarande sätt som förra året.

Skattedeklaration 2014

Vid skattedeklaration 2014 (avser år 2013) har vi blandat ihop konto "7533 Särskild löneskatt för pensionskostnader" istället för konto "7410 Pensionsförsäkringspremie", dvs. vi deklarerade våra egna avsättningar för skatten istället för själva pensionskostnaderna, vilket resulterade i att vi beskattades bara för 24 % av det som skulle ha betalats i. Totalt 16 076 kr + ränta har nu kompletteringsinbetalats. Detta upptäcktes först vid balanskontoavstämmningen efter skatten betalades i år.

Checklistor 2015

• januari: klar 80 dagar efter månadsslut. 6 av 16 lönerelaterade moment avprickade inom deadline.
• februari: klar 70 dagar, 4 av 16 lönerelaterade moment avprickade inom deadline.
• mars: klar 80 dagar, 4 av 16 lönerelaterade moment avprickade inom deadline.
• april: ej klar än, 135+ dagar. 3 av 16 lönerelaterade moment avprickade inom deadline.
• maj: ej klar än, 105+ dagar. 2 av 16 lönerelaterade moment avprickade inom deadline.
• juni: ej klar än, 75+ dagar. 5 av 16 lönerelaterade moment avprickade inom deadline.
• juli: ej klar än, 45+ dagar. 8 av 16 lönerelaterade moment avprickade inom deadline.
• augusti: ej klar än, 3 av 16 lönerelaterade moment avprickade inom deadline.
• september inte påbörjad än, flera deadlines ligger redan i början av månaden.
• Kvartalsslut Q1 och Q2 inte klar än, bokföringen är inte låst än.
• BFNs allmänna råd: "Bokföringen får senareläggas till 45 dagar efter utgången av den månad affärshändelsen inträffade."

Arbetsgivardeklaration & skattebetalning

• Ingen arbetsgivardeklaration under 2015 lämnad i god tid (= 1 vecka efter månadsskiftet), flera på sista dag.
• Deklaration för augusti försenad, förmodligen förseningsavgift 500 kr igen.
• Skatt februari, mars, april, maj och augusti betald för sent, SLP 2013 betalats för sent.

Rapporteringar

• Rapporteringar till Collectum försenat vid flera tillfällen, fakturor har korrigerats retroaktivt.
• Rapportering till Fora för sent, tillägg 1000 kr.
• Rapportering till WMF 6 veckor för sent.

Rutinuppdateringar

• Styrelsen beslöt att:
  • Komplettera rutinbeskrivning checklista för årsmöte med att protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia).
  • Införa en stående punkt på styrelsemötena för att gå igenom checklistorna.

Projekt/budget 2015

Budgetuppföljning

• Budget gicks igenom.
• WMF:s andel av inkomsterna ligger på 44,2 %, vilket är positivt, då målet är en andel på högst 50 %.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2015
  • Ledningsrapporten gicks igenom.

Ansökan till WMF

• Verksamhetsplan 2016 (under arbete)
• Utkast till budget (under arbete)
  • Styrelsen gick igenom verksamhetsplanen och justerade strategi- och målformuleringar.

Personalfrågor

• Inga personalfrågor behandlades.

Övriga frågor

• Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.