Mötesprotokoll/Protokoll 2014-12-08

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 14 januari 2015 kl. 19.19 (CET)
Justeringsman MariaArneng (diskussion) 13 januari 2015 kl. 09.46 (CET)

Tid

8 december 2014 klockan 18.30-21.50 på kontoret/via Google Hangout.

Närvarande

Mattias Blomgren, Holger Motzkau, Maria Arneng, Arild Vågen, Kristina Berg, Bengt Oberger (fr o m Beslutsuppföljning), Jan Ainali (föredragande)

Frånvarande

Harald Andersson, Ylva Petterson

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Maria Arneng valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2014-11-08
• Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-04-14

• Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
  • 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
  • 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.
  • 2014-09-20: Görs efter FDC-ansökan, då jämförelsen inte har någon påverkan eller betydelse för ansökan.
  • 2014-10-13 Planeras in i november, efter Q3 rapport.
  • 2014-11-08: Planeras in i november, efter Q3 rapport. Samarbete med andra chapters har initierats, jämförelsetabeller på Meta planeras.
  • 2014-12-08: Styrelsen såg fortfarande ett behov av att jämföra ett projekt med andra länder. Rapport önskas till mötet i februari 2015.

Från styrelsemötet 2014-06-15

• Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
  • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
  • 2014-09-20 Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
  • 2014-10-13 Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
  • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.
  • 2014-12-08: En funktionell specifikation har tagits fram. En backupstrategi har påbörjats. Kravspecifikation på Cloudminne och dess organisation behöver tas fram.

Från styrelsemötet 2014-11-08

• Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att säkerställa att kompetens om den tekniska miljön sprids på fler personer, för att minska riskerna.
  • 2014-12-08: Jan har diskuterat med André. Det uppdrogs åt Jan att ge André tid för att studera CiviCRM.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att hos Idea och revisorn undersöka hur andra ideella organisationer i samma storleksordning använder sig av styrelsens kassör och fyra-ögonprincip.
  • 2014-12-08: Revisorn kommer på onsdag och då kommer frågan att tas upp. Jan har inte fått tag på rätt person hos Idea.

Rapportering från verksamhetschefen

• Förbereder arbete med LSH för nästa år.
• WMUK:s chef slutar, WMIT anställer.
• Internetkabel finns indragen till kontoret, men kontakten gick sönder i samband med renoveringen vid inflyttningen. Åtgärd kommer att ske.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pN_hzIK83aIxcLXc5qs-eOHl7wxjU_FPiwNe5MhIIN8/edit?usp=sharing

• Jan kollar med WMF om utväxling av reservpengar.
• Prognosen pekar på några tusentals kronor plus vid årsskiftet.
• Det bör undersökas hur finansiärer kan presenteras bättre på hemsidan, t.ex. med logotypen.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2014
  • Ledningsrapporten gicks igenom.

Årsmöte 2015

• Datum för årsmötet fastställdes: Lördag 28 mars i Göteborg, styrelsemöte 29 mars.
• Jan letar efter lokal, ordförande och sekreterare, och informerar medlemmarna.
• Styrelsen beslöt att ge 100 kr i resesubvention till medlemmar som reser till årsmötet.

Personalfrågor

• Jan informerade att alla anställda nu har tecknat tillsvidareanställningar.
• Vidare informerades om utvecklingsanställning.

Övriga frågor

• Styrelsen beslöt att ansöka om medlemskap i Litteraturhuset i Göteborg för 1 000 kr/år.
• Styrelsen beslöt att ge Jan mandat att ansöka om medlemskap i Vetenskap & Allmänhet, med inriktning att utbyta medlemskap.
• Styrelsen beslöt att säga upp postboxen och få posten levererad till kontoret, vilket ger en besparing på arbetstid om en timme per vecka.

Mötets avslutande

• Nästa möte: 24 januari 10.30-17.00 på kontoret
• Mötet avslutades.