Mötesprotokoll/Protokoll 2014-11-08

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande --Historiker (diskussion) 24 november 2014 kl. 21.36 (CET)
Justeringsman --ArildV (diskussion) 24 november 2014 kl. 15.30 (CET)

Tid

8 november 2014 klockan 10.30-17.00 på kontoret.

Närvarande

Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Arild Vågen, Kristina Berg, Harald Andersson (t o m Ledningsrapporter klockan 12.40), Ylva Pettersson (fr o m punkten Övriga punkter/Wikimania 2016 klockan 14.40), Jan Ainali (föredragande).

Frånvarande

Holger Motzkau, Maria Arneng.

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av justeringsman

• Arild Vågen valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2014-10-13
• Inga anmärkningar togs upp.

Beslutsuppföljning

Från styrelsemötet 2014-04-14

• Jan ska till styrelsemötet i juni se om något projekt lämpar sig för en internationell jämförelse.
  • 2014-06-15: Styrelsen beslöt att följande projekt jämförs: Wiki Loves Monuments, Teknikpool och Utbildningsprogram.
  • 2014-08-24: Påbörjat men ej klart. Identifierat var det finns. Skall användas i samband med WMF-ansökan.
  • 2014-09-20: Görs efter FDC-ansökan, då jämförelsen inte har någon påverkan eller betydelse för ansökan.
  • 2014-10-13 Planeras in i november, efter Q3 rapport.
  • 2014-11-08: Planeras in i november, efter Q3 rapport. Samarbete med andra chapters har initierats, jämförelsetabeller på Meta planeras.

Från styrelsemötet 2014-06-15

• Jan fick i uppdrag att se över backup-rutiner avseende elektroniska dokument inför framtiden.
  • 2014-08-24: Kansliet har undersökt möjligheterna med att köpa tjänst eller egen server. Kansliet sätter upp en kravspecifikation så kontrollerar Holger om det kan lösas på Glesys och FS-data.
  • 2014-09-20: Kravspec för backuprutiner har ej tagits fram än, planerat till efter FDC-ansökan.
  • 2014-10-13: Arbete för genomgång av hela IT-miljön påbörjad.
  • 2014-11-08: Pågår, möte ska planeras in med Holger och André.

Rapportering från verksamhetschefen

• Wikimedia.se togs ner för analys och förebyggande åtgärder i drygt en vecka då det rapporterats en säkerhetsrisk i Drupal.
  • Styrelsen beslöt att ge Jan i uppdrag att säkerställa att kompetens om den tekniska miljön sprids på fler personer, för att minska riskerna.
  • Styrelsen gav Jan i uppdrag att hos Idea och revisorn undersöka hur andra ideella organisationer i samma storleksordning använder sig av styrelsens kassör och fyra-ögonprincip.
• WMF ED svarade på FDC ADvisory Group.
• Avslag på Kulturbryggan.

Projekt/budget 2014

Budgetuppföljning

• Budgetuppföljning gicks igenom.
  • Uppdateringarna hade försenats till följd av att servern varit nere under veckan.
  • Prognosen pekar på att det kommer att bli nära ett nollresultat vid årsslutet.

Ledningsrapporter för projekt

• Ledningsrapport 2014
  • Uppföljning verksamhetsmål 2014 gicks igenom.
  • Ledningsrapporten gicks igenom.
    • Jan skickar ut länk till debattartikel till styrelsen.

Personalfrågor

• Mattias rapporterade att utvärderingen av verksamhetschefen per september är gjord av HR-utskottet.

Övriga frågor

• Svar på WMF Staff Assessment
  • Ett svar på WMF Staff Assessment av FDC-ansökan togs fram. Svaret fokuserade på att rätta felaktigheter. Efter publicering av utvärderingen på Meta, kan övriga kommentarer framföras på diskussionssidan.
• Hur tar vi hand om alla nya medlemmar på bästa sätt?
  • Diskussionspunkt utifrån att vi nu har fått många nya medlemmar, vilket gör att föreningen behöver ta väl hand om dem för att behålla dem.
    • Alla nya medlemmar får ett välkomstbrev, som innehåller en enkät, där det bland annat frågas hur de vill engagera sig i föreningen.
    • Det skickas ut lokala brev till medlemmar på olika orter, när det händer evenemang på orten.
    • Uppvakta organisationsmedlemmarna inför nästa år.
    • Fundera över vilka behov kansliet har av att medlemmarna kan hjälpa till med, avseende till exempel tidsbegränsade insatser vid evenemang. Lägg in tre aktuella behov i medlemsbrev, samt länk till den längre listan på Wikimedia.se
• Wikimania 2016 - lägga bud eller inte?
  • Jan hade begärt in offerter för arrangemang i Stockholmsområdet. Styrelsen diskuterade frågan och kom fram till följande:
  • WMSE är positiva till att ha fått frågan, men det är svårt att hitta ett alternativ som passar in i målbudgeten på under 400 000 USD före 15 november. Förmodligen krävs ett samarbete där lokalerna kan lånas. WMSE skulle gärna organisera Wikimania under något av de kommande åren, kanske 2017 eller 2018.
  • Kartläggning av lokaler i Stockholm, Göteborg eller Malmö/Öresundsregionen för att kunna lämna ett bud till 2017 ska påbörjas.
  • Diskuterades även eventuellt intresse av att arrangera Wikimedia Conference 2016. Detta blir en fråga för kommande verksamhetsplan.
• Mäta "impact" på våra övergripande verksamheter. Frågan har kommit upp för att det i utvärderingar av vad chapters gör ibland är svårt att se att de har en påverkan på omvärlden, eller att den inte är priseffektiv. Detta är dock baserat på ett väldigt litet antal mätetal som inte nödvändigtvis talar om påverkan alls, eller åtminstone inte fångar hela bilden. https://meta.wikimedia.org/wiki/Grants:Learning_%26_Evaluation/Global_metrics En brainstormingsession genomfördes för att fånga olika av de "mjukare" delarna som föreningen har eller kan ha påverkan genom.
  • Hur uppfattas Wikip|media i samhället eller olika delar av samhället?
  • Wikipedia är "kreddigt", det vill säga det är positivt att kunna visa upp att man samarbetar genom det.
    • Typen att museer gärna plockar in under sitt tak.
    • Att de släpper in Wikipedia i sin kommunikation.
    • Att stora etablerade organisationer gärna vill se sig att vara samarbetspartner med Wikimedia.
  • Forskning (och uppsatser om) om Wikiprojekten.
  • Wikipedia som en del av basutbildningen.
  • Wikipedia i styrdokument av olika slag (kommunikationspolicy, meriterande vid anställning m.m.).
  • Media: mängd och ton.
  • Erkännande från personer att de använder Wikipedia hela tiden.
  • Använder Wikipedia som källa, eller användande av media.
  • Gemenskapens berättelser. Hur kan vi samla in historier om hur de som vi har stöttat har upplevt stödet?
  • Kunna föra berättelsen i att man på något sätt kan påvisa att man har haft ett finger med i spelet.
  • Hur förändrar Wikimedia samhället genom att arbeta för fri kunskap i allmänhet?
  • Skillnad på bilder och bilder, möjlighet att kunna ta.
  • Sår ett frö som leder till något längre fram, kanske flera år senare. Det är viktigt att det finns höjd för den långsiktigheten.
  • Vad kan Global Metrics ha för påverkan på vårt arbete? Kan de förbättras?
  • Antalet inkommande förfrågningar. Kan vara värt att börja räkna.
  • Organisationsmedlemmar, antal och vilken typ.
  • Ställ fråga till medlemmarna "Har du exempel på att föreningens verksamhet haft påverkan?"
• Hur arbeta med strategin inför framtiden?
  • Strategin har funnits under några år och det kan vara dags att revidera den, samt att eventuellt koppla långsiktiga mål till den. Frågan uppkom som en del av diskussionen om WMF Staff Assessment.
  • Inför årsmötet skall strategin uppdateras. Den bör kompletteras med delar från WMUK:s strategi https://wikimedia.org.uk/wiki/Strategic_goals.
  • Under nästa år bör styrelsen ägna ett styrelsemöte åt strategirevidering.
• Hur kan vi vara proaktiva angående tredje uppgiften? Föranledd av att det finns en pågående diskussion om att för få ägnar sig åt den (bl.a. denna. Hur kan vi visa på hur väl man faktiskt genomför den tredje uppgiften genom att bidra till Wikimedias projekt?
  • Förklara det på egna webbsidor hur man faktiskt kan genomföra tredje uppdraget genom Wikimedia. How-to, berättelser, statistik.
• Medlemskap i organisationer
  • Styrelsen ser medlemskap i organisationer som en strategisk fråga, som skall beslutas av styrelsen.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.