Mötesprotokoll/Protokoll 2013-02-05

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 6 mars 2013 kl. 17.01 (CET)
Justeringsman Boberger (diskussion) 5 mars 2013 kl. 15.04 (CET)

Tid

5 februari klockan 19.00–23.25 kontoret/via Google Hangout

Närvarande

Jan Ainali, Bengt Oberger, Arild Vågen, Holger Motzkau, Mattias Blomgren (hangout), Harald Andersson (hangout) till punkten om målsättningar, Ylva Pettersson (Etherpad) till punkten om Centrum för lättläst

Frånvarande

Mikaela Waxin

INLEDNING

Mötets öppnande

• Mötet öppnades.

Val av mötesordförande

• Jan Ainali valdes.

Val av justeringsman

• Bengt Oberger valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

• 2013-01-28
• Inga anmärkningar.

Beslutsuppföljning

• Kontor: styrelsen bekräftar mailkonversationen om tecknande av kontraktet angående lokalen på Hantverkargatan innebärande att kostnaden blev 212 000 per år, något högre än tidigare beslut.
• Jan har utlyst det tidigare beslutade stipendiet för Wikimania 2013 på projekten.
• Mattias har påbörjat en utvärdering av alla 2012 års projekt. Projektansvariga uppmanas att kontrollera denna. Utvärderingen återfinns på Verksamhetsberättelse_2012/Utvärdering.

Bokslut 2012, årsredovisning

• Revision_2012/Checklist behöver uppdateras.
• Själva årsredovisningen är nästan klar, mycket detaljarbete kvar. Möte med KPMG nästa vecka.

Årsmöte

• Lokal - en förfrågning skickad till ett museum, om svaret blir negativt bokar vi Solidaritetshuset för årsmötet.
• Mötespresidium
• Verksamhetsberättelse 2012. Styrelsemedlemmarna uppmanades att gå igenom och justera texten.
• Arild kontaktar de som har fått bidrag i Gemenskapens projekt och som inte har skickat in en slutrapport.
• Revision

Motioner

• Styrelsens utlåtande
• §3 Styrelsen rekommenderar att motionen på wikin bifalles.
• §4 Styrelsen rekommenderar att motionen på wikin bifalles.
• §5 Styrelsen gillar förslaget om att ha växelvis tvååriga perioder men tycker att det är bättre att alla i styrelsen sitter växelvis och rekommenderar därför följande lydelse: "Ordförande väljs på ett år, ledamöter väljs på två år med tur att växelvis avgå. Vid udda antal ledamöter skall majoriteten sitta på två år."
• §8 Styrelsen rekommenderar att motionen på wikin bifalles.
• §9 Styrelsen rekommenderar att motionen på wikin bifalles med följande språkliga förändringar: "Valberedningen skall bestå av minst tre personer, varav en sammankallande. Valberedningen skall senast fyra veckor före årsmötet till föreningens medlemmar tillgängliggöra en lista över kandidater till ordförande, styrelseledamöter och revisorer."
• §11 Styrelsen rekommenderar att motionen från Holger inkommen per mail bifalles. "Föreningens firma tecknas på sätt styrelsen beslutar. Styrelsen skall upprätta en utförlig

fullmakts/firmateckningsordning över behöriga personer."

• Styrelsens förslag till årsmötet är att medlemsavgiften fastställs till minst 100 kr för privatpersoner, och minst 1000 kr för organisationsmedlemmar. Styrelsen föreslår vidare att medlemsavgifter inbetalade i sista kvartalet skall gälla även nästkommande år.

Verksamhetsplan 2013

Strategier

Styrelsemedlemmarna har i uppgift att se över de mål som satts upp för respektive strategi och föreslå eventuella förändringar att läggas fram för årsmötet. Genomgång och beslut om att lägga fram förändringsförslag.

• /Målsättningar

Jan deltog inte i diskussionen på denna punkt.

Möjliggörande

Övergripande prioriteringar för år 2013

1. Verksamheten ska fungera hyggligt (genomförande, ekonomi, redovisning och anseende utåt).
2. Sekretariatet ska ha organiserats på ett bra sätt (organisatoriskt, personalmässigt och lokalmässigt).
3. Vid senare delen av året ha en möjlighet att se säkrare på föreningens ekonomi i ett tvåårsperspektiv (bredare finansiering, längre finansieringsåtaganden).
4. Väsentligt ökat volontärengagemang samt antal medlemmar.
5. Lagt grunden för en kommande ökning av påverkandeverksamhet (finansiering för detta, strategi/policy).

Föreningen

• Föreningen har 350 medlemmar
• 25 frivilliga engagerar sig och driva fram WMSE:s projekt.
• Varje styrelsemedlem deltar i minst en extern styrelseutbildning.
• Policyer utvecklas, uppföljs och utvärderas regelbundet.

Kommunikation

• Vi har utvecklat en skriftlig kommunikationspolicy.
• Vi har genomtänkta webbsidor på www.wikimedia.se.
• Vi skickar ett nyhetsbrev och en Chapters Report varje månad.
• Wikimedia Sverige och dess projekt är synliga internationellt.
  • minst 4 blogginlägg på WMF/i Signpost.
  • Vi översätter alla egna blogginlägg av internationellt intresse.
• Vi uppdaterar alla relevanta rapportsidor på meta regelbundet.
• Alla förfrågningar till föreningen besvaras inom en vecka.

Ekonomi

• Vi betalar alla fakturor i tid.
• Utlägg ersätts inom två veckor.

Fundraising

• Vi får finansiering av hela budgeten 2013.
• Vi får 250.000 i organisationsbidrag 2013 från annan part än WMF.
• Vi har alltid säkrade inkomster för minst 6 månader framåt.
• Vi har identifierat möjliga kandidater till icke-projektfinansierande/långsiktiga donatorer.

• Budget år 2014
  • beror på mindre än 35% av en enskild finansiär
  • minst 35% är organisationsbidrag
  • minst 60% av projektens samlade budget är finansierade innan årsskiftet.

Projekt 2013

• Minst 90% av högprioriterade projekt genomförs.
• Minst 50% av medelprioriterade projekt genomförs.
• Till alla projekt söks extern finansiering först.
• Lågprioriterade projekt genomförs bara med minst 75% extern finansiering.
• Alla projekt ska ha SMARTA mål.

Projektportfölj 2013

• Styrelsen uppmanas att gå igenom projekten som finns på wikin med avseende på status och kategoriseringen på projekten.

Policyer

Betalkortspolicyn

• [http://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Betalkortspolicy&diff=18457&oldid=14041 Ändringen godkändes.
• Angående maxbeloppet på betalkort gäller att högre belopp än 2000 kronor ska ske i samråd med överordnad, det behövs alltså inte ett styrelsebeslut och ska ses som en avstämning.
• Styrelsen vill också påminna om att fakturering ska föredras så långt som möjligt istället för betalkort.

Resepolicyn

• Styrelsen vill påminna om att resepolicyn ska följas, vilket innebär att resebeslut och reserapporter skall utfärdas för samtliga resor. Enligt den nuvarande policyn kan projektledare själva ta beslutet för resor inom Europa, men det ska dokumenteras.
• Styrelsen ser att resepolicyn kan omarbetas efter att verksamhetschefen är installerad.

Heldagsevenemang med externa parter

• Vid heldagsevenemang med externa parter utanför kontoret ska policyn tolkas som att måltid kan utgå till anställda, givetvis med justering av eventuellt traktamente.

WMSE och förvanskningar i Wikipediaartiklar

• Tas bort ur listan över policyer då den inte är beslutad.

Nytt kontor

Budgeten för Annan kontorsutrustning ökas till 20 000 kr, 10 000 kr tas från Oförutsedda utgifter.

• Styrelsen ser idén om ett knytkalas på kvällen efter årsmötet öppet för medlemmar och andra i gemenskapen som mycket god.

Övriga frågor

WLPA

• Styrelsen anser att skrivningen i punkt 3 i bilagan till mötesprotokollet 2012-12-11 ska tolkas så att namnet Wiki Loves Public Art Sverige (WLPA SE) kan användas.
• Styrelsen reviderar och stryker punkt 4 ur bilagan till mötesprotokollet 2012-12-11.

Kulturskatter på nätet till WMFI

• Beslut om att tilldela en budget om 4500 kr till tryckkostnader som tas från Information om fria licenser (FDC) för att göra en finsk version av Kulturskatter på nätet.

Centrum för lättläst

• Styrelsen tror att det är viktigt att utforska hur vi kan hjälpa gemenskapen, men tror att betala för att redigera artiklar inte är den bästa vägen att gå. Styrelsen föreslår istället att på Bybrunnen undersöka intresset för ett kurstillfälle. Om det finns intresse från fem eller fler Wikipedianer vill styrelsen avsätta en budget för detta om 10 000 kr från Stöd till aktiva skribenter 50% och Möten för aktiva skribenter 50% (FDC). Utbildningen skall kunna dokumenteras för andra skribenter. Jan frågar efter detta på Bybrunnen.

Uppladdningar

• Diskussion om vilken strategi vi ska ha med uppladdningar över året och huruvida vi kan ta betalt för detta. Styrelsen noterar att det är en komplicerad fråga som behöver diskuteras ytterligare. Styrelsen diskuterade även om det vore en möjlig väg att utbilda de som är intresserade av att ladda upp bilder så att de kan göra det själva.
• Bengt får i uppdrag att undersöka frågan om betalning vidare.

FDC avtal

• Beslut om att underteckna föreslaget avtal med FDC.

Nästa styrelsemöte

• 5 mars kl. 19.00 på kontoret/via Hangout.

Mötets avslutande

• Mötet avslutades.