Mötesprotokoll/Protokoll 2013-01-08
- Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.
Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 28 januari 2013 kl. 19.07 (CET)
Justeringsman Prolineserver (diskussion) 29 januari 2013 kl. 06.20 (CET)
- Tid
- 8 januari klockan 19.00 - 22.45 kontoret/via Google Hangout
- Närvarande
Jan Ainali, Arild Vågen, Axel Pettersson (till och med punkten Verksamhetsplan 2013/Wiki Loves Companies), Holger Motzkau, Mattias Blomgren, Bengt Oberger, Ylva Pettersson (via chat), Harald Andersson (från och med punkten Tjänster och personalfrågor)
- Frånvarande
Mikaela Waxin
INLEDNING
Mötets öppnande
- Mötet öppnades.
Val av mötesordförande
- Jan Ainali valdes.
Val av justeringsman
- Holger Motzkau valdes.
Val av sekreterare
Protokollet skrevs på Etherpad på denna länk: http://etherpad.wikimedia.org/WMSE-20130108
Anmärkningar från sista mötesprotokollet
- 2012-12-19
- Inga invändningar gjordes.
Bokslut 2012, årsredovisning
Holger rapporterade:
- avstämningar - arbetet går framåt. Payson, semesterlöner, pensionsuppgifter och lite andra småsaker kvar.
- utläggsrutiner, policyuppföljning. Saknade verifikat måste lämnas in snarast.
Ekonomi övrigt
Holger informerade:
- Vi börjar med ett webbaserat lönehanteringssystem, Bluegarden - har en koppling till Swedbank.
- Kreditkort - Jan och Sophie har fått kreditkort.
- Ensamrätt på banken - Holger arbetar för att uppdatera bankhanteringen så att två ska teckna i förening.
Kontor
- Jan letar ny lokal. Kontoret på Norr Mälarstrand gick till annan hyresgäst.
- På Skyddsvärnet byter de rum imorgon.
- Fullmakt till Posten inlämnad för Axel, John och Suzan. Postens hantering pågår, eventuellt behöver det kompletteras med årsmötesprotokoll och protokoll från konstituerande möte.
Årsmöte
- lokal - Axel kollar vidare
- mötespresidium - Jan letar efter en extern ordförande och sekreterare
- verksamhetsberättelse - Lennart ska skriva det, Mattias tar ansvar för utvärderingsdelen, anställda projektledare ska påbörja sammanfattningar av sina projekt.
- revision - Holger informerar KPMG och Kristoffer
Kontoplan 2013
- Budgetöversikt 2013
- Jan tar ansvar för strategisk samstämmighet av Europeana Awareness och Wiki Skills
Grant agreement
- Jan lämnar förslag på skrivning om jurisdiktion enligt förra året.
Bidragsansökningar
- Diskussion om hur vår status som allmännyttig förening kan påverkas av bidrag från de som inte är statliga myndigheter eller privatpersoner. Holger undersöker det vidare med Skatteverket och KPMG
- Möte med Jakob inplanerat måndag 14/1, http://se.wikimedia.org/wiki/Projekt:Ans%C3%B6kningsskrivande
Alla styrelsemedlemmar lämnar inom en vecka in en rankning av vilka strategier de vill verka inom. Jan samlar sedan ihop det och fördelar.
Beslutsuppföljning 2012-12-11
- Wiki Loves Monuments
- Projektet bör arbetas in i verksamhetsplanen fram till årsmötet.
- Ingenting har gjorts.
- Projektägare är: Arild.
- Jan och Axel har uppdrag och mandat att formulera målsättningar för projektet som ska vara kopplade till verksamhetsmålen.
- Inte klara än.
- Projektbeskrivningen behöver utvecklas med avseende på mål, genomförande (djup i stället för bredd) och aktivering av frivilliga. Projektägare är Mattias Blomgren.
- Senare dagordningspunkt.
- Projektbeskrivningen ska kompletteras med Smarta mål, något som är mätbart med inriktning på vad pedagoger ska göra efter Skolforum. Projektägare är Harald Andersson.
- Inte klara än.
- Arild och Axel har uppdrag och mandat att formulera målsättningar för projektet som ska vara kopplade till verksamhetsmålen.
- Inte klara än.
- Arild och Axel har uppdrag och mandat att formulera målsättningar för projektet som ska vara kopplade till verksamhetsmålen.
- Inte klara än.
Budget saknas
- Projektet kan genomföras under förutsättning att externa medel beviljas.
- Projektägare är Jan Ainali.
- ansökan skickas in nu av Jan.
- Projektet kan genomföras under förutsättning att externa medel beviljas.
- ansökan skickas in nu av Jan.
- Projektet ska genomföras, även utan extern finansiering.
- Projektbeskrivningen ska kompletteras med Smarta mål, något som är mätbart med inriktning på vad pedagoger ska göra efter Skolforum.
- Projektägare är Harald Andersson.
- Är beslutat, ska läggas in.
- Projektet kan genomföras utan extern finansiering, men då med mindre budget. Projektägare är Bengt Oberger.
- Jan söker pengar från Ungdomsstyrelsen, ansökan behöver putsas.
- Avvaktar med projektstart.
- Projektet kan genomföras utan extern finansiering, men då med mindre budget.
- Målen behöver utarbetas mot strategi I.1.
- Projektägare är: Mattias.
- Målen som satts upp antogs.
- Finansieras helt från "Möten för aktiva skribenter".
- Projektet kan genomföras utan extern finansiering.
- Projektet förlängs till september 2013. Holger ska sätta upp en budget med kvarvarande pengar.
Wikipedian in Residence på Svenska Institutet
Informationspunkt: Förstaversion på projekt för WiR till Svenska Institutet skickad till styrelsen. Projektet innebär utveckling av informationsspridning om Sverige.
Wiki Loves Companies
Informationspunkt: Klart med prisutdelning i samband med utdelningen av Svenska publishing-priset i november. Tidplanen är utbildning i mars och tävlingen öppen fram till maj och jurybedömning efter det.
Tjänster och personalfrågor
- Styrelseintern punkt.
Verksamhetschef
- Jan deltog ej i diskussion eller beslut i denna punkt.
- Informationspunkt om det undertecknade anställningsavtalet.
- HR-gruppen får mandat att sätta upp avtalet om prestationsbaserad lön i linje med verksamhetplanens mål.
- Bengt får i uppgift att leda sökandet efter coach.
- HR-gruppen får i uppdrag att ta fram ett förslag på delegationsordningen till det konstituerande styrelsemötet.
- Jan har erbjudit sig att avgå som ordförande för att ingen jävssituation skall uppstå, men sitter kvar som ordförande till årsmötet på styrelsens begäran. Jan kommer ej att delta i beslut som direkt berör hans framtida anställning och tjänst.
Projektledare Europeana Awareness
- Jan får i uppdrag att finna en lösning i samråd med Axel och John.
Anställning av frivilligsamordnare
- Frågan om tillsättning av ytterligare tjänster bordläggs tills att en utvecklad personalplanering för hela året finns på plats.
- Jan får i uppdrag att utveckla en personalplan.
GLAM-tekniker
- Informationspunkt från HR-gruppen.
- HR-gruppen får riktlinjer och mandat för rekryteringen.
Praktikantlön
- Bengt får i uppgift att utreda med IDEA vilket det bästa sättet att lösa detta är.
- Styrelsen måste ta det formella beslutet för varje praktikant på grund av det ansvar som uppstår.
Logg
Loggen används för följande syften:
- för att kunna svara upp på en revision av till exempel EU.
- för att kunna ligga till grund för Kansliets veckobrev, det vill säga en kunskapsdelning. Det är möjligt att automatiserat skicka ut denna.
- för att styrelsen lätt ska kunna vara uppdaterad på den stora verksamhet som pågår.
Övriga frågor
Rektorsakademin Utveckling (RAU)
- Diskussionspunkt.
Redovisning av ståndpunkt vid beslut
Styrelseprotokollen är inte tydliga med hur besluten tas utan det framgår bara att styrelsen har beslutat någonting. Vid varje beslutspunkt bör det framgå om styrelsen är enig eller hur rösterna fördelas om det röstas om ett beslut inom styrelsen.
Frågan har noterats av styrelsen.
Konstituerande möte
Det föreslås att det konstituerande mötet och det första styrelsemötet hålls samma helg som årsmötet.
Nästa möte
5 februari 19.00 via Hangout/kontoret.