Integritetspolicy/Rensningsprotokoll/Rensningsprotokoll 2018
- Allmän not
Inför 2018 års rensning fanns det en stor backlog av dokument att rensa. Till största del handlar det om dokument från 2010–2014 som skulle gallras tillsammans med de dokument (från 2015) som var aktuella i år under rubriken Allmän gallring nedan. Utöver det har dokumentstrukturen förändrats över åren och inför rensningen behövde dessa harmoniseras mellan åren för att möjliggöra ett systematisk rensningsarbete. På grund av denna backlog kunde rensningen inte genomföras i sin helhet under oktober 2018.
Merparten av rensningen skedde i oktober 2018 samt under några tillfällen 2019. Den avslutades först i september 2019 med en specifik underkategori av dokument lämnade till 2019.
- Uppdatering 2019-09-12
- På grund av ett tekniskt misstag missades 25 projekt i den allmänna gallringen. Dessa gallras som en del av 2019-rensingen.
| Typ | Åtgärd(er) | Notering |
| Bokföring |  Fortnox rensad
|
Ingen bokföring i Fortnox före 2017 |
| Fysiska pärmar rensade
|
Se nedan | |
| Övrig (kräver notering)
|
Bokföringen i CiviCRM (2007–2016) rensas i sin helhet 2024 (tillsammans med tillhörande papperskopior) | |
| Medlemsregister | Utdaterade medlemskap har raderats
|
Alla medlemmar som importerades till Zynatic var aktiva medlemmar 2016 eller senare |
| Fysiska dokument relaterade till rensade medlemskap har destruerats
|
Det fanns inga sådana dokument. | |
| Säkerställ att inga utlöpta ofullbordade medlemskap påträffas.
|
5 ofullbordade medlemskap som skulle ha rensats under 2018 har i stället rensats i september 2019. | |
| Övrig (kräver notering)
|
Medlemsregistret i CiviCRM rensas i sin helhet 2024 (går ej att särskilja från bokföringen) | |
| E-postlistor | Kontaktlistor som ej använts på 3 år har tömts
|
Inga kontaktlistor i Mailchimp från före 2016 |
| Kontakter som ej kontaktats på 3 år har raderats
|
Inga kontakter i Mailchimp från före 2016 | |
| Övrig (kräver notering)
|
| |
| Listor för uppföljning av verksamhetsmål | Stöd till Gemenskapen har rensats
|
Rensad för 2014, 2015 |
| Volontärer har rensats
|
Rensad för 2013, 2014, 2015 | |
| Listor i kommentar har rensats
|
Rensad för 2014, 2015 | |
 Övrig (kräver notering)
|
||
| Presslistor | Rensa listor i Mynewsdesk
|
Ej gjord då Mynewsdesk visat sig vara inkompatibel med vår rutin phab:T232202 |
| Övrig (kräver notering)
|
Presslistor lagrade på Drive och i Nextcloud har raderats | |
| Inbjudningslistor | Övrig (kräver notering)
|
Rensade som en del av Allmän gallring samt E-postlistor |
| Ansökningshandlingar | Bekräfta att Drive:Chefer/Jobbansökningar har rensats
|
Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135 |
| Bekräfta att inkomna handlingar har rensats ur mailkorg(ar)
|
Då detta var första gången en sådan uppmaning gjordes påträffades ett flertal äldre handlingar vilka alla raderades. | |
| Övrig (kräver notering)
|
Det säkerställdes att inga ansökningshandlingar påträffades i Kontors- och Ekonomimapparna för 2016–2018 (tidigare år hanteras av Allmän gallring) | |
| Personaluppgifter | Övrig (kräver notering)
|
Genomfördes ej då information har uppdagats som kan innebära att denna information måste sparas längre. phab:T207135 |
| Utlåningsregister | Säkerställt att inga dokument finns för tidigare år.
|
Dokument för löpande lån 2017–2018 flyttat till 2018-mappen. |
| Säkerställt att inga dokument finns för innevarande kalenderår för ej pågående lån.
|
||
| Säkerställt att inga dokument finns kvar i mailkorg/på mobil
|
Två dokument återfanns som skulle ha rensats i Augusti 2018. Nu rensade. | |
| Övrig (kräver notering)
|
||
| Allmän gallring | Projekt
|
Projektmappar gallras för 2010–2015 med följande undantag:
OBS se uppdatering i inledningen. |
| Ekonomi
|
På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019. | |
| Ansökningar
|
På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019. | |
| Kontor
|
På grund av den stora backlog som fanns kunde inte rensningen på Nextcloud avslutas under 2018, kvarvarande delar gallra 2019. | |
| Övrig (kräver notering)
|
Personal uppmanades att flytta lokalt lagrade filer till Drive/Nextcloud inför rensningen så att även dessa kunde gallras. |