Diarium/Förslag 2020
 |
Denna sida är för närvarande ett utkast. Ändringar kan ske utan förvarning och innehållet reflekterar ej nödvändigtvis framtida beslut eller ståndpunkter. När innehållet har spikats bör denna mallen tas bort. |
För aktuellt diarium se Diarium/2024
Om diariet
Vi diarieför dokument som behöver sparas. Alla dokument som diarieförs finns listade årsvis på wikin, på undersidor till sidan Diarium. Listan fungerar som ett register för diariet.
Vi har två parallella diarier, ett digitalt och ett fysiskt. De två har normalt exakt samma innehåll, det digitala diariet innehåller skannade dokument och det fysiska diariet innehåller utskrivna dokument satta i pärmar. Om ett digitalt dokument är mycket omfattande kan det dock ibland vara motiverat att bara skriva ut de viktigaste sidorna och låta samtliga sidor finns endast i det digitala diariet.
Dokument som ska diarieföras
- Avtal
- Avtalsändringar
- Beviljade ansökningsmeddelanden
- Samarbetsavtal
- Avsiktsförklaringar
- Projektrapportering
Märkning av dokument i det fysiska diariet
Dokument i det fysiska diariet märks med "Dnr #-ÅÅÅÅ" där # är diariepostens löpnummer från listan på wikin.
Namngivningskonvention i det digitala diariet
För att göra det lättare att leta bland och sortera dokument ska filerna namnges enligt formen
- #-ÅÅÅÅMMDD-Projektnr-Kort_dokumentbeskrivning
där # är diariepostens löpnummer från listan på wikin. Om en diariumpost utgörs av flera filer samlas dessa i en mapp namngiven enligt ovanstående.
Not: Före 2020 namngavs filerna enligt ÅÅÅÅMMDD-#-Projektnr-Kort_dokumentbeskrivning.
Pappersoriginal
Pappersoriginal som ska diarieföras lämnas till organisationsassistenten. Dokument som kommer med posten ska stämplas med ankomstdatum.
Utgående mejl
Mejl som är utgående och ska diarieföras bcc:as till diarium
wikimedia.se.
Digitala dokument
Digitala dokument som ska diarieföras mejlas till diarium wikimedia.se.
Se även
[[Kategori:Diarium]]