Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.
Josefine
Fixat!
Börja samordna resor.
Axel
Kontakta volontärer.
Axel
Fyra veckor innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen.
John
Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.
Josefine
Fixat!
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).
Axel
Fixat!
En vecka innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen
John
Fixat!
Påminn valberedningen om förslag
John
Fixat!
Catering
Axel
Fixat!
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet
Axel
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån
Josefine
Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet
Josefine
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen.
Josefine
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det.
Axel
Dagen innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet
Axel/Jenny
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer
Jenny
N/A
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet
Jenny
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.
Axel
Fixat!
Dagen för årsmötet
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Skylta till lokalen
Axel
Kontrollera logistiken (catering m.m.)
Josefine
Gör en säkerhetsgenomgång
Axel
Medlemsregistrering
Jenny
Placera ut give-aways och informationsmaterial
Jenny
Rigga kamera för livestreamvideo
Josefine
Städa upp i lokalen
Axel
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur.
Jenny
Skrivskydda protokollet
Jenny
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga signerande firmatecknare (underskriven och vidimerad kopia).
Jenny
Fixat!
Skicka ut utvärdering till deltagarna
Josefine
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna
Josefine
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)
Jenny
N/A
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med).
Jenny
Fixat!
Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2.
Jenny
Fixat!
1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang
Jenny
2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)
Jenny
Fixat!
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning
Fixat!
wikimedia.se