Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.
Försenat i år på grund av föräldraledighet m.m. Publicerat i tid inför årsmötet.
Budget bör fastställas
Verksamhetschef
Fixat!
Försenat i år på grund av föräldraledighet m.m. Publicerat i tid inför årsmötet.
Verksamhetsberättelse bör färdigställas
Verksamhetschef
Fixat!
Årsredovisning bör färdigställas
Verksamhetschef
Fixat!
Engelsk översättning av verksamhetsberättelse
Verksamhetschef
Fixat!
Inkomna motioner ska behandlas
Styrelse
Fixat!
Inga inkomna motioner
Dubbelkolla protokollet från förra året om något särskilt ska göras inför detta årsmöte
Fixat!
Eventuellt om John Andersson (WMSE) lyfter Wikipedia som hela Sverige som svar på "En åsikt lyfts om att hålla utbildningar ute i landet med fokus på redigering, för att fler ska få hjälp. Detta skickas vidare till kansliet."
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.
Eric + Josefine
Fixat!
Börja samordna resor.
Jenny
Fixat!
Kontakta volontärer.
Eric + Josefine
Fixat!
Påbörjat. Samordning av personal och volontärer behövs.
Fyra veckor innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen.
John
Fixat!
Den återkoppling som gavs agerades på innan årsmötet.
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.
Josefine
Fixat!
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).
Josefine
Fixat!
Tyvärr en del tekniska problem. Ny utrustning har köpts in för att bättre hantera det i framtiden.
En vecka innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen
John
Fixat!
Revisionsberättelse från verksamhetsrevisorn skedde enligt plan, inkl. påminnelse till medlemmar om möjligheten att höra av sig.
Påminn valberedningen om förslag
John
Fixat!
Flera kontakter skedde med valberedningen.
Fika?
Josefine
Fixat!
Beställt via Svaj café.
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet
Josefine
Fixat!
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån
Josefine
Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet
Josefine
Fixat!
På gång
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen.
Eric
Fixat!
Förbered:
Blogginlägg om nya styrelsen
Twitter + Facebook om nya styrelsen
Vad som händer under Wikipedia-dagen
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det.
Eric + Josefine
Fixat!
Dagen innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet
Fixat!
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer
N/A
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet
Fixat!
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.
N/A
Stryka till nästa år?
Dagen för årsmötet
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Skylta till lokalen
Fixat!
Kontrollera logistiken (catering m.m.)
Fixat!
Gör en säkerhetsgenomgång
Fixat!
Medlemsregistrering
Jenny
Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial
Axel
Fixat!
Rigga kamera för livestreamvideo
Fixat!
Städa upp i lokalen
Axel och Josefine
Fixat!
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur.
Jenny
Fixat!
Skrivskydda protokollet
Jenny
Fixat!
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga signerande firmatecknare (underskriven och vidimerad kopia).
Jenny
Fixat!
Skicka ut utvärdering till deltagarna
Josefine
Fixat!
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna
Josefine
Fixat!
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)
Jenny
N/A
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med).
Jenny
Fixat!
Ta kreditupplysning på de nya styrelsemedlemmarna. Antingen gör WMSE detta själv 1. (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll 2.
Jenny
Fixat!
1. Beställ Kreditupplysning via abonnemang
Jenny
Fixat!
2. Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)
Jenny
Fixat!
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning
Fixat!
styrelse.wikimedia.se