Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.
Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den.
Jenny
Fixat!
Börja samordna resor.
N/A
N/A
N/A
Kontakta volontärer.
N/A
N/A
N/A
Fyra veckor innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Revisorerna ska senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen.
John
Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.
Eric
Uppskjutet till hösten.
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).
Eric
Fixat!
Två veckor innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Påminnelse om att mötet äger rum. Detaljer kring hur man förnyar sitt medlemskap. Förtydliga att man måste vara medlem för att få rösta.
Handlingar till årsmöte finns på föreningswikin + länk.
Information om digital lösning – plattformsval och hur det kommer att fungera.
Går ut till alla medlemmar (ännu inte betalande och betalande).
Eric innehåll
Jenny utskick
Fixat!
Koordinera utskick kring Wikimediapriset, årsmötet och Wikipediadagen i sociala kanaler.
Eric
Fixat!
Kontrollera de tekniska förutsättningarna i lokalen (mikrofoner, streaming och så vidare).
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån
Eric
Fixat!
Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet
Eric
Fixat!
Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen.
Eric
Fixat!
Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det.
Eric
Fixat!
Utskick med länk till alla betalande medlemmar.
Jenny
Fixat!
Utskick till icke-betalande medlemmar: sista chansen fyra dagar innan.
Jenny
Fixat!
Påminnelse dagen innan till alla betalande. Utskick skickas ut till de senast inkomna betalande.
Jenny
Fixat!
Uppdatera betalningsloggar kontinuerligt under veckan för att få in alla sent inkomna avgi
Jenny
Fixat!
Dagen innan
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet
Jenny
N/A
N/A
Skriva ut möteshandlingar till mötespresidiet och funktionärer
N/A
N/A
N/A
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabb tillgänglig under årsmötet
Eric
Fixat!
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.
N/A
N/A
N/A
Dagen för årsmötet
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Skylta till lokalen
N/A
N/A
N/A
Kontrollera logistiken (catering m.m.)
N/A
N/A
N/A
Gör en säkerhetsgenomgång
Eric
N/A
Medlemsregistrering
Jenny / Josefine
Fixat!
Placera ut give-aways och informationsmaterial
Eric
N/A
Rigga kamera för livestreamvideo
Eric
N/A
Städa upp i lokalen
N/A
N/A
N/A
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
Uppgift
Ansvarig
Klart
Resultat
Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur.
Josefine
Fixat!
Justerat on-wiki.
Skrivskydda protokollet
Josefine
Fixat!
Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet
Inga bilder på själva årsmötet, pga digitalt. Möteshandlingar osv. ligger på Commons.
Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar
Jenny
Tittas på under juli/augusti
Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia).
Jenny
Fixat!
Skicka ut utvärdering till deltagarna
Eric
Fixat!
Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna
Eric
Fixat!
Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic (instruktion)
Jenny
N/A
Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med).
Jenny
Skickat till Swedbank, de andra bankerna kompletteras 6 juli.
Ta kreditupplysningar på de nya styrelsemedlemmarna detta görs antingen själv (via abonnemang) eller via Svensk Insamlingskontroll
Jenny
Fixat!
Beställ Kreditupplysning av Svensk Insamlingskontroll, antingen i samband med ansökan av förläning av giltighetstid för 90-konto, alternativt via ändringsblankett (kontakta dem för kompletterande frågor och pris för året)
Jenny
Fixat!
Beställ Kreditupplysning via abonnemang
Jenny
N/A
Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning
Jenny
Fixat!
Be nya styrelsemedlemmar presentera sig i ett blogginlägg
Fixat!
styrelse.wikimedia.se