Årsmöte 2020/Checklista för digitalt årsmöte
Bakgrund
På grund av Coronavirusutbrottet kommer årsmötet 2020 att behöva ske digitalt. Följande checklista beskriver vad kanslipersonalen kommer att behöva göra för att se till att själva årsmötet går så problemfritt som möjligt. Listan är inte fullständig, utan kan komma att behöva kompletteras allt eftersom.
3 april kommer berörd kanslipersonal att ha ett möte utifrån denna checklista för att se vad som eventuellt behöver läggas till.
| # | Att göra | Uppfyllt | Ägare av uppgift | Phabricator-task | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ta fram underlag för val av videokonferenstjänst | 
|
Josefine | T247938 | |
| 2 | Gör ett utskick till medlemmar om att årsmötet kommer att äga rum digitalt |
|
Maria | ||
| 3 | Ta fram underlag för hur omröstningsförfaranden kommer att gå till |
|
Josefine | T247938 | |
| 4 | Ta fram instruktioner i text för hur man ansluter sig till årsmötet |
|
Josefine/Eric | T247941 | |
| 5 | Skriv manus för video om hur man ansluter sig till årsmötet |
|
Eric | T247941 | |
| 6 | Gör video om hur man ansluter sig till årsmötet |
|
Josefine/Eric | T247941 | |
| 7 | Ta fram förslag till mötesordning |
|
Josefine/Eric | T248975 | |
| 8 | Förbered underlag till mötesordförande om digitalt årsmöte |
|
Josefine/Eric | T249001 + T248999 | |
| 9 | Ha möte och träning med mötesordförande |
|
Josefine/Eric | T248999 | |
| 10 | Förbered generalrepetition med styrelse och kansli |
|
Josefine/Eric | T249003 | |
| 11 | Håll generalrepetition med styrelse och kansli |
|
Josefine/Eric | ||
| 12 | Förbered process för att stämma av röstlängd, hur se till att alla är medlemmar innan årsmötet för att slippa behöva lägga tid på det under årsmötet |
|
Josefine/Eric | T249007 | |
| 13 | Förbered utskick om extra årsmöte ifall något fallerar under ordinarie årsmöte |
|
Josefine | T249008 | |
| 14 | Förbered möjligheter för medlemmar att testa tekniken innan själva årsmötet |
|
Josefine/Eric | ||
| 15 | Håll i dylika testtillfällen |
|
Josefine/Eric | ||
| 16 | Håll torsdagsfika via Zoom, för att låta kansli och ev. intresserad styrelse bekanta sig med verktyget. |
|
Josefine | ||
| 17 | Hur följs friendly space-policy under digitalt årsmöte? | Inspiration: https://meta.wikimedia.org/wiki/User:Raimund_Liebert_(WMAT)/Safe_space_policy_for_video_conferences | |||
| 18 | Under årsmötet: gå in och titta i länken till Zoom-mötet där man kunde testa att logga in för att se till att ingen av misstag lyckats gå in där. |
|
Funktionär under årsmöte |
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Få det justerat, först on-wiki och sedan i en utskriven pappersversion | Josefine |
|
|
| Skrivskydda protokollet | Josefine |
|
|
| Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet | Josefine | nej |
Uppdatera sidor om nya Funktionärer
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Arkivera föregående års funktionärer | Eric |
|
Se här |
| Uppdatera funktionärssidorna på andra språk: En, No, Pt, Ru, Fi | Historiker |
|
Se respektive sidor |
| Uppdatera uppgifter på Funktionärer#Styrelse | Eric |
|
|
| Uppdatera dokumentet Uppgifter om styrelsen på Drive (Kontaktuppgifter för styrelsen 2020) | Jenny |
|
|
| Uppdatera sidan Om oss på Wikimedia.se | Jenny |
|
Epost & Gsuite
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
Uppdatera vilka som får mail som går till listan för styrelse wmse-styrelse styrelse.wikimedia.se
|
John |
|
|
| Uppdatera vilka som får mail som går till listan för både styrelse och anställda wmse-all styrelse.wikimedia.se
|
Sebastian |
|
|
| Uppdatera vilka som får mail som går till valberedningen wikimedia.se
|
Sebastian |
|
|
| Uppdatera vilka som får mail som går till revisorer wikimedia.se
|
Sebastian |
|
|
| Skapa konto i GSuite (för alla nya förtroendevalda), inkl. sätta upp aviseringar | Sebastian |
|
|
| Uppdatera drivegrupp-styrelse (i G-Suite) med nya styrelseledamöter | André |
|
Wiki
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Eric | nej | ||
| Kontrollera om tabellen behöver uppdateras http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_chapters | Eric |
|
https://meta.wikimedia.org/w/index.php?title=Template:Wikimedia_chapters_composition&action=history |
| Uppdatera Medlemsavgift | Eric |
|
Övrigt
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Betala ut resersättningar | Stryks |
|
|
| Lägg upp bilder på Wikimedia Commons | Eric |
|
https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:Wikimedia_Sverige_-_%C3%A5rsm%C3%B6te_2020 |
| Beställ visitkort till nya styrelsemedlemmar | Jenny | nej | |
| Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). | Jenny |
|
|
| Skicka ut utvärdering till deltagarna | Josefine |
|
|
| Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna | Eric och Josefine |
|
|
| Om medlemsavgiften har ändrats. Uppdatera i Zynatic | André |
|
Jag (André) knep denna då instruktionerna även behövde uppdateras |
| Mejla en kopia av årsmötesprotokollet och och firmateckningsordningen till Swedbank. | Jenny |
|
|
| Om antalet ledamöter i styrelsen eller valberedningen har ändrats, uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ | Jenny |
|