Före
Början av december
Uppgift
|
Ansvarig
|
Klart
|
Resultat
|
Utse en ansvarig för anordnandet
|
John
|
Ja
|
Mia är ansvarig med stöd av Eric, John och Evelina
|
Bestäm datum, ort och lokal
|
John
|
Ja
|
27 april, Stockholm, Riksarkivet
|
Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt
|
John
|
Ja
|
Karin Linder
|
Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår)
|
John
|
Ja
|
Årsmöte 2019
|
Skriva eventuella motioner
|
Mattias
|
Ja
|
Årsmöte 2019/Motioner
|
Första styrelsemötet på året (20 januari)
Sex veckor innan
Uppgift
|
Ansvarig
|
Klart
|
Resultat
|
Utlysning av Wikimedia-priset samt Wikipedia-dagen
|
Mia/Mattias
|
Ja
|
Mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" skickades ut 2019-02-14 via medlemssystemet. Samma dag publicerades ett inlägg på Bybrunnen.
|
Skicka ut kallelsen till alla medlemmar. "Kallelsen skall innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar." Därtill information om motioner.
|
Mia
|
Ja
|
Mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" skickades ut 2019-02-14 via medlemssystemet.
|
Börja samordna resor
|
Evelina
|
Ja
|
Info om att de som vill ha resestöd ska mejla info stod i mejlet "Kallelse till Wikimedia Sveriges årsmöte 2019" som skickades via medlemssystemet 2019-02-14.
|
Uppföljning av beslut vid förra årsmötet och dess påverkan på årets årsmöte. (Livstidsmedlemskap samt deltagande på distans.)
|
John
|
Ja
|
Årsmöte 2019/Motioner
|
Fyra veckor innan
Uppgift
|
Ansvarig
|
Klart
|
Resultat
|
Inkomna motioner ska behandlas
|
Mattias
|
Ja
|
Årsmöte 2019/Motioner
|
"Revisorerna skall senast fyra veckor före årsmötet av styrelsen få tillgång till samtliga handlingar som skall ligga till grund för revisionsberättelsen."
|
John
|
Ja
|
|
Koordinera utskick i sociala kanaler med verksamhetsrevisorn.
|
John
|
Ja
|
Via medlemsutskick
|
En vecka innan
Uppgift
|
Ansvarig
|
Klart
|
Resultat
|
Påminn revisorerna om revisionsberättelsen
|
John
|
Ja
|
Finns i slutet av Årsredovisningen
|
Påminn valberedningen om förslag
|
John
|
Ja
|
Årsmöte 2019/Kandidater 2019
|
Fika?
|
Mia
|
Ja
|
|
Förslag till plats för träff före/efter årsmötet
|
Mia
|
Ja
|
|
Offentliggör adressen som det kommer att videostreamas ifrån
|
Mia
|
Ja
|
|
Dagen innan
Uppgift
|
Ansvarig
|
Klart
|
Resultat
|
Skriva ut senaste medlemslista eller säkerställ att medlemshanteringssystemet går att använda i lokalen för årsmötet.
|
Evelina
|
Ja
|
Skrev inte ut någon medlemslista, men gick igenom listan med anmälda på morgonen.
|
Skriva ut möteshandlingarna i ett exemplar och se till att en digital kopia av handlingarna finns tillgänglig offline.
|
Evelina
|
Ja
|
Filen Årsmöteshandlingar 2019.pdf i Drive.
|
Färdigställa nödvändiga presentationer, kopiera alla dokument som kan behöva visas på projektorn på ett dator/usb-minne så att de finns snabbt tillgängliga under årsmötet.
|
Evelina
|
Ja
|
|
Ta fram mobilen som används för betalningar med Izettle, ladda den och gör de uppdateringar som behöver göras.
|
Evelina
|
Ja
|
|
Dagen för årsmötet
Uppgift
|
Ansvarig
|
Klart
|
Resultat
|
Skylta till lokalen
|
Mia
|
Skyltarna fanns men förstördes på vägen till lokalen.
|
|
Kontrollera logistiken (catering m.m.)
|
Mia
|
Klart
|
|
Gör en säkerhetsgenomgång
|
Mia
|
Klart
|
|
Medlemsregistrering
|
Evelina
|
Klart
|
|
Placera ut give-aways och informationsmaterial
|
Evelina
|
Klart
|
|
Rigga kamera för livestreamvideo
|
Eric
|
Klart
|
|
Städa upp i lokalen
|
Eric, Evelina, Mia
|
Klart
|
|
Efter