WikiGap/Tidsplan för WikiGap och WikiGap Challenge
Tidsplan för WikiGap och WikiGap Challenge |
Oktober
WMSE har en dialog med UD gällande WikiGap och WikiGap Challenge och förutsättningarna för att arrangera kampanjen igen.
November
UD tar kontakt med tredje part i Stockholm (tidigare KTH) tillsammans med WMSE. Projektledaren funderar över om vi vill arrangera event i andra städer också och vilka dessa medarrangörer i så fall skulle kunna vara. Kanske att exempelvis gruppen i Göteborg också skulle vilja ha ett event den åttonde mars?
December
WMSE skapar en sida på Meta med den information som organisationer inom Wikimedia-rörelsen och volontärer behöver om kampanjen. Man skapar också en sida där man anmäler sitt event på Meta.
Wikimedia Sverige gör också ett kortare, väldigt översiktligt utskick (gärna med ett bildmaterial) till de som tidigare varit engagerade i WikiGap men också till olika aktuella maillistor med en uppmaning till engagemang och deltagande samt kortfattad information om kampanjen och en länk till sidan på Meta.
WMSE träffar UD och våra lokala organisatörer för att bestämma ett program för det nationella eventet samt när informationen och inbjudan om det skall gå ut. Tillsammans ser man över möjligheten att få kontakt med studentambassadörer. Man postar också ett första inlägg i sociala medier om att kampanjen kommer att genomföras.
UD informerar sina ambassader om kommande kampanj och vilken arbetsinsats som krävs av dem. Det vore mycket bra om detta utskick innehåller det uppdaterade informations och marknadsföringsmaterialet.
Januari
Wikimedia Sverige skapar en kampanj på Dashboard (där alla projekt/event skall registreras av de lokala organisatörerna) och lägger till länken till dashboarden på landningssidan för WikiGap på Meta.
Man skapar också en ny sida för WikiGap Challenge 2020. Det är viktigt att inte glömma bort att diskutera hur poängsättningen skall gå till och vilken typ av redigeringar som skall prioriteras framför andra under tävlingen. Det är också bra att tidigt bestämma vilka priserna skall vara 2020. Det kanske blir svårt att matcha 2019 på grund av Wikimania.
WMSE gör också ett nytt utskick till Wikimedia-organisatörerna i andra länder i mitten på januari. Se gärna utskick från 2018 och 2019. Det är viktigt att man inte glömmer bort att vara mycket tydlig med var de skall anmäla sig och hur de gör det ( på eventlistan på Meta, på dashboarden samt att vi gärna vill att de återkopplar med sina kontaktuppgifter). Det är också bra att ge exempel på vad WMSE kan bistå med men också vad vi inte kan bistå med. Tydligheten i utskicket gör att man undviker extraarbete i form av olika påminnelser. I utskicket bifogar också projektledaren informationen om WikiGap Challenge och uppmuntrar organisatörerna till att publicera förslag på artiklar att redigera på WikiGap Challenge.
WMSE tar kontakt med Wikimedia foundation för att se om de kan lyfta kampanjen i sina sociala medier och öka synligheten runt den. Kanske också att man skriver ett inlägg med fokus på att det blir ett WikiGap men att detta inte är den enda kampanjen där vi (Wikimedia-rörelsen) slår ett slag för jämställdhet - eftersom vi fick kritik för detta under 2019.
Om UD inte redan skickat ut sitt uppdaterade informationsmaterial till WMSE och svenska ambassader runt omkring i världen så görs detta under januari månad. När WMSE fått ta del av detta så uppdaterar vi materialet där så behövs. Man postar också ett första inlägg i olika sociala medie-kanaler om att kampanjen kommer att genomföras.
Projektledaren bjuder in en person som kan berätta om vad som är viktigt att tänka på i samband med att man har skrivstugor där många personer vill skriva på engelskspråkiga Wikipedia.
De på kansliet som skall vara med och arbeta under eventet träffar ovanstående person och får vid samma tillfälle mer information om hur eventet skall gå till.
Projektledaren börjar också att förbereda eventet mer i detalj genom att fråga efter volontärer till eventet. Riktar sig både till de som varit med tidigare och nya volontärer. Gör detta på personers diskussionssida men också via ett inlägg på Bybrunnen där man länkar in till eventsidan och beskrivningen av volontäruppdrag.
Februari
Inbjudan och uppmaning om deltagande i eventet går ut i olika kanaler. Detta ombesörjde KTH och UD 2018 och 2019. Det som är viktigt här är att inbjudan som går ut också innehåller någon form av fråga som klarlägger på vilken språkversion av Wikipedia som man vill redigera.
Projektledaren arbetar med och färdigställer eventsidan för vårt eget event på vår Wiki. Samma person lägger in eventet på Wikiträffar och skriver om det på Bybrunnen samt skapar FB-event. Hen ber också om hjälp med att ta fram lämpliga artiklar. Detta görs utifrån tanken om att det antagligen är så att det kommer många personer som vill redigera på andra språkversioner än svenska (även om man också självklart skall vara förberedd på att det kommer många som vill redigera på svenska versionen av Wikipedia).
WMSE utbildar studentambassadörerna (minst två till tre tillfällen - tänka möjlig volontärrekrytering) och eventuellt volontärerna (det beror på vilka som kommer att vara volontärer). Informerar dem i god tid om tid och plats för kommande event. Man gör också en tydlig plan både för att marknadsföra kampanjen och eventet /eventen i Sverige.
Ett tredje och sista utskick görs till organisatörerna utomlands. Utskicket påminner man om dashboarden, kontaktuppgifter, WikiGap Challenge och delande av engagemang i sociala medier.
WMSE har hela tiden en dialog med våra organisatörer internationellt.
Projektledaren förbereder packlista inför eventet och har återigen, i slutet av månaden, ett förberedande möte med de i kansliet och genomgång av körschemat inför åttonde mars. Samma person har också en avstämning med UD och tredje part inför eventet den åttonde mars.
Projektledaren informerar också volontärerna om vilka förväntningar vi har på dem och får feedback om vad de vill få för information från WMSE. Beroende på vilka volontärer som kommer att vara engagerade så behöver man ge dem olika mycket information.
Projektledaren håller också i kontakten med med bibliotekarierna inför eventet och ber dem uppdatera förslag på olika typer av referenslitteratur (gärna också engelskspråkig sådan) samt ser över vad vi vill kunna dela ut för merch på plats.
Mars
Projektledaren färdigställer informationen som skall delas ut på plats under eventet ( information om Wifi och referenslitteratur till exempel ) samt tänker igenom hur de olika stationerna skall byggas upp på eventet. Det görs också en plan för inlägg i sociala medier under dagen och vem som ansvarar för den under eventet samt att man delar ut ansvaret för vem som fotografera och ladda upp det till commons under eventet?
Presentationerna inför eventet förbereds av WMSE samt det summerande talet som skall hållas i slutet av eventet. Detta skall antagligen presenteras på engelska och skall ske i dialog med John, UD och den lokala organisatören. Det beror lite på vilka de andra talarna blir och vad det är som vi vill lyfta fram.
Gällande den internationella kampanjen skickar projektledaren ut en sista påminnelse till alla organisatörer om att de skall anmäla sig på dashboarden (internationellt).
Efter vårt event återkopplar projektledaren till tredje part och UD gällande statistik från eventet och tredje part skickar ut en utvärdering till de som deltagit.
WMSE fortsätter att ha en dialog med de internationella organisatörerna också efter den åttonde mars och man följer upp kampanjen genom att posta inlägg om WikiGap i sociala medier.
Det är i stort sett nu arbetet med WikiGap Challenge börjar. Projektledaren ger feedback genom en tävlingsblogg på sidan på Meta samt håller koll på diskussionssidan för att se om någon har några undringar över saker och ting.
Projektledaren gör en utvärdering av WikiGap-eventet tillsammans med övriga inblandade på kansliet och kallar till en kortare utvärdering tillsammans med UD och tredje part.
April
Det görs ett tillkännagivande av vinnarna i tävlingen. De informeras om sin vinst och resultatet läggs ut på Meta (se hur det såg ut 2019). Kontaktuppgifterna från vinnarna samlas in för att vi skall kunna skicka ut deras priser. Detta kommer man antagligen behöver göra vid flera tillfällen eftersom man inte får svar från alla.
Projektledaren skriver ett blogginlägg om både WikiGap och WikiGap Challenge och gör avslutningsvis en egen utvärdering av WikiGap 2020.