Verksamhetsplan 2013/Den rullande studiecirkeln

Bakgrund

Projekt:Wikibussen – Den rullande studiecirkeln bygger på ett flertal gamla projektidéer som inte blivit genomförda ännu och projektet innehåller därtill även flera nya delar. Projektet inkluderar beprövade koncept som är en integrerad och välfungerande del av WMSEs nuvarande arbete, men många av koncepten sker i ett delvis nytt format och integrerar nya innovativa aspekter. Projektet kombinerar detta med ett av Europeanas mest framgångsrika koncept genom tiderna och en del projekt som skett i andra Chapters, men aldrig ännu prövats i Sverige.

På grund av omfattningen och komplexiteten av projektet är en pilotstudie nödvändig. Kunskap från andra chapters, organisationer och företag bör inhämtas för att undvika att begå onödiga misstag och se till att när investeringarna väl sker så köps rätt saker in, personalen har rätt kompetens och förståelse för vad som förväntas, färdvägar och delprojekt har utarbetats och inledande kontakter med samarbetspartners har genomförts samt material för studiecirklarna har skapats.

I korthet går projektet ut på att en minibuss hyrs eller köps in (likt idén med Wikibussen) och dekoreras med Wikimedia- och Wikipedia-logon på sidorna, och därigenom fungera som en rullande reklampelare. Bussen utrustas Wifi, några laptops, utrustning för inscanning av olika objekt, kameror, informationsmaterial, streetpanels och annat smått och gott. Det är också möjligt att börja i liten skala med bara en släpvagn, som Sveriges Hembygdsgårdars riksförbund har gjort.

Science Exhibition Bus - Kolkata 2012-01-21 8499

Om pilotstudien visar på att ett genomförande är möjligt skulle bussen kunna befolkas av två-fyra personer som reser runt i landet, under två till fyra veckor i stöten, från tidig vår till sen höst och med bussen som bas antingen varierar olika event baserat på vad projektledaren och lokala partners finner lämpligt, alternativt har olika teman under olika månader. Beteckningen "Den rullande studiecirkeln" kommer således både av att studiecirkeln har en buss som utgångspunkt, men även för att temat för verksamheten rullar på och växlar efter ett i förväg bestämt schema.

Fokusområden

Inom ramen för projektet kommer ett flertal typer av verksamheter bedrivas. När och var verksamheterna skall bedrivas beslutas av projektledaren baserat på den inledande förstudien samt den realitet gruppen verkar inom.

• Digitalisering av privatpersoners samlingar – Vi bygger vidare på Europeanas framgångsrika koncept med digitaliseringen av material från första världskriget. I det här projektet kommer vi dock att satsa på att digitalisera material med koppling främst till den lokala historien på de orter vi besöker då detta material annars riskerar att förloras. Detta då det är lågprioriterat och det saknas ett nationellt digitaliseringsprojekt som arbetar för att strukturerat bevara lokalhistoria; alternativt kan andra lämpliga teman som identifierats av projektledaren fokuseras på. Målet är att vi genom samarbeten med lokala GLAM också få tillgång på experter som kan hjälpa oss att beskriva objekten och därigenom underlätta kategorisering och kontextualisering av dem.
• Digitalisering av lokala GLAMs samlingar – det går att digitalisera, eller åtminstone undersöka möjligheten att digitalisera, lokala museers samlingar, samt material som bibliotek, hembygdsföreningar och andra lokala organisationer kan tänkas ha. Dessa organisationer kan sakna resurser eller den tekniska och juridiska kompetensen som behövs för att själva göra detta. Detta kan ske på två sätt: (1) genom att vi lånar dem scanners från teknikpoolen till dem under ett antal månader; eller (2) att vi hjälper dem att ordna "digit-a-thons" (jepp, det är ett nytt koncept :) där vi bjuder in volontärer att hjälpa till att digitalisera samlingarna under några timmar och tar med oss den nödvändiga utrustningen och expertisen.
• Workshops – vi utbildar då personer på orten som kan vara intresserade hur man redigerar artiklar, fotograferar eller programerar (beroende på vilka vi samarbetar med på orten).
• Editathon – bussen stannar till vid olika bibliotek och där genomförs editathon med något i förväg bestämt tema. Deltagarna kan vara en blandning av nya och gamla Wikipedianer.
• Fotosafari/wikiexpedition – bussen kan användas som utgångspunkt, men även för att köra runt volontärer som inte själva har bil, för fotosafaries i närområdet. På det sättet skulle vi systematiskt kunna beta av Sverige småorter, vilket har framlagts som ett område där föreningens insatser skulle behövas för att uppfylla full täckning inom överskådlig framtid. Idealt bör listor med lämpliga fotoobjekt skapas av lokala förmågor/organisationer och lokala personer bör om möjligt engageras som guider för att skynda på arbetet på plats.
• Samarbeten – väl på plats kan vi söka upp och diskutera möjliga framtida samarbeten med GLAM, utbildningsinstitutioner samt andra lokala organisationer och institutioner.

Vid varje event kommer insatser att göras för att värva nya föreningsmedlemmar.

Mål

De övergripande målen med projektet är:

1. Bättre täckning av artiklar och material på Wikipedia kultur i hela Sverige.
2. Volontärer och ökad kapacitet i andra regioner än storstadsregionerna som kan skriva om Sveriges kultur.
3. Samarbeten med mindre GLAM, mindre kommuner, organisationer och andra aktörer utanför storstadsregionerna.
4. Ökad medvetenhet om Wikimedia Sveriges arbete och bättre nationell kännedom om Wikimedias olika projekt.
5. En ökad hastighet av digitaliseringsinsatserna på mindre GLAM och av privatpersoners samlingar.

Se kapitel ZZ, XX samt YY för detaljerad information om projektmålen och hur de hänger samman med WMSEs verksamhetsplan och strategier. LISTAN HÄR MÅSTE KOPPLAS SAMMAN BÄTTRE MED DE ANGIVNA MÅLEN I KAPITEL 2 - GENOMFÖRANDEPLAN AV PROJEKT WIKIBUSSEN – DEN RULLANDE STUDIECIRKELN!

Mål 1: Att öka den lokala närvaron samt den geografisk spridning på vårt material

Wikimedia bör arbeta för att sprida föreningens verksamhet utanför storstadsregionerna och hjälpa lokala wikipedianer/wikimedianer i deras arbete. Vissa geografisk områden är bra täckta med bilder och artiklar, andra betydligt sämre. Det är en viktig uppgift för projektet att uppmuntra att bilder tas i områden där det saknas bilder på Wikimedia Commons och att artiklar om geografiska platser och lokala event beskrivs. Viktiga punkter för att förverkliga en ökad lokal närvaro och få nya bidrag består av att:

• genomföra lokala evenemang;
• bygga upp ett nätverk runtom i Sverige med wikipedianer och andra intresserade som kan anordna lokala arrangemang;
• bygga allianser med lokala GLAM-institutioner, fotoklubbar och organisationer;
• marknadsföra evenemanget gentemot lokala medier.

Genom Wikibussen – Den rullande studiecirkeln' ges en plattform för att uppnå detta mål. Efter pilotstudien är målet att åtminstone 2 mindre orter skall besökas i veckan med aktiviteter och samarbeten.

KOPPLA VARJE MÅL TILL VERKSAMHETSPLAN OCH STRATEGIN

Detta mål är bland annat i linje med förslag som Verksamhetsplan 2013/Hela Sverige är fantastiskt och återknyter till punkt XX, ZZ samt YY i Strategin.

Mål 2: Nya och fördjupade samarbeten

Viktiga punkter är:

• utveckla samarbetet med befintliga samarbetspartner.
• hitta samarbetspartner på lokal och regional nivå för att genomföra eventen och nå så stor spridning som möjligt.

WMSEs tidigare erfarenhet pekar på att det kommer att finnas ett stort intresse att samarbete med att genomföra eventen och även inleda långsiktiga samarbeten. Detta tar dock tid och det kräver oftast att de andra organisationerna får chansen att tänka igenom det hela under någon månad. Därför har de mest centrala organisationerna redan kontaktats under förstudien. Detta mål är i linje med punkt XX, ZZ samt YY i Strategin.

Mål 3: Mediaexponering

Wikiexpeditioner och Europeanas projekt visar att chansen att få ett oerhört stort genomslag i media är hög. Detta vore mycket givande för föreningens branding och kan hjälpa föreningen att öka medlemsantalet vilket i sig, utöver en större pool av volontärer, även underlättar vid ansökandet av vissa fondmedel och nya samarbeten med andra organisationer. För att nå så många som möjligt och enklare nå ut till media kan det vara värt att Wikibussen kommer till bygden när exempelvis festivaler och andra event äger rum och delta där.

Detta mål är i linje med punkt XX, ZZ samt YY i Strategin.

Erfarenheter från andra liknande projekt att lära av

Europeana 1914-1918

I ett Europeanas mest framgångsrika projekt reste de runt i flera länder och digitaliserade privatpersoners material som hade koppling till första världskriget. Materialet laddades därefter upp på en specialiserad portal, under en fri licens, och varje digitalisering försågs med detaljerad metadata. Europeanas projekt hade ett oerhört stort genomslag i media och hundratals tidningsartiklar har skrivits om det ännu pågående projektet. Det har även lett till att 10 000-tals objekt digitaliserats, däribland guldkorn såsom ett tidigare okänt brev från Adolf Hitler. Processerna och arbetet med projektet Europeana 1914-1918 bör studeras noggrant och ett eller flera studiebesök med intervjuer bör ske med deras personal och projektledare.

Wikiexpeditioner

Wikimedia Polski har genomfört ett flertal så kallade wikiexpeditioner där en grupp wiki(p|m)edianer fokuserar på en region i Polen och dokumenterar denna, framförallt genom fotografier men även genom att inleda samarbeten med lokala institutioner. Konceptet har varit mycket framgångsrikt i Polen, men har inte prövats på speciellt många andra platser utanför Polen och så inte heller i Sverige. De polacker som anordnat dessa wikiexpeditioner bör kontaktas och projektledaren bör delta på minst en wikiexpedition för att praktiskt pröva på hur wikiexpeditionerna anordnas.

Företag

Även företag såsom de telecombolag som reser runt på turnéer för att presentera sina produkter för att lära oss hur de lägger upp arbetet, vilka avtal de har, hur de får arbetarna att fungera tillsammans och uppskatta arbetet.

Antikrundan

Antikrundan bör kontaktas och besökas för att lära av deras erfarenheter med att interagera med stora mängder med privatpersoner med ett specifikt syfte och hur de sprider information om att de är på väg.

Pilotstudie för att testa konceptet

Utöver att samla in andra organisationer och företags erfarenheter måste materialet för studiecirklar, workshops och övriga koncept utvecklas och dessa måste därefter prövas i en mindre pilotstudie med en hyrd buss.

Tidsplan

Pilotstudien startar med planering under sommaren. Genomförandet sker sista veckan i augusti 2013. Under september sammanställs erfarenheterna.

Mål med pilotstudien

Övergripande är målen med pilotstudien att få praktisk erfarenhet av ett genomförandetillfälle. Detta för att få en ökad kunskap inom organisationen om de olika momenten och utarbetande av best practice. Målen är:

1. En skriftlig rapport om vad som krävs för att realisera projektet i större skala;
   1. Den ska bland annat innehålla en budget och plan för inköp samt nödvändiga förändringar av utrustningen;
2. Genomföra två skrivstugor med minst tio nya skribenter
3. Initiera 50 samtal
4. Skapa kontakter med 3 nya institutioner

Dessa knyter an till strategi IV.1 och målen; att öka antalet proaktiva berättelser om Wikimedia i media och att öka den allmänna kunskapen om hur Wikipedia fungerar.

Budget/personal

• Löner: 65 000 kr
• Informations- och PR-material: 8 600 kr
• Resekostnader: 1 000 kr x 5 = 5 000 kr
• Hyra av buss: 1 500 kr x 5 = 7 500 kr
• Övernattningar: 800 kr x 12 = 9 600 kr
• Traktamenten: 220 kr x 15 = 3 300 kr

Totalt: 99 000 kr

Genomförande

Pilotstudien kommer att ske i Kalmar. Vi har redan en del samarbeten genom Wikipedia i utbildning och fler kontakter på gång där. Det kommer att göras yttre och inre kommunikation av projektet och vad som är på gång genom sociala medier, wikis och media. På plats kommer dels skrivstugor att arrangeras tillsammans med samarbetspartners på plats. Kontakter med lokala institutioner kommer att tas. Under övrig tid kommer bussen att stå på lämpliga platser (exempelvis torg) för att skapa kontakter med allmänheten.

Expandering

Noggrant beaktande bör tas i varje steg för att bedöma möjligheter för både internationalisering såväl som expandering av konceptet för att få ut mesta möjliga effekt av förstudien. Framtida möjligheter och begränsningar bör tydligt redovisas i en slutrapport och presentationer bör ske på olika relevanta nationella och internationella konferenser om projektet och dess utveckling.

Genomförandeplan av Projekt:Wikibussen – Den rullande studiecirkeln

Efter att förstudien avslutats kommer huvudprojektet att genomföras med start i oktober 2014??? under en period av tolv (12) månader. Resor med bussen kommer att ske under 2-4 veckor i stöten varvat med ledighet för att personal och volontärer skall ha en chans att vila ut och samla nya krafter. Projektledaren kommer under förstudien att undersöka olika möjligheter för boendealternativ för personalen. Exempelvis om inköp eller hyra av en husvagn vore ett möjligt alternativ till boende på vandrarhem eller hotell för personal och volontärer som åker med i bussen. Totalt kommer övrig deltidspersonal att behövas vid 8 resetillfällen per år. Vid de tillfällena kommer personalen att jobba mycket intensivt under ett par veckor för att därefter beredas ledighet under ett par veckor, allt efter ett i förväg uppställt avtal.

SMARTA mål under varje projektmånad då bussen rullar

RIMLIGT?

• 4 orter besökta med minst 4 tillhörande event.
• Samarbeten med minst 2 lokala organisationer/GLAM för att genomföra eventen.
• 0,5 samarbeten med lokala museer och arkiv om långsiktigt samarbete.
• 0,5 samarbeten med lokala utbildningsinstitutioner om långsiktigt samarbete.
• 100 personer har utbildats hur Wiki(p|m)edia fungerar.
  • Minst 30 av dem fortsätter att bidra regelbundet.
• 40 nya eller utökade artiklar om lokala företeelser eller platser.
• 500 nyuppladdade bilder på Wikimedia Commons.
  • Minst 10 olika småorter fotograferade direkt under veckan (genom att lokala förmågor ges konkreta uppgifter hur de kan fortsätta bidra kommer fler orter att illustreras även efter att bussen lämnat orten).
  • Minst 5 nyuppladdade bilder får någon form av kvalitetsmarkering på Wikimedia Commons.
• 100 nya digitaliserade objekt.

Budget/personal

1. En heltidsanställd projektledare som inledningsvis bedriver en pilotstudie och därefter har ansvaret för projektets genomförande och dagliga såväl som övergripande planering.
2. En deltidsanställd eller volontär med erfarenhet av redigering på Wikipedia/editathon.
3. En deltidsanställd eller volontär med erfarenhet av fotografering, uppladdning av bilder på Wikimedia Commons och idealt av fotosafaris.
4. En deltidsanställd eller volontär med erfarenhet av digitalisering, OpenStreetMap eller de övriga Wikimedia-projekten.

• Löner:
  • 600 000:- (30 000 i lön x 1 + sociala avgifter etc. (cirka 50 000:-/månaden) i tolv (12) månader).
  • 720 000:- (25 000 i lön x 3 + sociala avgifter etc. (cirka 120 000:-/månaden) i sex (6) månader).
  • Total: 1 320 000:-
• Traktamenten: 70 000:- (700:- per dag/person x 20 dagar x 5 månader)
• Inköp av minbuss/äldre vanlig buss: 100 000:-
• Fix av buss: 10 000:- (logos, fix med inredning för utrustningen etc.)
• Tryckning av informationsmaterial: 10 000:-
• Teknikpool på bussen: 150 000:-
• Diesel: 50 000?
• Scanners att kunna dela ut vid samarbeten med lokala GLAM: 50 000

Total: 1 760 000:-

Externa bidrag

• Studieförbunden?
• Digisam?
• Hembygdsföreningarna?
• .Se?
• Chelha?
• Lokala GLAM?
• De kommuner/landsting vi fokuserar på?
• Lista över bidrag att söka

Se även

• Ansökan till Kulturbryggan för pilotstudie
• /Projektfakta