Verksamhetsberättelse 2023/Story: Förutsättningar för ett ökat nationellt insamlingsarbete och medlemsvärvning

I den här storyn berättar vi om vårt arbete med att lägga de grunder som behövs när vi ökar våra ansträngningar med att värva nya medlemmar, samt samla in fler gåvor, till föreningen. De system, rutiner och plattformar vi använder idag har historiskt räckt för våra behov men är i vissa fall underutnyttjade eller skalar dåligt när antalet medlemmar och gåvor ökar. Genom att utveckla denna kapacitet kan vi bättre serva våra medlemmar, skapa engagemang samt intresse för att ekonomiskt stödja föreningen på både kort och lång sikt. Genom att öka kännedomen om varumärket och vårt medlemsantal stärks föreningens påverkansarbete samt möjligheten att säkra medel från en del finansiärer. Det material vi tagit fram kommer att spridas till våra systerföreningar för att minska deras anskaffningskostnader av CRM-system.

Insatsen har huvudsakligen fokuserat på tre spår, byta till ett nytt system för medlems- och givarvård (CRM), förbereda vår webbplats wikipedia.se för att kunna bli en del av vårt värvnings- och insamlingsarbete samt att genomföra en insamlingskampanj med fokus på att värva medlemmar och testa budskap.

Föreningen använder idag ett enklare CRM för medlemshantering, medlem.wikimedia.se men hanterar merparten av gåvorna, och flera aspekter kring medlemskap, manuellt. Som innehavare av ett 90-konto är föreningen även ålagd strikta rapporteringskrav som idag kräver manuell sammanställning och rapportering. Detta arbetssätt är inte hållbart om antalet medlemmar och givare ska öka signifikant, och under 2022 påbörjade vi därför arbetet med att identifiera ett nytt system.

Under 2023 tog vi arbetet vidare genom att ta kontakt med andra Wikimediaföreningar både för att få en insyn i vilka CRM-lösningar de har valt, men även för att bättre förstå hur de gick tillväga när de valde system. Vad vi dock snabbt upptäckte var att det fanns begränsade möjligheter att samarbeta internationellt kring dessa lösningar då CRM-system för insamling ofta måste utformas speciellt för det land man verkar inom. Fokus blev istället att identifiera de lösningar som idag används av de ideella organisationer i Sverige som arbetar med insamling. För detta utgick vi från vår kravspecifikation, samtal med kontakter inom svenskt civilsamhälle, inklusive Giva Sverige, samt genom den interna erfarenhet av olika system.

För de kandidater som som tagit sig igenom en första gallring, utifrån funktionalitet, kostnad och att systemen skulle vara väletablerade, tog vi sedan möten för att få demonstrationer av systemen, diskutera hur en implementering skulle se ut för oss och slutligen ta in en offert. Vi bröt sedan ner vad dessa system erbjöd och vad de kostade för att enklare kunna jämföra lösningarna mot varandra. Vi tittade särskilt på hur kostnaderna påverkas utifrån antalet medlemmar och gåvor, samt på skillnaderna mellan den inledande implementationskostnaden och de årliga löpande kostnaderna som sedan följer. Under denna process hade vi löpande diskussioner med kandidaterna för att få ytterligare förtydligande.

Då den initiala implementationskostnaden i flera fall är signifikant har vi sökt medel från WMF för att täcka denna aspekt av kostnaderna för ett systembyte. Ett underlag har lämnats in och vi förväntar oss en uppdatering under mars. Utifrån beskedet om dessa medel kommer en av kandidaterna att väljas ut under våren 2024. Tillsammans med dem sätts en tidsplan för driftsättning av det nya systemet samt migration av den information vi har i våra tidigare system. Internt kommer detta att kräva dels träning i det nya systemet samt att vi ser över alla rutiner kopplade till medlemmar, givare och volontärer. Flöden för givarresor behöver därefter sättas upp och löpande utvärderas för att se hur de bäst kan anpassas för både existerande samt nya givare och medlemmar.

Under andra halvan av 2023 genomfördes därför också en större värvningssinsats. Två F2F-kampanjer genomfördes där värvare genom kvalitativa samtal spred kunskap om föreningen, med syfte att rekrytera nya medlemmar. De resurser som utvecklades analyserades tillsammans med resultatet för att ha goda verktyg och metoder redo för framtida insamlings- och värvningskampanjer när det nya CRM-systemet är i drift.

Den första kampanjen genomfördes under sommaren då fyra värvare var aktiva på gator och torg runt om i Stockholm och Uppsala. Sommarens kampanj var lyckad utifrån att föreningens budskap och namn spreds till totalt 216 personer varav åtminstone 34 stycken blev nya medlemmar. En utmaning i värvningssituationer ute på stan är att en värvare snabbt behöver bygga upp ett så pass stort förtroende och engagemang för föreningen att den de samtalar med direkt ska vilja bli medlem. En utmaning vi mötte här var att vår förening inte är så känd, vilket troligtvis påverkade utfallet.

Under hösten fortsatte en lågintensiv kampanj där en av värvarna arbetade i Lund några timmar i veckan. Fokus var att värva universitetsstudenter, att testa föreningens budskap på ett universitetsområde samt att se om det var möjligt att arbeta ensam som värvare. Det senare var ett experiment inte bara för oss utan för F2F i stort och särskilda riktlinjer för säkerhet togs fram specifikt för detta experiment, vilket till exempel kräver att annan kanslipersonal är tillgänglig under värvarens arbetstider. Utmaningen med att värva ensam visade sig dock för stor och vid årsskiftet avbröts kampanjen efter att ha resulterat i 33 samtal och fem nya medlemmar. Båda kampanjer gav många lärdomar som vi tar med oss till framtida F2F-kampanjer men som också kan informera de digitala kampanjer som vi planerar under 2024.

Ett förberedande steg för de digitala kampanjerna är ett förnyat fokus på webbplatsen wikipedia.se som föreningen äger sedan 2012, men som främst har använts som ett alternativt sökfönster för Wikipedia på de i Sverige vanligast talade språken. Med i snitt 1 000 besökare om dagen är det en av de mest välbesökta ytor där föreningen kan rekrytera eller nå ut med sitt budskap. Även om en del mindre experiment har genomförts tidigare har webbplatsen på det stora hela varit eftersatt.

Webbplatsen wikipedia.se var inte så snygg i mobilen...
...så vi gjorde om den från grunden.
Desktopversionen behövde också en uppfräschning.
Nu ser den inte bara modernare ut, utan sänder också ett tydligare budskap om Wikimedia Sverige.

Insatsen inleddes med att webbplatsen gjordes om från grunden. Den nya versionen bygger på wikipedia.de, utvecklad av WMDE. Sökfunktionaliteten har behållits, men utseendet har moderniserats, säkerheten på webbplatsen har höjts och den fungerar nu betydligt bättre om man besöker den i sin mobiltelefon. Den andra förändringen var att lägga grunderna för att kunna visa en banner på webbplatsen på ett sätt som ger dem synlighet utan att begränsa sidans användbarhet. En viktig aspekt av förberedelserna med att stödja en banner var att dessa ska gå att lägga in utan att en tekniker ska behöva göra förändringar på webbplatsen.

Grunden är nu på plats och föreningens wiki kan användas för att skapa det banner-innehåll som ska visas. För att ta fram innehållet kommer vi under 2024 att söka aktivt stöd från gemenskapen och kollaborativt utveckla innehållet. Tanken är att alla, även utan tekniskt kunnande, ska kunna bidra till att utforma det budskap som syns på wikipedia.se. Genom dessa förbättringar kan nu wikipedia.se vara en del av den bredare digitala kampanj för insamling och medlemsvärvning som kommer att lanseras under 2024. Håll ett öga på wikipedia.se på föreningswikin för mer information.