Verksamhetsberättelse 2019/Fail Fest: Att själva drifta våra verktyg

I denna Fail Fest beskriver vi våra strävanden och lärdomar kring vår IT-infrastruktur och de kostnader som uppstår i samband med specialiserade uppgifter för en organisation så liten som Wikimedia Sverige.

Precis som alla organisationer som arbetar med datorer använder Wikimedia Sverige ett stort antal verktyg för att lösa olika uppgifter. Dessa omfattar allt från vår webbplats och föreningens wiki till verktyg för att samarbeta över dokument till administrationsverktyg. En organisation kan, beroende på sin storlek, typ och fokus, välja att själv drifta några av dessa verktyg. Detta har flera fördelar: man har mer kontroll över data, man kan fritt välja och anpassa systemen, och man kan välja mjukvaror med öppen källkod. Å andra sidan innebär det ökade krav och arbetsinsatser; man behöver personal som kan ta hand om systemen, vilket innebär att installera dem, att regelbundet underhålla dem och att i rättan tid åtgärda eventuella fel.

På Wikimedia Sverige har vi haft flera system inhysta på inhyrda servrar, men under de senaste åren har vi flyttat en del av dem till externa aktörer. Anledningen är att vi har inte kunnat underhålla dem med vår nuvarande personalstyrka. Några av systemen inrättades av tidigare volontärer och konsulter vilka, när de lämnade organisationen, tog de nödvändiga kunskaperna med sig. I avsaknad av gedigen dokumentation och/eller kunskapsöverföringsrutiner var de återstående tekniska anställda tvungna att börja om från början när något gick fel. I en sådan situation kan felsökning ta lång tid, i synnerhet när mjukvaran är specialanpassad till våra behov. Detta ledde till några incidenter där vi blev medvetna om våra systems dåliga skick, inklusive en hackerattack på vår hemsida.

I samband med att GDPR trädde i kraft var vi tvungna att genomföra flera åtgärder, såsom att byta till en ny molntjänst. Vi iordningställde en instans av Nextcloud som också skulle kunna användas för andra ändamål eftersom plattformen kan anpassas genom många tillägg. Den kan till exempel användas till att dela och kollaborativt redigera dokument. Tidigare använde vi Google Drive för att göra det. Vi testade tillägget Collabora, men det orsakade stora problem, huvudsakligen med HTTPS-certifikat, så vi kunde inte använda det i längden. Eftersom vi redan hade implementerat Google G Suite for Nonprofits som vår e-postlösning kunde vi fortsätta använda samma molntjänster som tidigare – och undvika en omställningschock bland personalen. Ursprungligen tänkte vi hysa en e-postserver på vår egen hårdvara, men denna lösning implementerades inte på grund av att en extern konsult ej levererade i tid.

Därför har vi varit tvungna att anpassa den riktning som vi tog tidigare.

Sammanfattningsvis: för att hysa sina egna verktyg måste organisationen förstå vilka färdigheter och resurser som kommer att krävas på lång sikt. Att förlita sig på gamla system som fortfarande fungerar kan orsaka stort merarbete när de inte längre gör det.