Roadmap för öppna data

PDF-variant

TL;DR

Guide för svenska kommuner i hur man kan komma igång med eller komma längre i arbetet med att tillgängliggöra öppna data. Du får möta de fiktiva kommunerna Utsikten, Insikten, Växstad och Toppköping, som alla befinner sig på olika nivå men som har potential att göra mer 

Bakgrund

Under ett antal månader har Wikimedia Sverige åkt runt om i hela Sverige, för att prata om öppna data med politiker och tjänstemän i svenska kommuner. I flera jämförande undersökningar mellan olika länder, bland annat från EU-kommissionen, framkommer det att Sverige har halkat efter i tillgängliggörandet av öppna data. Ofta lyfter man fram bristande samordning på och mellan olika nivåer, omogenhet i portaler och att många datamängder inte finns tillgängliga. Vårt mål är att sammanställa de utmaningar och lösningar som vi har kunnat identifiera på kommunal nivå, för att fler svenska kommuner ska kunna komma längre i sitt arbete.

Svenska kommuner befinner sig på väldigt olika nivå i arbetet med öppna data. Alltifrån kommuner som knappt har hört talas om fenomenet, till kommuner som har påbörjat avancerade samarbeten tillsammans med universitet och forskare, och vars data används av både ideella och kommersiella aktörer. Så kommer det fortsätta vara. Kommuner har olika storlek, olika ekonomiska resurser och olika typer av upplägg och inriktningsbeslut. Framförallt är kommuner olika. Målet kan inte vara att alla kommuner ska befinna sig på samma nivå, men att alla ska bli bättre. Utifrån fyra olika scenarier, som bygger på fyra olika nivåer som vi tyckt oss kunna identifiera och generalisera utifrån våra besök i öppna data-Sverige, kommer vi föreslå vad man kan göra för att komma längre på öppna data-resan. På den lägsta nivån kan man göra mycket snabbt till ett lågt pris, medan man på den högsta nivån kanske får göra mer detaljerade saker till ett högre pris. Men var man än befinner sig finns det mer att göra. Förhoppningsvis kan den här roadmapen ge några tankar om vad din kommun kan göra för att ta sig vidare till nästa steg.

Under 2016 och 2017 har mycket arbete med kompetenshöjning i öppna data-frågor skett. Utöver Wikimedia Sveriges inventering och Riksantikvarieämbetets samordningsansvar efter att ha tagit över Digisam 1 januari 2017, har IIS (Internetstiftelsen i Sverige) skrivit en guide för beslutsfattare.

Trevlig läsning!

Utsiktens kommun

den lilla kommunen med de stora möjligheterna

Utsiktens kommun är i de flesta fall en mindre kommun, sällan med mer än 20 000 invånare. Kommunen kan ligga långt bort ifrån storstaden, men den kan också, exempelvis, vara en kranskommun till en större stad.

Någonstans finns det i kommunen en vilja till, eller nyfikenhet på, att börja tillgängliggöra öppna data. På grund av den lilla storleken har man dock små möjligheter till att gå i förväg i tekniska frågor. Hade man haft mer resurser och personal hade det kanske gått, men redan idag är kommunkontoret uppdelat på få förvaltningar och nämnder, och det finns både en begränsad personalstyrka och begränsade resurser. Man gör det som krävs enligt lag, och bidrar med det som behövs till Kolada, men har inte möjlighet att göra mycket mer. De relativt få personer som arbetar inom varje del av förvaltningen har redan orimligt digra pappershögar på sina bord, och det är svårt om inte omöjligt att hinna med att göra mer.

Kanske har kommunens politiker och tjänstemän till och med lite svårt att förstå vitsen med öppna data, eller huruvida det ens finns någon bland allmänheten som skulle kunna vara intresserad av informationen.

Bristen på resurser gör det extra viktigt att samverka med andra kring öppna data. Lösningar som tas fram av Toppköping kan återanvändas och minska kostnaderna och insatser från Toppköping kan till och med ge dig tillgång till nyckelfärdiga lösningar kopplade till it-stöd ni använder.

Utmaningen för din kommun är att öka såväl intresset som kunskapen hos både politiker och tjänstemän. Finns det en politisk vilja kan resurser också lösgöras. På samma sätt kan drivna tjänstemän komma ganska långt med ganska få resurser. Men oavsett behövs det mer kunskap, mer resurser och en starkare vilja. Att komma igång med grundplåten är inte så svårt. Vi ger dig några konkreta tips och idéer:

Om du är politiker:

1. Se till att frågan prioriteras politiskt i kommunen! För en tjänsteman i en mindre kommun kan det vara svårt att ta stora egna initiativ, eftersom så mycket arbete redan ligger på en tjänst. Kanske går det att lösgöra lite mer resurser? Eller åtminstone visa med politiska medel att det här är en prioriterad fråga. Arbetar ni med en framtidsagenda, eller en digital agenda? När ni diskuterar digitaliseringsfrågor – se till att lyfta in öppna data!
2. Vet du inte vad frågan handlar om? Det finns många organisationer i Sverige som gärna hjälper dig med mer kunskap. I slutet av dokumentet listar vi flera organisationer som gärna hjälper till, och vi är en av dem.
3. Ta hjälp av vår hjälp-sida för att driva öppna data-politik på kommunnivå, och arbeta politiskt i nämnder och kommunfullmäktige för att driva på frågan. Du hittar där mallar för motioner, insändare och beslut – bland annat för minimiambitioner. 

Om du är tjänsteman:

1. Gå igenom kommunens hemsida, och se vilken data som redan finns men inte är märkt med licens eller listat som en öppna data-resurs. Har ni listor över badplatser? En PDF-fil med kommunens offentliga konst? En förteckning över era grundskolor? Detta går lätt att göra om till öppna data – och tar inte mycket tid, informationen finns ju redan!
2. Hör av dig till tjänstemännen i dina grannkommuner, framförallt om det ligger en lite större kommun i närheten. Ta följe på de som har gått före. Du kan använda dig av deras standarder, och kanske till och med tekniska lösningar! Det är svårt att gå före, men inte lika svårt att följa efter. Kanske går det att höra med de andra kommunerna i det regionala kommunalförbundet? Samarbetar man går det väldigt mycket lättare, och man behöver varken lika stora resurser eller muskler. SKL har också en sida med inspiration, som är värd att titta på.
3. Prata med dina kollegor om vilka data som de samlar, som bör läggas till. På så vis kan du både identifiera vad som finns och i bästa fall få dem att börja tänka på öppna data.
4. Rikta frågan direkt till allmänheten: vilken typ av information skulle vara intressant i din vardag? Flera kommuner har gjort skolmatsmenyer tillgängliga som både öppna data och prenumererbara kalendrar, för att föräldrar direkt i sina elektroniska kalendrar ska kunna se vad barnen äter i skolan. Kanske är det sådan typ av vardagsnära information som är intressant för kommunens invånare? Eller är det snarare företag som är intresserade av informationen för nya, kreativa lösningar? Intresset finns oftast – om man frågar efter det. För några typer av data som Wikimedia Sverige gärna skulle se på Wikimedia-projekten, se “Önskad data” nedan.
5. Hör av dig till SKL:s ansvariga för öppna data-frågor, till sammanslutningen Sambruk där många av de som kommit långt inom öppna data samverkar, eller delta i Forum öppna data med andra som arbetar med den här typen av frågor. Bland annat har Sambruk kommit långt i sina diskussioner om portaler och standarder, och har mycket erfarenhet och kunnighet av att sprida vidare. Kanske har du någon grannkommun som ingår i den gruppen?
6. Se till att det finns en PSI-datasida (se exempelvis goteborg.se/psidata) på kommunens hemsida, där det finns en kontaktperson och står vad kommunen har för tankar kring öppna data, och hur långt arbetet har kommit. Detta är också en rekommendation i Riksarkivets vägledning vidareutnyttjande.se för att underlätta för de som vill använda information.

Insiktens kommun

där tankar får gro

Insiktens kommun är, liksom Utsikten, i många fall en ganska liten kommun, med relativt få förvaltningar. Såväl politiker som tjänstemän är tusenkonstnärer, och får ägna sig åt både stora och små frågor spridda över många olika områden. Kanske har Insiktens kommun ändå kommit lite längre än Utsikten, men på vägen mot en större kunskap och fler publicerade datamängder har man också stött på flera problem, som gör arbetet trögare och ibland paralyserar vissa delar av förvaltningen. Man ser ofta problemen som större än möjligheterna.

Det finns en vilja att jobba med öppna data-frågor, men det finns så stora hinder på vägen att det inte är klart var man ska börja eller vad som ska prioriteras. PUL och sekretessprövning ses som problem för komma vidare, och andra lagar och regler hindrar också arbetet och ambitionerna som finns. Förvaltningarna samarbetar inte, och olika engagemang hos politiker och tjänstemän gör att det är segstartat att lyfta frågan på agendan.

Utmaningen för din kommun är att ta vara på det intresse som ändå finns, att omvandla det till konkreta resultat och att se nyttan med det arbete som ändå görs, att öka kunskapen i fråga om öppna data bland både tjänstemän och politiker samt att hitta enkla former för att få ut den data som redan finns som öppna data.

Om du är politiker:

1. Prioritera frågan genom att föra upp den på agendan, och ta rambeslut om att jobba med öppna data. Tjänstemännen behöver känna en större fri- och möjlighet att kunna arbeta med frågorna, och där skulle ett tydligt politiskt mandat vara ett positivt råg i ryggen för kommunens tjänstemän.
2. Diskutera frågan i regionala nätverk för att lära mer av vad andra kommuner gjort och se hur frågan hanteras av andra i närheten.
3. Om tjänstemännen har identifierat något som de tycker är ett stort problem – hur man ska arbeta utifrån personuppgiftslagen enligt Datainspektionen, vilken typ av datamängder som är intressant, eller vad det må vara – kan det vara värt att ta ett politiskt inriktningsbeslut, för att tjänstemännen ska våga arbeta vidare. Kanske har ditt parti en distriktsstyrelse, som skulle kunna vara ett bra forum för att sondera terrängen och se vilka smarta lösningar på den här typen av problem som har genomförts i närliggande kommuner?

Om du är tjänsteman:

1. Gå igenom förslagen även från Utsikten, eftersom kommunerna delar en del utmaningar och behov.
2. Ställ krav på politiker att få inriktningsbeslut eller rambeslut att agera efter, så att lagen efterföljs och att det finns en tydlig agenda för hur kommunen ska arbeta med öppenhets- och demokratifrågor även digitalt. Förbered bra beslutsunderlag, så att politikerna kan ta de beslut som behövs. Se exempel bland våra förslagsformuleringar (på vår hjälp-sida).
3. Lär dig mer om öppna data genom att gå kurser eller delta i workshopar. Kontakta kollegor i andra kommuner och fråga hur de jobbar med öppna data och se vad ni kan göra på samma sätt. Följ gruppen Opengov på Facebook om du kan och delta på Forum öppna data som är regelbundna träffar för alla som arbetar med öppna data.
4. Fundera över vilka som är de stora problemen och hindren. Är det kulturella, juridiska, personella eller ekonomiska problem som framförallt står i vägen? Gör en förteckning eller en lista över vilka hinder som finns att överbrygga, och vänd dig till någon av de som kommit längre, till någon ideell organisation (till exempel Wikimedia Sverige) eller till Sambruk, för att rådgöra om vad som kan göras för att komma förbi hindren.
5. Börja med att följa någon av de specifikationer för öppna data som SKL lyfter fram. Det är viktigt att kommuner publicerar samma öppna data på samma sätt så man kan jämföra över kommungränserna.

 Växstads kommun

kommunen på G!

Växstads kommun är i de flesta fall en lite större kommun, om än inte nödvändigtvis. Det som till största grad kännetecknar kommunen är att det finns ett starkt engagemang för öppna data, och att man har kommit en bra bit på väg. Man tycker att det är viktigt med tillgänglighet, demokrati och öppenhet, men har inte kunskap och resurser nog att kanalisera viljan och idéerna till att få full koll på alla delar som rör öppna data och hur man tillgängliggör det.

Den politiska sidan har uttalat och fattat viktiga inriktningsbeslut. På tjänstemannasidan finns det eldsjälar som arbetar hårt, men det saknas resurser och uppdateringar av arbetssätt för att arbetet ska kunna ske på högsta fart. Man har lyckats med konststycket att med lite resurser åstadkomma mycket, men arbetet spretar kanske lite väl mycket åt olika håll.

Dessutom har man kanske lite svårt att pinpointa just vad av det man gör på området som faktiskt är öppna data. Politikerna är stolta över att kommunen gör så mycket i öppenhetsfrågor, och tror kanske att det i sig innebär att man är bra på öppna data. Nu behöver man ta steget till att förstå skillnaden mellan att lägga ut fullmäktigeprotokollen på kommunens hemsida eller att ha busstider i realtid, och öppna data.

Ändå har man börjat samarbeta mellan kommunens förvaltningar och nämnder, och med andra kommuner och organisationer i olika regionala grupperingar. Steget från att se det som en fråga för IT-enheten till att se det som en fråga som inte bara bör utan också de facto genomsyrar hela kommunen har börjat tas. Fortfarande saknar man en heltäckande kunskap, i frågor om bland annat licenser och tillgänglighet, när det gäller vilken data som kan publiceras och på vilka sätt.

De sista bitarna måste komma på plats, för att lyfta arbetet med öppna data en nivå till. De kompetenta tjänstemännen i kommunen är ofta bättre insatta i frågor om öppna data än politiker. Arbetet drivs oftast av en eller några eldsjälar, men behöver breddas och accepteras av andra förvaltningar och nämnder för att det ska få en större bredd. Ofta hanteras öppna data som en renodlad IT-fråga, och inte någonting som förvaltningarna själva äger, men förvaltningarna publicerar ändå den data som efterfrågas och går att tillgängliggöra.

Kort och gott vill Växstads kommun väldigt mycket och gör väldigt mycket, men vet inte alltid hur man ska få till det, och dessutom få till det på rätt sätt och långsiktigt.

Om du är politiker:

1. I det här stadiet är tiden mogen för att försöka förstå och tydliggöra vad öppna data är i förhållande till demokrati- och öppenhetsfrågor. Se till att specificera mål om öppna data i rambeslut och i er digitaliseringsagenda för framtiden, för att ge tydliga uppdrag till tjänstemän.
2. Försök att lösgöra resurser i budgeten till en IT-strateg som kan arbeta direkt med öppna data. IT-strateger får ofta göra mycket av allt, men vill man få öppna data-frågan på banan ordentligt behöver arbetet fokuseras. En tydligt utsedd öppna data-ansvarig kan bidra till den viktiga kompetens som behövs för att ta kommunen vidare, liksom för att kunna samordna arbetet när det sprids ut över fler förvaltningar och delar av kommunen.
3. Lyssna på tjänstemännen och förankra besluten så att det framgår att öppna data-arbetet inte bara är en IT-fråga utan är någonting som är prioriterat över hela kommunens organisation. Det är dessutom dags att skapa en organisation kring öppna data och börja fundera på processer och arbetssätt för att se till att det bedrivs långsiktigt och hållbart. Eldsjälar behöver avlastas genom att arbetet sprids på förvaltningsnivå, så att inte arbetet faller om eldsjälen försvinner.
4. Vill man ta sig upp på högre nivåer, så att arbetet sker på förvaltningsnivå och i hela kommunorganisationen, och inte bara från och i IT-enheten, behöver ett långsiktigt arbete startas för att försöka integrera arbetet med öppna data i hela organisationen. En sådan omställning behöver börja på politisk nivå, eftersom det är svårt att förändra hela förvaltningen från en enhets sida.
5. Se till att få med mindre grannkommuner som inte kommit så långt genom att berätta om nytta, om det arbete ni har gjort och de värden ni har identifierat, samt att erbjuda publiceringsplattformar och samutnyttjande av kompetens och resurser i regionala nätverk.
6. Ställ krav på att kommunens verksamheter ska ha med öppna data som en aktivitet i sina verksamhetsplaner.

Om du är tjänsteman:

1. Ställ krav på politikerna att få ett tydligt ramverk eller en vision för digitaliseringsarbetet i allmänhet (vilket dock i många fall redan finns), men för öppna data i synnerhet, så att du vet vad politikerna vill med öppna data. Se till att få i uppdrag att ta fram en beslutsunderlag för ett mer strukturerat och långsiktigt arbete med öppna data som omfattar organisation, arbetssätt och långsiktig förvaltning. Beslutet bör omfatta att ni ska följa de specifikationer för öppna data som SKL lyfter fram.
2. Sprid kunskap och engagemang genom att överlåta publiceringsansvar till förvaltningarna för datamängder de identifierar som lämpliga för spridning. Se till att samtidigt ha en bra central samordning för att kvalitetssäkra och driva arbetet framåt.
3. Fortsätt plocka lågt hängande frukter genom att se vad andra framgångsrika kommuner publicerar och återanvänd deras arbetssätt och publiceringsverktyg
4. Se till att det på kommunens PSI-datasida framgår tydligt hur kommunen arbetar med öppna data och vad målen och visionerna är. Har man tydliggjort det så är det lättare att få både politiker och medborgare med på banan.
5. Engagera dig i Sambruk, eller någon av de övriga nationella styr- och samarbetsgrupperna för öppna data (se längst ner). Här finns det mycket kompetens att hämta.
6. Se över om ni kan poola resurser genom att utveckla plattformar, standarder och API-system med närliggande kommuner för att lättare kunna tillgängliggöra mer öppna data med mindre resurser. Utvecklar ni liknande plattformar kan det vara värt att fundera på att göra det som öppen källkod, för att fler ska kunna använda plattformarna! Genom att använda system utvecklade med öppen källkod går det att underlätta samarbetet, och på längre sikt hålls kostnaderna nere.
7. Om arbetet bedrivits inom IT-området tidigare så är det nu dags att se öppna data som verksamhetsutveckling. Det är en fråga för chefer och de som arbetar med och ansvarar för informationen. Ofta är detta en del av en större kulturresa som hela organisationen behöver göra. Med lite tur pågår det redan och öppna data kan bli en del av det som redan pågår.

 Toppköpings kommun

alltid i framkant

Toppköpings kommun är ofta en av Sveriges största städer. Kommunen har en stor förvaltning, med många olika enheter. Man har ekonomiska muskler och kompetens att kunna arbeta inriktat med specifika frågor. I kommunfullmäktige har man politiker med stark vilja, och tjänstemannaorganisationen är mogen och har kommit långt. Tjänstemännen är engagerade och kunniga, eller köper in den kunskap som behövs. De är också ofta engagerade i nätverk av kommuner som har kommit långt, där det går att utbyta en hel del avancerad och spetskunskap och erfarenheter.

Man har börjat fundera över inte bara hur man tillgängliggör öppna data, utan också hur man gör det på ett lättillgängligt sätt, så att den öppna datan används och inte bara finns. Tillgängliggörandet är integrerat på alla nivåer i kommunens förvaltning, och det finns en samsyn och ett koordinerat arbete som pågår i kommunens alla delar och verksamheter. 

Utmaningarna för Toppköpings kommun handlar om att göra den öppna datan användarvänlig. Det handlar också om att se till att datan är mogen, och att portalerna med data likaså är mogna. Sverige har halkat hopplöst efter i arbetet med öppna data, och en stor brist är omogna portaler. Här kan de stora kommunerna gå i förväg. Ta en utblick internationellt – mycket pågår på öppna data-området!

Toppköpings kommun skulle också behöva dra med sig grannkommunerna, som ofta har mindre befolkning och inte har kommit lika långt. Identifiera och ta fram tydliga standarder, som även de mindre grannkommunerna kan plocka upp. Skapa nätverk inom kommunalförbunden eller på andra vis, för att kunna dra många kommuner med dig.

Tänk igenom licensfrågorna några extra varv. Vill din kommun att utvecklare använder sig av datan? Att invånare gör det? Eller att de kan integreras i nya, häftiga appar? Då blir licensfrågorna centrala. Finns det någon anledning till att inte ha CC0? Om inte, se till att sätta CC0 på er data. Då blir den lättillgänglig och användbar för alla.

För att nå längre! 

Om du är politiker

1. Tjänstemännen i din kommun arbetar på en väldigt hög och specifik nivå. Du kan komma ihåg att du är en maktfaktor bara inte i din kommun, utan också i Sverige. Vilka hinder finns det i Sverige som behöver avskaffas – som hindrar din kommuns utveckling i öppna data-frågor?
2. Finns det några större utvecklingsprojekt som kan drivas med öppna data? Hur kan man använda öppna data för att förbättra kommunens egna processer? Vilka större, intressanta och kanske internationella exempel kan genomföras också i din kommun? Få alla projektansökningar internt att specificera om öppna data kommer skapas, och om inte, så varför.
3. Se till att data licensieras som CC0. Om det inte finns en god anledning till att undvika CC0 så bör CC0 användas. Om ni inte använder CC0 bör ni fundera över hur mycket ni vill jaga de som inte uppfyller en mindre fri-licens, eftersom det förmodligen kommer att ske.
4. Berätta om det arbete ni gör, om vilka värden ni sett och vad ni gjort för att kunna hålla budgeten. Mindre kommuner ser upp till er och ni kan hjälpa till att minska oron hos dem att våga försöka.

Om du är tjänsteman

1. Öka graden av arbete med att inkludera invånarna och företagen i kommunen i prioriteringen av vilken data som de efterfrågar, och hur den bör tillgängliggöras. Prioritera den data som de som verkar i kommunen vill ha. En metod som framgångsrikt har använts är att ‘skugga’ (följa tätt) människor i deras vardag, för att i varje vardagssituation identifiera var öppna data konkret skulle kunna vara till hjälp.
2. Snegla internationellt. Ni kanske har nått längst i en svensk kontext, men det finns internationella framgångsexempel. Vad har man gjort i New York? Toronto? London? Vad kan vi ta efter från dem?
3. Köp in system som har stöd för öppna API:er, i synnerhet när ni köper in system för öppna data, men även för att framtidssäkra system som framöver kan behöva öppnas upp. Krav på öppenhet bör vara en naturlig del i alla kravställningar framöver.
4. Bygg själv, eller tillsammans med andra kommuner, vidare där det idag inte finns färdiga lösningar. Gå i täten för att bygga vidare och vidareutveckla portalerna, och utveckla egna lösningar. Samarbeta med universitet och högskolor i närheten, för att kunna gå i bräschen för öppna data-utveckling. Se till att dela med dig av erfarenheter och kravdokument.

Organisationer med kunskap om öppna data

• Wikimedia Sverige
• Sambruk
• Forum öppna data
• SKL:s samverkan; se även SKL:s nationella samordning av öppna data-arbetet
• Kommunal samverkan för öppna data
• Opengov – öppen offentlig förvaltning

Önskad data

Är du osäker på var man ska börja någonstans? Det finns oerhört många potentiellt möjliga datamängder som kan tillgängliggöras fritt. För att kunna ge något svar på frågan vilka datamängder som faktiskt ändå är intressanta så rådfrågade vi såväl vår gemenskap som informationstekniksstudenter, och fann dessa som särskilt intressanta datamängd

1. Trafik, infrastruktur och kollektivtrafikslinjer
2. Data i realtid: rörelsebaserad data, maskinellt uppdaterad data som uppdateras konstant
3. Geodata, geokodad öppna data
4. Skolmat
5. Offentliga byggnader – skolor, idrottshallar, och så vidare.
6. Digitalt bildmaterial

Vi har även tagit fram stödmaterial som ni kan använda i ert arbete med öppna data. Det består huvudsakligen av utkast till motioner och insändare samt beslut som kan tas om minimiambitioner och annat. Du får tillgång till mallarna genom att begära åtkomst till dokumentet. Ni hittar det här.

Tack

Till alla eldsjälar, politiker, tjänstemän och övriga som har tagit sig tid till att träffa oss under det knappa år som vi har rest runt. Era tankar, kommentarer och idéer har varit centrala för att vi ska kunna publicera den här roadmapen.

Tack till kommunerna: Aneby, Borlänge, Botkyrka, Danderyd, Eskilstuna, Falun, Gislaved, Göteborg, Habo, Haninge, Helsingborg, Håbo, Jönköping, Kiruna, Kungsbacka, Linköping, Lerum, Lund, Lysekil, Nacka, Nässjö, Osby, Sala, Salem, Skara, Skellefteå, Stockholm, Sundbyberg, Sävsjö, Tingsryd, Tjörn, Tranås, Trollhättan, Tyresö, Uddevalla, Upplands Väsby, Uppsala, Vetlanda, Värmdö, Värnamo, Västerås, Växjö, Örebro. 

Tack också till: Vinnova, Sambruk, SKL, Internetstiftelsen, Open by Default och Hagström Consulting för gott samarbete och värdefulla kommentarer.