Riktlinjer för e-postadresser

Bakgrund

Wikimedia Sverige erbjuder anställda, förtroendevalda och volontärer e-postadresser. Detta för att tydliggöra personernas koppling till föreningen och undvika att de behöver dela privata e-postadresser samt säkerställa integriteten för de som kommunicerar med föreningen.

Format på e-postadressen

E-postadresserna namnges med formatet: namn.efternamndomän.se.

För funktionsadresserna tas beslut om namn i varje enskilt fall. De följer formatet funktionsadressnamndomän.se.

Tilldelning av e-postadress

Föreningen har en generös grundinställning till att dela ut e-postadresser och processen skall hållas enkel och byråkrati skall i största mån undvikas.

Alla som tilldelas en e-postadress skall följa föreningens Kommunikationspolicy när denna används. Samtliga måste även godkänna att bruk av e-postadressen sker i enlighet med föreningens riktlinje om e-post (d.v.s. detta dokument) samt att de personuppgifter som samlas in i samband med detta lagras och bearbetas i enlighet med Wikimedia Sveriges Integritetspolicy.

Adressen ska endast användas i samband med deltagande i Wikimediaprojekt, i aktiviteter relaterade till dessa eller av föreningen godkända aktiviteter.

Vill du bekräfta att en e-postadress har tilldelats av föreningen kontakta infowikimedia.se.

Nedanstående grupper kan komma att tilldelas en individuell e-postadress av föreningen, efter att de uttryckt att de vill ha en.

Styrelse

Efter att en styrelsemedlem röstats in i styrelsen tilldelas personen en e-postadress.

Övriga förtroendevalda

Övriga förtroendevalda som väljs på årsmötet tilldelas en e-postadress. Detta innefattar valberedning, verksamhetsrevisor samt revisorssuppleanter. Dessa kan även få tillgång till en eller flera funktionsadresser.

Anställda

Alla anställda tilldelas en e-postadress vid anställning. Detta inkluderar korttidsanställningar.

Frivilliga

Frivilliga som är engagerade i föreningens verksamhet på ett systematiskt och återkommande sätt kan tilldelas en e-postadress efter begäran till kansliet (antingen direkt till en anställd eller till infowikimedia.se). För @wikimedia.se-adresser har Wikimedia Sveriges personal, av tekniska orsaker, tillgång till innehållet. Därför rekommenderas i första hand e-postadresser som nyttjar andra domäner (såsom @wikipedia.se).

Uttrycker en frivillig en önskan om en e-postadress skall detta behandlas skyndsamt.

Övriga

Inga personer förutom de ovan nämnda kommer att tilldelas en e-postadress av föreningen.

Avslutande av e-postadress

När en e-postadress avslutas lägger föreningen antingen till en omdirigering till infowikimedia.se eller så ställs ett automatiskt svar (autoreply) in.

Avslutande av e-postadress sker i följande fall:

• Om någon som fått en e-postadress tilldelad och ber om att få den borttagen.
• Om en styrelsemedlem eller förtroendevald lämnat sitt uppdrag.
• Om en anställd slutat från sin tjänst, och begärt det.
• Om en frivillig inte varit engagerad i föreningens aktiviteter under en längre tid och efter förfrågan inte specifikt bett om att få behålla e-postadressen ytterligare.
• Om verksamhetschef eller styrelse beslutar detta.

E-postadresser för funktioner

Föreningen kan vid behov upprätta e-postadresser för funktioner som vidarebefordrar e-posten som skickas dit till utvalda personer i föreningen. Dessa kan inkludera styrelse, förtroendevalda, anställda och volontärer. I specifika fall, efter beslut av verksamhetschef, kan vidarebefordran ske till partnerorganisationer.

Personuppgiftsansvar och integritet

Wikimedia Sverige är personuppgiftsansvarig för e-post som skickas till/från funktionsadresser samt adresser tillhörande anställda, styrelse och andra förtroendevalda. Användning av dessa konton, samt innehållet i kommunikationen, omfattas av vår Integritetspolicy. Detta innebär bland annat att dessa kommer att genomsökas ifall någon med stöd av Dataskyddsförordningen skulle begära ut de personuppgifter föreningen har om denne. Genomsökningar ska loggas av WMSE och om ett utdrag görs ska den berörda användaren informeras.

I e-postfoten skall en länk finnas till föreningens integritetspolicy så att mottagaren informeras om hur eventuella personuppgifter i e-posten hanteras.

För e-postadresserna som erbjuds volontärer är respektive volontär ansvarig för eventuella personuppgifter och dessa konton omfattas inte av WMSE:s integritetspolicy. Likaså med funktionsadresser som vidarebefordrar till volontärer eller partnerorganisationer.

E-postadresserna för volontärer är en service för att stärka volontärerna i deras arbete.

Vid allvarligare missbruk av denna tjänst som föreningen erbjuder kan uppgifter även komma att lämnas ut till tillämplig tredje part, såsom rättsväsendet.

Vidarebefordring av e-post till annan service för anställda och förtroendevalda

Vidarebefordring av e-post från föreningens e-postservice till en extern e-postservice bör ske med stor försiktighet och sker på eget ansvar.

• Ingen automatisk vidarebefordran får ske.
• Undvik i största mån helt att manuellt vidarebefordra e-post till en service som finns utanför EU, eller som inte följer Dataskyddsförordningen.
• Vidarebefordra inte material som innehåller personuppgifter. Vid behov rensa bort de uppgifterna manuellt innan vidarebefordring. Se Integritetspolicy/Definitioner för en beskrivning vad som räknas som personuppgifter.