Regler för beslut som rör föreningens ekonomi

Se Styrelsens arbete, som innehåller en tydligare version av dessa regler.

Nedanstående policy fastställdes vid styrelsemötet den 23 juni 2008

Denna sida beskriver de regler för ekonomiska beslut som föreningen följer. De bygger på praxis för ekonimsik kontroll i organisationer och är till för att säkra full spårbarhet i beslutsprocessen för alla beslut som berör utgifter och intäkter.

Årsmötets beslut

Årsmötet beslutar om föreningens budget för aktuellt kalenderår, och ger med detta styrelsen rätt att fatta beslut inom dessa ramar. Med budget avses inte bara resultat utan också budgeterat utfall för de olika kontoslagen.

Avvikelser från budget skall godkännas av nästkommande årsmöte. Avvikelser kan uppkomma både av avvikande utfall mot budgeten och av att styrelsen under året beslutat om förändringar i budgeten.

Revisorerna är de som inför årsmötet har ansvar att granska att styrelsens beslut och agerande har skett i enlighet med budget och dessa regler och föreslå årsmötet ansvarsfrihet för styrelsen eller ej. Revisorerna har också andra åtaganden som att granska att räkenskaperna har skötts på ett korrekt sätt av kassören.

Styrelsens beslut

Inom av årsmötet beslutad budget kan styrelsen besluta:

• Utgifter inom ramarna för kontoslagen. Detta sker oftast i förenklad form där kassören preliminärt godkänner utgiften som sedan i efterhand godkänns av styrelsen i form av godkännande av kassörens rapport
• Att besluta om projekt med dedicerad budget inom de totala budgetramarna. I detta fall delegerar styrelsen beslut i ekonomiska ting inom givna ramar till de ansvariga för projektet där kassören genomför utbetalningar och övervakar att dessa ligger inom projektets budget.
• Att göra förändringar av budgeten av teknisk natur (mindre justeringar mellan kontoslag etc) och besluta om utgifter eller inkomster av slag som inte budgeterats men som ändå inte påverkar den totala budgeten. I dessa fall krävs tydliga styrelsebeslut.

Beslut utanför årsmötes budget kan fattas av styrelsen men har sedan att svara före dem infår årsmöte och revisorer:

• Starta projekt som ej legat inom godkänd verksamhetsplan och budget. En bra och rimlig finansiering är viktig och att projektet är förenligt med föreningens mål och beslutad verksamhetsplan. I tveksamma fall och/eller beslut som ar avgörande för föreningen så bör beslutet stämmas av med medlemmar/revisorer och i extrema fall bör inkallandet av ett extra årsmöte övervägas.
• Förändringar av budget beroende på oförutsedda yttre omständigheter. Även i detta fall bör avstämning med medlemmar/revisorer övervägas.

Beslut och avstämningar för den som har en utgift eller intäkt

• Utgifter och intäkter inom projekt med dedicerad budget - Be projektansvarig om beslut som sedan ber kassören om utbetalning (som också har att på styrelsens vägnar kontrollera att transaktionen ligger inom projektets budget)
• Utgifter som ryms inom kontoslagen i föreningens omkostnadsbudget - Be kassören om en avstämning och preliminär utbetalning. Kassören ber sedan om styrelsens godkännande vid nästkommande styrelsemöte
• Övriga fall - För ärendet till styrelsen för beslut