Projektdiskussion:Umepedia 2013/Ansökan till Vinnova

Mall:LQT-sida konverterad till Flow

Jag hade ett kort samtal med Christine Wallgren som jobbar med Hållbara attraktiva städer om vad som krävs från våra partners i dagsläget.

• Vi behöver ingen formell avsiktsförklaring, men vi måste på ett tydligt sätt förklara varför vi tillsammans bildar en stark konstellationen och vad de olika parterna bidrar med.

Vi pratade även lite kort om hur vi ska tänka gällande fokuset i ansökningen.

• Hon tyckte att vi ska fokusera på en av samhällsutmaningarna och hon trodde att Informationssamhället 3.0 var den som låg närmast till hands men att det även kan vara värdefullt att koppla det hela till Hållbara attraktiva städer, men att det bör få en mindre del av det hela. När vi skickar in ansökningen måste vi välja vilken av samhällsutmaningarna som vi ska skicka in den som.

Mycket bra information att ha!

Jag påbörjade en liten tidsuppskattning för skrivstugor och workshops, men det spelar ganska stor roll beroende på hur man gör.

Alternativ X

Man försöker göra tre skrivstugor/workshops per vecka och man är klar på två veckor och man får nog räkna med att man behöver vara på plats hela veckan. Man lägger dem med en veckas mellanrum. Detta ger 10 arbetsdagar på plats.

Alternativ Y

Man försöker göra två skrivstugor/workshops per vecka och man är klar på tre veckoroch man får nog räkna med att man behöver vara på plats fyra dagar per vecka. Detta ger 12 arbetsdagar på plats.

Det finns ju flera alternativ, men det bör nog samlas lite för att undvika det mesta resandet.

Den andra frågan är om det behöver vara två anställda på plats i dessa omgångar eller om vi kan räkna med att få tillräcklig backning från volontärer. Men med tolv tillfällen på två månader låter det lite väl hoppfullt att få hjälp varje gång. Alternativt sätter vi ambitionsnivån så att en person kan ro i land det.

Jag håller absolut med om att det vore bra om vi kunde anordna mer än en skrivstuga respektive event per tillfälle men att hoppas på att alla andra organisationer köper vårt schema tror jag dock är att hoppas på för mycket. Om vi kan få in tre event (workshops och skrivstugor) på en femdagarsperiod tror jag att vi gör det bra. (Sker det på dagtid måste ju samtliga deltagare ha frilagt sina scheman).

Alternativ Z är alltså fyra resor under upp till fem dagar i stöten med tre event per gång (i bästa fall räcker tre dagar eller så kan vi trycka in ett extra event, men det bör vi inte räkna med). Att ha fler resedagar innebär en ökad traktamentes-kostnad men det finns även en samordningsvinst med att vara på plats i Umeå i fler dagar som jag inte tycker vi bör bortse ifrån.

När det gäller tidsplaneringen tycker jag dock att vi måste öka den planerade tiden per event ordentligt. Nu är den beräknade tiden 2,5 arbetsdagar per skrivstuga, men jag tror att vi räknar mer rätt om vi räknar med minst sex dagar per skrivstuga. D.v.s. en vecka för förberedelser och efterarbete och en dag för själva eventet.

Det handlar ju om att:

• få de identifierade partnerna att verkligen förstå konceptet så att de kan kommunicera det så att så många som möjligt dyker upp;
• se till att ordna eventet på ett sätt som gör partners nöjda vilket kräver ytterligare diskussioner (men kan leda till ett långvarigt och konstruktivt samarbete);
• strukturera upp det material som deltagarna ska arbeta med;
• följa upp möjligheter som dyker upp under arbetets gång och som vi inte kunnat/hunnit planera för innan;
• identifiera och headhunta relevanta personer som vi vill ska vara med av olika anledningar;
• förbereda presentationer;
• få allt det praktiska på plats innan (lokal, internet, catering, pris);
• kommunicera ut om eventet både innan och efter på ett professionellt sätt;
• utvärdera det hela (vilket vi måste bli bättre på!);
• sätta samman/putsa på utbildningsmaterial (en del går att återanvända, men t.ex. de exempel som används kan med fördel anpassas beroende på den grupp som deltar).
• Slutligen tar det direkta arbetet med ett event på plats i stort sett en hel dag.

Min erfarenhet så här långt är att allt sånt här tar förbaskat mycket längre tid än vad man förväntar sig och att det alltid dyker upp oväntade problem som måste hanteras. Sedan kanske något event blir inställt i sista minuten och då måste vi ha lite extratid planerat för.

Det går ju förstås att göra en miniversion av en skrivstuga, men det tycker jag vore synd och en bortslösad chans då många organisationer reda visat stort intresse för detta och vi har ett momentum att ta till vara på. Jag skulle därför vilja att vi försöker få till så stora och intressanta event som möjligt - gärna med flera partners och med tillhörande innehållsdonationer m.m. (i likhet med den planerade modeskrivstugan i mars). Bättre material ökar så klart värdet av QR-skyltarna. Jag föreslår därför att vi planerar in minst 36 dagar för skrivstugorna vilket skulle öka budgeten 21 dagar och totalt 52 500 kronor mer i personalkostnader. Även med den utökade kostnadsposten ligger vi fortfarande långt under de 625 000 kronor vi skulle kunna budgetera för.

Ditt Z är nog som min X. Jag menade alltså att det var 2 resor för skrivstugor och 2 resor för workshops. Sedan tror jag att du har rätt i att det finns mycket att vinna med att utöka tiden till sex dagar, det kommer att bli en mycket bättre skrivstuga. Just punkten att förbereda presentationer borde väl dock endast behövas göras en gång för skrivstugorna och en gång för workshopsen?

Nu blev jag dock lite fundersam på var du får siffran 2,5 ifrån. Jag har ju skrivit 20 dagar planering för alla 12 event i september. Det blir ju cirka 13 timmar förberedelse per tillfälle. Här får vi ju tänka lite på kalendertid också och kanske skjuta den lite in i augusti om vi ska utöka det.

Aha, så du tänkte att den tiden skulle användas som förberedelser för workshops och skrivstugorna alltså?

Eftersom den var avskiljd från själva eventen så fick jag igår för mig att den raden handlade om att vara involverade i event som våra partners skulle genomföra utöver våra skrivstugor och workshops. Exempelvis har ju RAÄ pratat med Axel om både en fototävling och digitalisering av objekt med anknytning till Umeås historia. D.v.s. att de 20 dagarna skulle användas för att följa upp andra mer eller mindre oväntade möjligheter som förhoppningsvis dyker upp i samband med att vi är där. En sådan pott vore rätt bra att ha med tycker jag även om 20 dagar kanske är i överkant.

Det verkar ju som att vi tänker lika med tidsaspekten så då kan vi ju kanske justera upp det hela lite?

Aha, eftersom du skrev "och man är klar på två veckor" trodde jag att du menade att vi under en vecka skulle ha tre skrivstugor och tre workshops, alltså totalt sex event på en femdagarsperiod.

Jag kan redan nu lova att vid minst fem dagar kan jag på plats förbereda och sedan assistera vid event/workshops/skrivstugorna, ifall det hjälper planeringen något?

Fantastiskt Mikael!

Är tanken att det ska vara en strikt skillnad mellan dessa och vad är den i så fall?

På kansliets interna(?) lingo brukar vi prata om workshops som ett utbildningstillfälle för att lära de som inte har bidragit på Wikipedia att bidra (alltså typ en föreläsning) där det inte nödvändigtvis produceras så mycket text. Workshops sker med fördel i samarbete med en annan organisation som ser till att deltagarna kommer dit (såsom ex. den vi hade med Föreningen för Psykisk Hälsa). Workshopsen är ofta runt 3 timmar.

Skrivstugor är istället främst en träff för de som redan kan skriva på Wikipedia där målet är att utöka artikelsamlingen. Under en skrivstuga är det lite mer sidogrejer som kan locka deltagarna till att spendera ett flertal timmar med att skriva artiklar (med experter, litteratur, kanske ett pris etc. tillgängligt). Tack vare att de innehåller fler delar än en enkel workshop så kan de vara 3-8 timmar. Skrivstugan tänker åtminstone jag på som en naturlig följd på en workshop där de som lärt sig skriva träffas för att tillsammans använda sin nya kunskap.

Jag tänker att det bör vara minst lika många workshops som skrivstugor (om inte fler) så att det finns en stor och bred grupp i Umeå som kan skriva artiklarna även när vi inte är på plats.

Ja, då var det ungefär som jag tänkte. Skälet att jag frågade var att en på kansliet frågade mig vad skillnaden var :)

Bra initiativ med ordlistan!

Tack :).

Vill vi verkligen spreta ut projektet ännu mer? Jag föreslår att vi gör ett tajtare projekt där det finns tydligare synergieffekter med de olika aktiviteterna i det.

Du har absolut en poäng. Jag föreslår att vi lägger till både Vasa och Wikimedia Finland under intressentrubriken med tanke på att det helt enkelt är en listning på andra grupper och organisationer som vi bedömer kan ha ett intresse av projektet (alltså i betydelsen Intressent: "som har intressen att bevaka (i ngt)", SAOB). Det innebär då inte nödvändigtvis att vi måste samarbeta med dem eller att de kommer att vara aktivt involverade i det här projektet.

Orsaken till att vi skrev in delen om Vasa är att det bland Vinnovas mål är att projektet skall gå att sälja internationellt, och att samarbete sker över landgränser är en indikator på att så kan komma att ske. Att Vasa är en del av Kulturhuvudstadsåret innebär även att vi kan hoppas på en internationell medial spridning av projektet vilket även det är i direkt linje med Vinnovas mål om att stärka Sveriges ställning som forskningsland. Det är ju mycket möjligt att Vasa vill vara med och göra något liknande under 2014. Det här bör dock förtydligas i texten en del.

I mitt tycke bör vi under intressentrubriken även återigen trycka på de övriga kulturhuvudstäderna (både kommande och samtida) som intressenter då de så förhoppningsvis har ett stort intresse av utfallet.

Ja, att ha dem som en intressent är bra. Jag tänkte mest att vi inte borde implicera att vi faktiskt ska få dem att göra något.

Ifall Vasa är med så är kanske det går att söka medel från Botnia-Atlantica?

Jag är osäker på hur stor inblandning Vasa har, men stadens deltagande har nämnts i flera tidningsartiklar såsom ex. den här. Om WMFI är intresserade av ett gemensamt projekt 2014 så finns flera möjliga fonder att söka gemensamt kapital från och Botnia-Atlantica verkar absolut kunna vara en lämplig! Vi får se hur WMFI:s organisation utvecklas under året då de är rätt små för närvarande.