Projekt:Erfarenhetsutbyte 2021/Slutrapport

Bakgrund och syfte

Årsrapporten sammanfattar vad som har genomförts i projektet under ett år, identifierar svagheter och möjligheter, och blickar framåt. Den är ett tillfälle i verksamheten att stanna upp och fundera över projektets riktning.

Frågorna nedan kan besvaras i löpande text, som kortare sammanfattningar.

Måluppfyllnad

Uppfylldes projektmålen för året? Jämför med sammanställningen i dokumentet Uppföljning verksamhetsmål 2017–2021.
- Ja, vi deltog på både Wikimania och European Regional Event #2 samt anordnade och deltog på Wikimedia Northern Europe Meeting. Alla eventen var digitala vilket begränsade deltagandet och värdet av aktiviteterna, även om de direkta kostnaderna blev lägre.
Om ja, var det något särskilt arbetssätt eller upplägg som bidrog till ett framgångsrikt genomförande?
- Det här projektet ändrade utformning under året då vårt arbete med den tematiska hubben för innehållspartnerskap har möjliggjort för oss att ha ett stort antal utbyten med andra Wikimediaföreningar inom ramen för det arbetet, därför fokuserade vi här uteslutande på de erfarenhetsutbyten vars kostnader inte kunde bäras av andra projekt.
- Då fysiska event inte skett, där det går att organisera olika specialmöten på plats, valde vi istället att genomföra ett flertal mindre och riktade möten. Dessa har varit nyttiga för att få till ett erfarenhetsutbyte inom specifika områden, även om det inte byggt ett nätverk på samma sätt som de fysiska mötena skulle ha gjort. Dessa möten ryms fångas dock inte upp av de kvantitativa verksamhetsmålen. T.ex. hade vi flera möten med Wikimedia Deutschland om hur strategier bäst kan matchas mot de internationella rekommendationerna och hur strategin kan implementeras.
Om nej, finns det några särskilda skäl till detta?
- De digitala eventen bidrag till kunskapsöverföring och viss begränsad diskussion. Evenemangens värde för att utveckla nätverk och för att upptäcka nya möjligheter minskades dock mycket dramatiskt. Även deras värde för att skapa engagemang, intresse och nytt fokus i personalgruppen minskade markant.

Påverkan

På vilka sätt bidrog projektet under 2021 till att föra föreningen mot dess vision?
- Att dela kunskaper och insikter samt att ta tiden för att diskutera gemensamma möjligheter gör att vi snabbare och mer effektivt kan uppnå vår vision. Att återuppfinna hjulet eller duplicera arbete är dolda kostnader, men inte mindre reella för verksamheten. Vi delgav även våra erfarenheter runt anordnandet av Wikimania till årets team.
Uppmärksammades projektet eller dess resultat av några externa aktörer, såsom våra partner eller media?
- Våra presentationer på Wikimania och European Regional Event #2 sågs av ett stort antal företrädare för Wikimediaorganisationer och Wikimedia Northern Europe Meeting ledde till ett ökat antal diskussioner om aktiviteter i norra Europa.

Arbetsinsats

Var detta ett krävande och/eller stressigt projekt att genomföra? Om ja, varför? Skulle något kunna göras annorlunda?
- Arbetet med Wikimedia Northern Europe Meeting upplevdes frustrerande då det förväntade deltagandet var svårt att uppnå. Både den valda formen samt hur tidigt vi kommunicerar om intentionen att organisera ett sådant möte i framtiden behöver justeras.
Kunde du återanvända material från tidigare projekt? Om nej, varför inte?
- Det togs ett beslut om att genomföra ett möte med en ny form, som inte återanvände det material som tidigare tagits fram efter propåer om det från våra samarbetspartners. Då det inte ledde till ett mer aktivt deltagande, vilket var förhoppningen, bör vi överväga att återanvända materialet från Wikimedia Northern Europe Meeting 2018.
Var budgeten tillräckligt stor för projektets genomförande?
- Ja, projektet underspenderat något då vårt deltagande på Wikimania var mycket mer begränsat än tidigare.
Höll tidplanen? Om inte, finns det något att utveckla kring varför?
- Ja, tidplanen hölls.
Finns det något som kan göras för en om möjligt ännu bättre balans mellan arbetsinsats och resultat?
- När pandemin så tillåter behöver vi titta på att genomföra fysiska evenemang igen samt fundera hur de kan kompletteras med digitala aspekter.

Lärdomar

Vad tar du med dig från arbetet med projektet under året, framåt i ditt arbete?
- Wikimedia Northern Europe Meeting behöver koordineras mellan organisationernas beslutsfattare bättre om vi ska fortsätta med evenemanget framöver. Det behöver sättas tydliga mål om vad vi vill uppnå med att träffas.

Strategisk förändring

Behöver fokus och aktiviteter i projektet förändras något under 2022 för att motsvara föreningens nya strategiska inriktning?
- I strategin nämns även den övriga fri kunskaps-rörelsen och vi bör se hur de bättre kan inkluderas i evenemangen.
- Ett möjligt tema för Wikimedia Northern Europe Meeting skulle kunna handla om hur vi kan uppnå bättre transparens i vårt arbete och ta fram gemensamma riktlinjer och metoder, i linje med “Verka för ökad transparens inom Wikimediarörelsen”.