Projekt:Öppen databas för offentlig konst 2013/Press/Kommunikationsplan

Vad är problemet?

Vilka problem vill du lösa? Vilka behov behöver tillgodoses? En plan börjar med nulägesanalys och bakgrundsbeskrivning.

Öppen Databas för Offentlig Konst (ÖDOK) är ett projekt som finansierats av Vinnova under 2013. Projektet har som mål att sätta upp en databas över offentlig konst i Sverige, då en sådan saknas. Som en del av projektet kontaktas kommuner över hela Sverige för att begära ut deras data om konstverken. Den data som de förser oss med förs därefter in i databasen. Databasen är öppen och alla kan ta del av den och fritt nyttja den på olika sätt. Allmänheten kan därefter berika databasen med ytterligare information såsom koordinater.

Det är dock en stor okunskap bland tjänstemän i Sveriges kommuner om vad som gäller rörande öppen data, vad öppen data är och hur de kan förse oss med den samt vilket värde det har för dem och för samhället.

Vad är syftet och målet?

Varför behöver du kommunicera och vad vill du uppnå? Ökad kännedom? Bättre förståelse? Förändrat beteende? Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet.

Vi behöver kommunicera om vårt projekt både för att öka kännedomen hos olika brukare och utvecklare, men även för att förändra kommunernas beteende när det handlar om datainsamling och deras processer gällande delning av data. Huvudmålet i det här stadiet bör vara att öka kännedomen om projektet så att vi i nästa steg kan använda det som ett positivt exempel för att förändra beteendet.

Vem är målgruppen?

Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka, eller göra?

Vårt mål med vår externa kommunikation är att nå ut till tre grupper av intressenter. De som kan:

bidra till databasen;
nyttja databasen; samt
sprida information om databasen.

Intressenter som kan bidra till databasen

Detta gäller tre grupper:

Olika aktörer som har data om konstverk;
Olika utvecklare som kan hjälpa till att utveckla databasen;
Volontärer som kan bidra med ytterligare information genom crowdsourcing (ex. koordinater).

Den första gruppen är den som kräver mest generell bakgrundsinformation för att utbilda om öppen data och vårt arbete, medan de andra två främst handlar om att attrahera dem för vissa specifika uppgifter. För att nå dem krävs en stor digital närvaro då det handlar om att nå ut till så många som möjligt med länkar.

Intressenter som kan nyttja databasen

Detta handlar om att göra användarna medvetna om den här nya produkten så att den kommer till användning. Projektets resultat kommer att attrahera en rad branscher som har direkt eller indirekt nytta av en öppen databas för publik konst.

Wikimedias tusentals volontärer kan använda databasen för berika Wikipedias artiklar.
Journalister kan göra en helt ny typ av reportage som både granskar och undersöker kommunernas inköp av konst men även beskrivande reportage om hembygden.
Stadsplanering och samhällsbyggnadskontoren har nytta av att kunna ta del av hur man skapar en välkomnande och trevlig stadsmiljö.
Konstskolor, designhögskolor och utbildning inom humaniora kan ta del av vårt gemensamma kulturarv på helt nya sätt när databasen är öppen och tillgänglig.
Forskare kan nyttja databasen för olika typer av kvantitativa undersökningar.
Turismsektorn kan skapa olika verktyg baserat på databasen för att visa vad som finns att se inom ett geografiskt eller tematiskt område.

Intressenter som kan sprida information om databasen

Kulturnyheter på större dagstidningar och deras kulturbilagor är en viktig del i att nå branschfolk. Även fackpress inom konst, kultur, media och samhällsplanering är viktiga kanaler för att skapa uppmärksamhet kring databasen.
För att många människor ska få kännedom om vårt kulturarv i andra delar av landet så bör ex. turistbyråer, turistföreningen, hembygdsförbund och researrangörer informeras om databasens existens. Detta så att de kan sprida information om möjligheten att bygga egna anpassade tjänster på databasen. Här finns en potential att skräddarsy, anpassa och skapa tjänster som riktar sig direkt till hotell, vandrarhem och större konferensgårdar för att se vad som finns i närområdet att titta på.

Vad ska jag säga?

Vilka är mina viktigaste budskap? Är dessa relevanta och anpassade för mina målgrupper? För att ett budskap ska vara intressant, begripligt och användbart behöver det utformas ur målgruppens synvinkel. Att berätta allt för alla resulterar ofta i att inget når någon.

Fokuset ligger på att kommunicera om den nya produkten och möjligheterna som finns med öppen data. Vi måste beskriva vad vi är ute efter, vilket format data skall ha, samt vad vi kan erbjuda i slutet. De aktörer som har data måste känna att de har nytta av att förse oss med uppdaterad data och att själva nyttja och vidareutveckla tjänsterna vi tillhandahåller.

Vi skall även försöka få den konstintresserade allmänheten att trycka på sina kommuner att de måste ha koll på sin egen konst och göra den tillgänglig.

Vilka kanaler ska jag använda?

Var brukar din målgrupp söka information? Webben, personaltidningen, möte, workshop, utbildning etc? Ofta är det en mix av kanaler som ger resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Ett budskap behöver också upprepas och koordineras, både i olika kanaler och över tiden, för att få effekt. Tänk på att även en aktivitet, exempelvis om du håller en workshop eller utbildning för någon/några målgrupper kan räknas som en del i din kommunikationsplan.

Webbplats

För att ge kommunerna en bättre uppfattning hur deras data kan komma att användas införskaffades domännamnet www.offentligkonst.se. Webbplatsen kan även komma att användas som en kanal för att delge olika intressenter information om projektet. Inledningsvis är målet att den ska väcka intresse från de som har data så att de bättre ska förstå vad deras data kan användas till. Ett konkret exempel helt enkelt.

Webbplatsen kan om volontärkraft finns komma att utvecklas till en kommunikationskanal även för att nå intresserad allmänhet som vill kunna hjälpa till med ytterligare information. Exempelvis med möjlighet att föra in koordinater där på enkelt sätt eller för att rapportera problem med existerande data som då kan slussas vidare till kommunerna.

Vi är väldigt nöjda över att vi lyckats förvärva domännamnet då det möjliggör en stor spridning.

Twitter

Vi kommer att twittra genom vårt officiella Wikimedia-konto. Detta då det är ett etablerat konto med personer som är intresserade av vårt arbete. Twitterkontot har i oktober 2013 över 880 följare. Vi har även twitterkontot @Wikiiskola som vi kan använda för tweets riktade direkt till lärare om databasen som en resurs för dem.

Vi räknar med att producera åtminstone 10 tweets om projektet under året. Riktade twittermeddelanden till utvecklare och intresserade volontärer och organisationer involverade är ett sätt att nå de som kan sprida det vidare. Vi kommer främst att använda oss av Twitter för att nå ut till de som kan komma att använda databasen då vi redan har emailuppgifter för IT-ansvariga. Om tid finns kan vi dock komma att lägga till IT-ansvariga och konstansvariga från kommunerna och rikta tweets direkt till dem för att skapa intresse - innan vi formellt tar kontakt med dem.

Även journalister är välrepresenterade på Twitter och kan på så sätt nås och göras medvetna om databasens existens. Framförallt SVT Pejl (@svtpejl) är central att nå inom ramen för projektet.

Facebook

Vår närvaro på Facebook kommer att ske genom vårt officiella Wikimedia-konto. Kontot är ett av föreningens huvudsakliga kommunikationsvägar och vi har över 750 följare.

Riktade reklaminsatser på FB kan vara ett sätt att snabbt nå ut till många intresserade. 2 000 kronor från kostnadsposten “Övrigt” kommer att användas för detta i slutet av projektet. Fokus kommer att vara att genom riktad reklam attrahera utvecklare och ex. få folk att bidra med koordinater till Wikipedia-listorna så att materialet går att använda på fler sätt i olika applikationer samt att göra så många som möjligt medvetna om webbplatsen offentligkonst.se.

Andra onlineverktyg

Ett centralt verktyg för vår externa kommunikation är vår wiki där vi kontinuerligt kommer att rapportera vad som sker i projektet så att volontärer och utvecklare kan hålla sig uppdaterade och enkelt identifiera vad de kan hjälpa till med.

Vi kommer även att i ett tidigt skedde kommunicera via Wikipedia med målet att skapa diskussion så att besluten är fast förankrade i Wikipedia-gemenskapen, samt att skapa ett intresse från volontärerna att bidra med data.

Bloggar

Vi kommer att skriva ett antal bloggar under projekttiden. Vi kommer främst att använda oss av vår egen blogg men även sträva efter att få minst ett blogginlägg till Wikimedia Foundations blogg för att nå en internationell public och press.

Om att projektet startar för att informera våra volontärer och intresserad allmänhet. Fixat!
Om vårt deltagande i hackathon. Blogginlägg vid hackathon är främst för att locka till oss fler utvecklare i kommande evenemang och göra dem medvetna om att databasen finns till så att de kan komma att använda den på eget initiativ i framtiden. Vi har många skickliga utvecklare som följer vår blogg. Fixat!
Om vårt första dataset då det visar vad som komma skall. Fixat!
Åtminstone ett blogginlägg i samband med Wiki Loves Public Art för att peka på kopplingen mellan tävlingen och databasen. Fixat!
Ett blogginlägg på WMF-bloggen för att öka intresse från volontärer från andra länder. Fixat!
Ett sammanfattande blogginlägg vid projektslutet och hur det gått.
Ett blogginlägg när webbplatsen offentligkonst.se officiellt lanseras.

Media

En databas över kulturredaktioner kommer att skapas för att kunna skicka ut pressmeddelanden om vårt arbete. Pressmeddelande planeras att skickas ut vid inkludering av nya kommuners dataset i databasen (även lokalpressen kommer då att inkluderas). Även vid den officiella releasen av offentligkonst.se kommer ett pressmeddelande att skickas ut. (Detta beräknas ske under mitten av 2014.)

Debattartikel om behovet av öppen data samt att hålla koll på konsten och göra den tillgänglig. Detta för att öka allmänintresset och kravet på kommunerna.

Debattartikel om behovet av en nationell konstdatabas och om att vi är igång och vad det går ut på. Detta för att öka intresset för projektet i konstsamhället och öka chanserna till fortsatt finansiering

Presentationer

Vi kommer att hålla en presentation på Wikimania om projektet för att sprida kunskap om detta bland volontärer i andra länder då vi hoppas att arbetet med projektet kommer att gynnas av utvecklare från de länderna samt att konceptet kan kopieras av andra så att värdet av projektet ökar.

Möten och konferenser

Vi hoppas få till ett möte med Svenska Turistföreningen om att få vår databas inkluderad här http://www.svenskaturistforeningen.se/sv/upptack/ eller länkad till från deras webbplats.

HUR NÅR VI FORSKARE OCH SKOLOR MED INFO OM DATABASEN? EMAILS?

På konferensen FSCONS kommer Wikimedia Sverige att ha ett bås och vi kommer där att dela ut informationsmaterial om ÖDOK för att försöka attrahera utvecklare och andra intresserade av öppen data.

Delta i forum för öppna data samt evenemang för utvecklare kring dessa. Om möjligt med fokus på öppna kulturarvsdata såsom Öppna kulturarvsdata i Norden och olika hackathons.

Slutrapport

Olika grupper som arbetar med att få ut öppna data kan genom projektrapporten lära av våra erfarenheter och på så sätt hjälpa till att utveckla best practice på området. Slutrapporten kommer därför att skickas ut till de grupper vi under projektet identifierat samt spridas via Vinnova.

Vem skall säga det?

Vem är den bästa budskapsbäraren för just denna kommunikationsinsats?

När skall jag säga det?

När i tiden är det bäst att genomföra kommunikationen för att uppnå bäst resultat? Ska man kommunicera vid flera tidpunkter?

Först mot utvecklare och volontärer för att vidareutveckla produkten (de tre första kvartalen).
Sedan mot kommunerna så att de kan se bra exempel (det sista kvartalet).
Slutligen till slutanvändarna om att det finns en färdig produkt att använda (den sista månaden av projektet).
1. Sedan återkoppla till kommunerna med användningen så att de ser värdet.

Vad kostar det?

Vilka resurser har du - i tid, pengar och kompetens? Står kostnaderna i rimlig proportion till det du vill uppnå? Vad kostar det att låta bli? Gör en budget och en ansvarsfördelning.

Ett par-tre veckor av extern kommunikation finns avsatt i projektet för att nå ut till så många som möjligt.????

Kommunikationen kommer huvudsakligen att skötas av andra medarbetare än André för att utvecklingen av databasen inte skall stanna av. På evenemang där många utvecklare deltar, såsom Wikimania, är det dock viktigt att André finns på plats för att möjliggöra djupare diskussioner och svara på tekniska frågor.

Hur ska man utvärdera insatsen och kontrollera effekten?

Fundera över vilka metoder som man kan använda för att utvärdera kommunikationsinsatsen. Hur ska resultatet följas upp? Går det att mäta effekterna?

Antal omnämnanden i bloggar och i media.

Saker kvar att göra

Skapa databas över lokaltidiningar: 2 dagar
Debattartiklar: 2-3 dagar (Lennart skriver grunden på 1-2 dagar och kontaktar andra som kan vara med)
Flyer för ÖDOK: 1 dag (Laura är intresserad av att göra den)
Twitter-aktivitet: 0,5 dag
2 återstående blogginlägg: 1 dag
Sätta upp reklam på FB: 0,5 dag
Förberedelser och möte med Svenska Turistföreningen: 1 dag