Mötesprotokoll/Protokoll 2023-09-09

Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Historiker (diskussion) 27 september 2023 kl. 21.13 (CEST)[svara]
Justerare JONSSSVE (diskussion) 27 september 2023 kl. 16.10 (CEST)[svara]

Tid: Lördag 9 september 2023 klockan 10.30–16.00 på kontoret/via Google Meet.
Närvarande: Mattias Blomgren, Karl-Magnus Johansson, Bengt Oberger, Johanna Berg, Ylva Pettersson (online), Sven-Erik Jonsson (online), Brit Stakston (online), Sofie Jansson (online), John Andersson (föredragande), Eric Luth (deltog under föredragning om upphovsrätt)

Frånvarande: Per Hasselberg

Mötets öppnande

Mötet öppnades.

Val av justerare

Sven-Erik Jonsson valdes.

Anmärkningar från senaste mötesprotokollet

2023-06-17
- Inga anmärkningar togs upp.

Projekt/budget 2023

Budgetuppföljning

Ekonomisk rapportering: Ekonomisk rapport hade skickats ut inför styrelsemötet. Uppföljning enligt reglerna för 90-konto. Sammanställning gjord under sommaren av faktiskt utfall för kvartal 1 och kvartal 2 jämfört mot budget. Justeringar mellan vissa interna projekt kan behöva göras – ej gjort i rapporten än.

Ledningsrapporter för projekt

Ledningsrapport 2023

Rapportering från verksamhetschefen

Rapport hade skickats ut till styrelsen inför mötet. John redogjorde, samt svarade på frågor.
Styrelsen fann rapporten om Face2Face-kampanjen intressant och bra.
Styrelsen tackade för återkoppling till Movement Charter Drafting Committee beträffande Global Council och hubbar.

Ansökningar

En ansökan om finansiering har skickats in till Vinnova för ett projekt som syftar till att engagera allmänheten i aktiviteter som dokumenterar hotat kulturarv så att det enklare kan skyddas. Uppsala universitet är samarbetspartner. Ansökan uppgår till 2 000 000 kr, där vi mottar 1 500 000 kr. Arbetet startar i oktober 2023 om finansiering säkras.
Wikimedia Foundation valde att finansiera OpenRefines ansökan. Vårt deltagande med teknisk utveckling föll dock bort.
Ansökningstexten till Allmänna arvsfonden färdigställdes och en bekräftelse från dem inkom 13 juli 2023. Efter kontakt har de informerat oss om att de fortfarande behandlar ansökningar som inkom i maj och början av juni. Beslut kan därför inte förväntas förrän i december 2023, eller februari 2024. Ansökan uppgår till 10 700 000 kr över en 3-årsperiod.
En ansökan till Svenska institutet för ett pilotprojekt har i stort sett färdigställts. Projektet har fokus på att utveckla ett nätverk för att genom crowdsourcing digitalisera och sprida information om hotat kultur- och naturarv. Arbete relaterat till hubben kommer att bakas in i ansökan. En projektgrupp med representanter från Wikimediaorganisationer i regionen har upprättats och Ukraina, Polen och Georgien deltar. Pilotprojektet har en budget på totalt 400 000 kr. Pengarna kommer att delas med flera partner och ca. 120 000-150 000 kr tillfaller Wikimedia Sverige i pilotprojektet. Inom ramen för projektet kommer ett större projekt som börjar 2024 att utvecklas.
Möjliga ansökningar som planeras är (där finansiering troligtvis helt sker för aktiviteter under 2024 och framåt):
- En ansökan till Svenska institutet med Wikimedia Uganda.
- En ansökan till Svenska institutet med Wikimedia Ukraina.
- En ansökan till Riksantikvarieämbetet gällande hotat kulturarv.
- Mindre riktade ansökningar inom ramen för de projekt vi deltar i som finansieras av Arcadia Fund.
Konsultuppdrag med flera GLAM-institutioner diskuteras. Dessa skulle äga rum under sista kvartalet 2023 eller tidigt 2024.

Viktiga händelser

Insamlingsarbete med Face2Face har genomförts. En inledande rapport har sammanställts och en utförligare arbetas på.
Ett flertal presentationer skedde på Wikimania. Vårt fysiska deltagande uteblev dock på grund av sjukdom.
En omfattande återkoppling gavs på det material som Movement Charter Drafting Committee (MCDC) presenterat om Global Council och hubbar. Återkopplingen byggde på diskussioner som skett inom styrelsen och på kansliet.
Arbetet med Metabase har fortsatt inför att ny praktikant påbörjar sitt arbete.
Halvårsgenomgång av ekonomin har skett. En revidering av projektbudgetar för året förbereds.
Presentationsförslag har skickats in till GLAMwiki-konferensen i Montevideo.
Deltagande i DIGG:s referensgruppsmöte om nationella rekommendationer för persistenta identifierare.
Deltagande på workshop där inledande feedback gavs om Riksantikvarieämbetets utkast på en nationell strategi för digitalt kulturarv.
Wiki Loves Monuments 2023 startade 1 september.
En sammanställning av olika bankproblem som civilsamhällets drabbas av har skett.
Ett flertal interna rutiner har publicerats på föreningswikin.
En större delegation från föreningen med 3 anställda och 4 volontärer deltog på Almedalsveckan i år. På plats skedde bl.a. fotografering av politiker samt på evenemanget, ett seminarium genomfördes i samarbete med Svensk biblioteksförening om hur forskningen påverkas av upphovsrättslagstiftningen.
En presentation och workshop för FN:s Open Access Working Groups 60 deltagare skedde i Rom.
Personalsamling genomfördes.
"Tolk" åt Nationalmuseum i samtal med Wikimedia Commons-gemenskapen om "felaktigt" uppladdade bilder.

Kommande händelser

Årliga lönerevisioner kommer att ske i september (en schablonlöneökning har redan betalats ut). De försenades på grund av föräldraledighet.
En dag för att utbilda ambassadörer i de fyra län som Wikipedia för hela Sverige fokuserar på organiseras i slutet på september.
Verksamhetsmålen färdigställs och godkänns av styrelsen.
Diskussioner sker med svenska delegationen till Unesco om ett evenemang riktat till de afrikanska medlemsländerna på Unesco samt andra potentiella initiativ som kan drivas tillsammans.
Upprättandet av kravspecifikation för ett CRM-system samt initiala diskussioner med och offerter från lämpliga leverantörer färdigställs och delas med styrelsen.
Banners på Wikipedia.se utvecklas för att använda den för insamlingsarbete.
En ny årlig mångfaldsrapport kommer att publiceras.
En effektrapport kommer att sammanställas under perioden. Denna kommer att integreras med Årsredovisningen nästa år (per 90-konto krav).
Etablering av arbetsgrupperna för den tematiska hubbens Helpdesk påbörjas.
Diskussionerna planeras fortsätta om hur stöd bäst kan ges till volontärer i länder som är på USA:s sanktionslista och där Wikimedia Foundation inte kan ge ekonomiska bidrag.
Impact Day kommer att genomföras med Deloitte med fokus på översättningar, effektivisering/streamlining av våra rapporter och eventuellt ett arbete om företagshälsovård.
En plan för vilken typ av initiativ vi kan lansera med Utrikesdepartementet för att ersätta WikiGap tas fram.
Diskussioner med internationella organisationer som kan tänkas arbeta med oss runt fortsatt internationellt koordinering av WikiGap fortsätter.
Ansökan till Svenska institutet om hotat kulturarv i Östeuropa färdigställs. Detta fördjupar samarbetet med den regionala hubben CEE Hub.
Översyn av projektet Wikipedia för hela Sverige kommer att ske och eventuell projektförlängning diskuteras med finansiären.
En ny version av inköpspolicyn färdigställs.

Upphovsrätt

Eric Luth föredrog rapport om arbetet med upphovsrättsdirektivsutredningen och styrelsen diskuterade frågan.

Rapportering från onlinemöte inför Wikimedia Summit

Bengt rapporterade från onlinemöte inför Wikimedia Summit 2024.

Måluppfyllnad/effektrapport

Arbete med formulering av verksamhetsmål hade inte hunnits med.
Core metrics har följts upp. Skriftlig rapport skickas ut till styrelsen till oktober. Vissa problem med uppföljning från Wikimania.
Arbete med effektrapport till Giva Sverige pågår.

Datum för årsmöte 2024

Årsmötet 2024 är planerat till den 20 april. Då det krockar med Wikimedia Summit i Berlin, beslöt styrelsen att flytta det till efterföljande helg lördagen den 27 april och konstituerande styrelsemöte till söndagen den 28 april.
Styrelse beslöt vidare att förlägga Wikipedia-dagen till hösten 2024.

Personalfrågor

Redogjordes för i verksamhetschefens rapportering och diskuterades.

Övriga frågor

Inga övriga frågor behandlades.

Mötets avslutande

Mötet avslutades.