Det här är ett protokoll för Wikimedia Sverige. Vid frågor kontakta Mattias Blomgren.

Justerat:
Ordförande Ainali (diskussion) 18 november 2012 kl. 18.35 (CET)[svara]
Justeringsman Historiker (diskussion) 18 november 2012 kl. 18.52 (CET)[svara]

Tid: 12 november klockan 19.00–23.30 kontoret/via Google Hangout
Närvarande: Jan Ainali (t o m WLPA), Arild Vågen, Mattias Blomgren, Jakob Hammarbäck (t o m Fundraising), Holger Motzkau, Bengt Oberger (från Arbetstidspolicy)
Frånvarande: Ylva Pettersson, Mikaela Waxin, Harald Andersson
Not: Till styrelsemötet hade en rapport om hur det går i de olika projekten satts ihop som hänvisas till nedan. Den finns i sin helhet här.

INLEDNING

Mötets öppnande

Mötet öppnades.

Val av mötesordförande

Jan Ainali valdes.

Val av justeringsman

Mattias Blomgren valdes.

Val av sekreterare

Protokollet skrevs på Etherpad på denna länk: http://etherpad.wikimedia.org/WMSE-20121112

Stöd till gemenskapen

Teknikpoolen

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Teknikpoolen.

Genomförda inköp:

Ryggsäck Lowepro Fastpack 350 till kamera och objektiv.

Inköpsförslag under omröstning:

Diskussion om inköp av kamera.

Utlån som är genomförda i år: 34 stycken rapporterade (fler enligt listan över intresseanmälningar - påminnelse om uppdatering av listan utskickad), planerade 1 stycken under resten av november. Efter påminnelsen är 42 utlån rapporterade. Jakob och Mattias har diskuterat frågan om slitage av utrustningen och hur det kan förebyggas. De som lånar utrustningen måste rapportera eventuella problem när utrustningen lämnas tillbaka. Den lilla kameran som var föreslagen skickas vidare till Gemenskapens projekt.

Referenslitteratur

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Referenslitteratur.

En bok beställd till Skogsfrun: KUUSIPALO, JUSSI:SKOGSTYPER Lennart har lite tid i sitt uppdrag att kontakta Wikipedianer för att visa att denna möjlighet finns.

Editathons

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Editathons.

Två till behöver anordnas innan årets slut. En arrangeras 13 november, men inga deltagare anmälda. Lennart kan eventuellt göra en i Göteborg.

Vi diskuterade möjligheten att Axel kan fråga om vi kan hålla en på Skansen.
Jakob har några förfrågningar ute, och dessa följs upp eller släpps.

Gemenskapens projekt

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Gemenskapens projekt.

Beslut fattades om att ersätta lunchutgifterna och biljetter för kollektivtrafik under Bokmässan.

Kvalitet

Kvalitetsundersökningar

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Kvalitetsundersökningar.

Användarundersökningar

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Användarundersökningar.

Innehållsdonationer

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Innehållsdonationer.

Vi har under året fått till samarbete med Centralmuseerna, som är en viktig del i kommande arbetet.

Wiki Loves Monuments

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Wiki Loves Monuments.

Böcker till pristagare skickas ut till dem. Kostnad för porto ska tas från Wiki Loves Monuments.

Flygfoton

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Flygfoton.

Vi behöver dokumentera mer vad vårt utredningsarbete har gett och fundera över hur vi ställer oss till att lämna en remiss till den utredningen om ändringar i lagen som kom nu i höstas. Det finns pengar kvar i denna budgetpost.

Outreach

Utbilda lärare och GLAM-anställda

Wiki-skills

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Utbilda lärare och GLAM-anställda.

3 000 kr tillskjuts för tryck av broschyrer.

Skapa kontakter med viktiga utbildningsinstitutioner

Jakob och Sophie deltar på Flexlär som folkbildningsrådet anordnar i Stockholm. Wikimedia deltar även på folkbildarforum.

Nordiskt samarbete

Enligt rapportering länk: Mötesprotokoll/Protokoll_2012-11-12/Projektrapporter#Nordiskt samarbete.

Broschyren om nordiska chapters verksamhet färdig och började distribueras på FSCONS 10-11 november 2012. Se Nordic Wikimedia. Upplaga till Norge och Danmark sänd.

Beslut att, förutom till de nordiska chapters, skicka ut cirka tre exemplar till övriga nationella chaptren, samt ett tiotal exempel till WMF, budget max 4000kr.

Möte med representanter för WMDK (2 personer) och WMNO (1 person) på FSCONS 10 november. Se protokoll Protokoll.
Ett svenskt samespråksstödprojekt får avvakta norskt omtag. WMNO funderar på en slags wikipedian-in-residence arbetande i Finnmark med inriktning på skolor, men inga beslut finns och ingen konkret planering. Finansiering för norskt projekt inget problem. (Min slutsats: vi fortsätter vår förplanering i lugn takt och bygger upp relationer och kunskap, och ser till att inriktningen också för vår del är mot skolor/språkfrämjandeorgan i första hand.)
Ett projekt att "ödemarksfotografera" diskuterades med syfte att systematiskt fota underfotograferade områden (Grönland, Färöarna, Spetsbergen, svenska och finländska Lappland, Finnmark). Någon slags koppling till Wiki Loves Monuments. WMNO och WMDK tillsammans ansvariga för projektutveckling.

FSCONS

Styrelsen beslutade att ersätta lunch för deltagarna under FSCONS.

Möjliggörande

CRM och PUL

Jan rapporterade från möte med advokatbyrå.

PUL gör skillnad på strukturerat och ostrukturerat informationsinnehåll.
Man bör tänka på ändamålet med informationen och om den verkligen behövs för verksamheten.

Advokatbyrån kommer att lämna råd och rekommendationer.

Justering av tidsfördelning på projekten

Ingen begärd.

Extern kommunikation

Bordläggs.

Aktivitetsplan

Bordläggs.

Strategi, policy eller riktlinjer

Vi måste vara tydliga med att kommunicera policies till anställda. När policys ändras kommuniceras det efter styrelsemötet.

Arbetstid för anställda/Ny förslag

Förslaget antogs med förändringarna:

att senaste tiden för flextiden 19.00.
punkten om semesterår utgår.
förtydligande om att det är kollektivavtalet som syftas.

Gäller med omedelbar verkan.

Kommunikationspolicy

Antogs med förändringarna:

att "behörig person" och "kommunikationsansvarige" ersätts med "ordförande".

Gäller med omedelbar verkan.

Frivilliga/anställda

Diskussion om boende, ersättningar för måltider och lokaltrafik i samband med resor till evenemang som FSCONS och Bokmässan som föreningen har bestämt att delta i. Får det finnas en skillnad i standard var en fråga och vidare diskuterades hur vi kan locka fler frivilliga att ställa upp. Frågan bordlades till nästa möte.

Riktlinjer för representation

Frågan bordlades till nästa möte då inget av förslagen var färdiga för beslut. Mattias arbetar vidare med Bengts alternativa förslag.

Jävsriktlinjer

Antogs efter att Bengt har gjort redaktionella ändringar som diskuterades på mötet.
Senast 2012-12-31 ska de skriftliga försäkringarna vara undertecknade.

Fundraising

Besked från .SE väntas denna vecka på våra ansökningar.

WLPA

Diskussionspunkt.

Personalfrågor

Verksamhetschef

Beslut om omorganisationen och att skaffa en verksamhetschef togs 23 september och offentliggjordes 30 september.
Spridning av tjänsten blir dyrare eftersom priser var exklusive moms.

Verksamhets-/aktivitetsplanering

Axel och Sophie ska ta fram detaljerad plan för de två första månaderna på år 2013, med tydliga målsättningar, resurs- och tidsplanering baserade på högstprioriterade projektförslag från verksamhetsaktivitetsmöte.
Styrelsen tog beslut om styrelsens utgångspunkter för förhandlingarna om förlängningar av kontrakten för Axel och Sophie. Beslutet antecknades separat och kommer att offentliggöras och bifogas till protokollet efter förhandlingarnas slutförande.

Årsmöte 2013

Jan har skickat ut en Doodle.
Diskussion om stadgerevision förs i wikin.
Verksamhetsplanen behöver formuleras och målsättningar definieras.

Kollektivavtal

Vi har begärt inträde i kollektivavtal mellan IDEA och Unionen från och med den 1 oktober 2012.

Nästa styrelsemöte

Ej beslutat.

Övriga frågor

Förbättrad projektrapportering

Projektrapporteringen behöver förbättras och göras enhetlig mellan projekten. En ensides statusrapport, vilken ger en enkel överblick, ska tas fram och användas av alla projektledare samt områdesansvariga i styrelsen. Statusrapporten ska sändas till styrelsen. Mattias presenterade ett förslag och lägger upp det på wikin.

Kansliets veckobrev