Kansliets arbete i samband med utbrottet av Covid-19
Följande information om arbete under pandemin skickades ut till kansliets personal via e-post mellan 10 mars 2020 till 3 april 2020. Efter detta har kansliets arbete under pandemin diskuterats under en stående agendapunkt på arbetsplatsträffen som sker varje vecka. De inledande e-postmeddelandena publiceras här för transparens.
E-post skickad 10 mars 2020
Hej,
Med anledning av det pågående utbrottet av Covid-19 (Coronaviruset) gäller följande justeringar av föreningens arbete. I dagsläget finns ingen orsak till oro, men det är klokt att agera proaktivt och förbereda verksamheten på reviderade arbetssätt. Om du undrar eller funderar över något kan du vända dig till John eller André, eller till arbetsmiljöombudet Maria om du är mer bekväm med det.
- All personal ska noggrant läsa igenom föreningens krisplan. Bekräfta att så skett senast onsdag 11 mars till André (operativ chef), med Maria (arbetsmiljöombud) i cc. Detta arbete registreras på projektet Anställda i Fortnox. https://se.wikimedia.org/wiki/Krisplan
- För att minska risken för smittspridning ska händer tvättas med tvål och varmt vatten i minst 20 sekunder vid ankomst till kontoret. Detta i enlighet med rekommendationerna från sjukvården. https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/skydda-dig-och-andra/ För praktiska tips, se https://youtu.be/vjkEb-3u1bE
- Alla anställda har tillåtelse att jobba hemifrån under hela eller delar av veckan. Detta sker efter eget huvud, men uppmuntras. Markera detta i kalendern enligt gängse rutin. Detta beslut gäller tillsvidare och kommer att utvärderas på veckobasis.
- Inplanerade resor kan av ansvarig projektledare ställas in utan konsekvenser eller föregående konsultation med högre chefer om det skett på grund av oro för Corona eller om resan varit planerad till ett Coronadrabbat område. Rapportering av detta sker i efterhand till verksamhetschef och operativ chef så att detta kan inkluderas i olika externa rapporter.
- Om privata resor skett till områden där aktiv smittspridning pågår bör du om möjligt undvika att komma till arbetsplatsen under de kommande 2 veckorna.
- För de resor som sker godkänns att taxi eller egen bil nyttjas istället för kollektivtrafik till och från tåg eller flyg. Detta gäller även för de resebeslut som redan är godkända. Detta är en avvikelse från https://se.wikimedia.org/wiki/Resepolicy. Detta kommer att utvärderas på veckobasis.
- Möten med externa partners bör om möjligt omplaneras och skötas digitalt. Detta kommer att utvärderas på veckobasis.
- Sverige är ett säkert land, men sårbart. Egna förberedelser är aldrig bortkastade. Om färre behöver akut hjälp i en krissituation kan de som har störst behov prioriteras och samhällets resurser användas på bästa sätt. All personal ges upp till 3 timmar att på betald arbetstid genomföra proaktiva förberedelser för den egna säkerheten (den egna personen och närstående). Detta arbete registreras på projektet Anställda i Fortnox, skriv en kommentar i tidrapporten vid de tillfällen då detta skett. Följande checklista (framtagen av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) är användbar i dina förberedelser https://www.dinsakerhet.se/siteassets/dinsakerhet.se/kris-och-krig/vad-hander-vid-en-kris/msb-checklista-nedladdningsbar.pdf Läs igenom följande material https://www.dinsakerhet.se/kris-och-krig/forbered-dig-for-kris/din-krisberedskap/ samt https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/fragor-och-svar/ (Folkhälsomyndigheten är ansvarig för samordning av smittskyddet i landet – var källkritisk när du hämtar information från andra källor).
Rekommendationer
- För att undvika resor under rusningstid rekommenderas att personal kortar ned tiden på kontoret och reser före eller efter rusningstrafiken.
Med vänliga hälsningar,
John
- - - -
John Andersson
Executive Director
Wikimedia Sverige
Phone: +46(0)73-3965189
Email: john.andersson
wikimedia.se
Visiting address: Goto10, Hammarby Kaj 10D, 120 32 Stockholm
E-post skickad 20 mars 2020
Hej alla,
Som utlovat vill jag ge er en uppdatering om covid-19 och hur det påverkar verksamheten varje vecka. Jag vill bekräfta att förhållningsreglerna som beskrivs i mitt mail från 10 mars fortsätter att gälla även nästa vecka.
Ett mindre tillägg är att om ni bokar några nya resor, efter godkänt resebeslut, så ska resan vara ombokningsbar. Även detta gäller tillsvidare.
Notera att inga permitteringar, nedskärningar eller andra förändringar som påverkar er inkomst kommer att ske. Däremot kommer arbetsuppgifter för en del av er att påverkas då vi, som ni vet, i närtid inte kommer att kunna ordna evenemang.
Vänligen,
John
E-post skickad 27 mars 2020
Hej alla,
Jag vill bekräfta att förhållningsreglerna som beskrivs i mitt mail från 10 mars fortsätter att gälla även nästa vecka.
Jag har publicerat en riskanalys här:
https://se.wikimedia.org/wiki/Riskanalys_för_Wikimedia_Sverige_med_anledning_av_coronapandemin Jag har inte satt dit några sannolikheter eller försökt att vädera risken, då dessa är knepiga i en krissituation som denna. Om ni har identifierat någon ytterligare risk för någon del av ert arbete som inte är inkluderat där, så hojta till så uppdaterar jag!
Vänligen,
John
E-post skickad 3 april 2020
Hej alla,
Jag vill bara skicka en kort uppdatering inför nästa vecka. Jag hoppas att ni alla har det bra på hemmakontoren och att ni hittat sätt att arbeta som inte sliter på kropparna och har hittat bra sätt att skilja på arbetstid och fritid. Vi kommer att behöva fortsätta så här under den närmsta tiden så det är viktigt att ni tar hand om er. Tänk på att ta regelbundna pauser, gå upp och röra på er och njuta av solen.
Förhållningsreglerna som beskrivs i mitt mail från 10 mars fortsätter att gälla även nästa vecka. Har ni några frågor är det bara att höra av er. Behöver ni något kontorsmaterial hemma så ordnar vi det!
Digitala möten
Då vi inte kan genomföra fysiska aktiviteter de kommande månaderna, och då årsmötet sker på distans i år, kommer vi att experimentera med olika lösningar och upplägg. Ett flertal digitala evenemang/aktiviteter kommer att ske innan dess för att testa verktygen och förbereda våra medlemmar på tekniken. Delta gärna även om det inte tillhör era vanliga arbetsuppgifter!
Wikimedia Foundation
Wikimedia Foundation håller på att undersöka hur Coronakrisen kan komma att påverka deras insamlingskampanjer och deras budgetarbete är därför framskjutet. Detta i kombination med att deras personal bara arbetar på deltid innebär att våra planer med hubben går långsammare än förväntat. Arbetet fortgår dock och jag har goda förhoppningar att vi ska ha det mesta på plats inom några veckor. Under nästa vecka kommer den globala strategin att antas av Wikimedia Foundations styrelse, vilket är ett viktigt steg för oss då det där fastslås att tematiska hubbar är en central del av den framtida organisationella strukturen i Wikimediarörelsen.
Ha en trevlig helg alla!
Vänligen,
John