Jävsriktlinjer/Riktlinjer med avseende på intressekonflikter och jäv för Wikimedia Sverige

Förslag till styrelsemöte 16 mars 2014, utarbetat efter beslut på styrelsemöte i februari 2014

Riktlinjer med avseende på intressekonflikter och jäv inom Wikimedia Sverige

Syfte

Riktlinjerna ska undanröja att situationer uppkommer, vid vilka befogad kritik kan riktas mot att sådana beslut otillbörligen gynnar styrelseledamöter, anställda eller till dessa närstående personer eller bolag.
Wikimedia Sverige vill åstadkomma att beslut med ekonomiska konsekvenser fattas på ett sådant sätt att besluten blir så förmånliga som möjligt för föreningen.
Riktlinjerna syftar inte till att förhindra att:
- föreningens medel för gemenskapens projekt används för projekt för vilka medel söks av styrelseledamöter eller anställda i sina egenskaper av wikipedianer;
- föreningen på saklig grund fattar beslut om att ersätta tjänster som levereras av styrelseledamot eller av till denne närstående personer eller bolag, eller av till anställd närstående personer eller den närståendes bolag.

Varje styrelseledamot ska efter första inval i styrelsen, samt varje anställd vid första anställnings början, anmäla skriftligt till ordföranden respektive verksamhetschefen egna och närståendes engagemang i ekonomisk verksamhet i företag som är eller kan bli leverantörer av varor eller tjänster till Wikimedia Sverige enligt nedan:
- näringsverksamhet i enskild firma eller bolag, samt sådana tidigare engagemang under den senaste tolvmånadersperioden;
- ägarinnehav i sådana bolag, undantaget börsbolag;
- eventuellt annat ekonomiskt samröre med sådana bolag under närmast föregående tolvmånadersperiod.
Om förbindelser av ekonomisk art mellan föreningen och en styrelseledamot, eller denne närstående person eller bolag, tenderar att bli regelbundna och/eller omfattande, ska ordförande ta upp en informell diskussion med styrelseledamoten om dennes engagemang i styrelsen.
Det åligger verksamhetschefen att fördela arbetsuppgifter på ett sådant sätt att anställd inte hamnar i sådan intressekonflikt som här avses.

Riktlinjerna avser styrelseledamot som deltar i ärende, i sådana fall där beslut kan leda till ekonomisk vinning för denne eller för närstående individ eller till dessa närstående organisation.
- Med närstående individ avses en styrelseledamots nära släktingar, samboende eller registrerade partners, samt partners i en affärsverksamhet, oavsett i vilken form affärsverksamheten bedrivs.
- Med närstående organisation avses organisation inom vilken styrelseledamoten, eller till denne närstående, är anställd eller har ägarintresse.
- Med ägarintresse avses inte aktie- eller fondägande i börsnoterade företag, eftersom sådant ägande får anses vara så marginellt att ett ekonomiskt intresse av affärer med föreningen är försumbart.
Styrelseledamot som kan anses ha jäv, ska inte delta i ärendets behandling.
Det åligger varje styrelseledamot att anmäla misstanke om jäv för egen del till ordföranden.

Den som är styrelseledamot eller anställd skall, vid det första tillfälle då han/hon tillträder en befattning som styrelseledamot eller anställd i föreningen, underteckna en deklaration, vilken lämnas till ordförande eller verksamhetschefen.
Ordförande och/eller verksamhetschefen kan ta initiativ till förnyelse av skriftliga deklaration(er), om han/hon finner att för lång tid gått efter inlämnande av ursprunglig deklaration.