Extra årsmöte 2021-05-27/Checklista för årsmöte
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänkas på för att ordna ett årsmöte. "Årsmöte skall hållas årligen, innan april månads utgång." Skapa den här checklistan och bocka av punkterna där när de genomförts.
Före
April
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Utse en ansvarig för anordnandet | John |  Fixat!
|
|
| Bestäm datum, ort och lokal | John | Fixat!
|
|
| Börja leta efter ordförande efter att detta är bestämt | John | Fixat!
|
|
| Skapa en sida på wikin för årsmötet (med Mall:Pågår) | Eric | Fixat!
|
|
| Skriva eventuella motioner | N/A | N/A |
April
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Verksamhetsplan bör fastställas | Styrelse | Fixat!
|
|
| Budget bör fastställas | Styrelse | Fixat!
|
|
| Verksamhetsberättelse bör färdigställas | Styrelse | Fixat!
|
|
| Årsredovisning bör färdigställas | Styrelse | Fixat!
|
|
| Dubbelkolla protokollet från förra året om något särskilt ska göras inför detta årsmöte | John | Fixat!
|
Två veckor innan
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Skicka ut kallelse till årsmötet till alla medlemmar. Kallelsen ska innehålla uppgifter om tid och plats för mötet, samt om möteshandlingar. Om Wikipediadagen hålls i samband med årsmötet, skicka även med information om den. | Jenny | Fixat!
|
|
| Börja samordna resor. | N/A | N/A | |
| Kontakta volontärer. | N/A | N/A |
En vecka innan
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Offentliggör adressen som det kommer att sändas från | Jenny | Fixat!
|
|
| Förbered en utvärdering, så den är redo att skickas ut efter årsmötet | Eric | Fixat!
|
|
| Förbered kommunikation runt årsmötet och Wikipediadagen, både under dagen och efter dagen. | Eric | Fixat!
|
|
| Gör ett körschema för dagen och håll ett möte med alla inblandade och gå igenom det. | Eric | Fixat!
|
Dagen innan
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Färdigställa nödvändiga presentationer | John | Fixat!
|
Efter
Detta är en minneslista för vad som man kan behöva tänka på efter ett årsmöte.
Mötesprotokoll
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Få det justerat, först on-wiki, skicka sedan till organisationsassistent för digital signatur. | Josefine | Fixat!
|
|
| Skrivskydda protokollet | Josefine | Fixat!
|
|
| Skrivskydda alla sidor som lades till handlingarna under mötet | Josefine | Fixat!
|
Övrigt
| Uppgift | Ansvarig | Klart | Resultat |
|---|---|---|---|
| Lägg upp bilder på Wikimedia Commons | Josefine | N/A | |
| Protokoll med firmateckningsordning skall skickas ut till samtliga berörda (underskriven och vidimerad kopia). | Jenny | Fixat!
|
|
| Skicka ut utvärdering till deltagarna | Eric | Fixat!
|
|
| Sammanställ resultatet av utvärderingen som skickades till deltagarna | Josefine | Fixat!
|
|
| Mejla en kopia av årsmötesprotokollet, konstituerande, och firmateckningsordningen till Swedbank, Nordea, Svensk Insamlingskontroll (har stadgar ändrats ska även dessa skickas med). | Jenny | Swedbank är skickat. Detta görs till de andra tisdag 6 juli. Via mail och vanlig post. | |
| Uppdatera https://wikimedia.se/om-oss/ med nya länkar till: Årsmötesprotokoll, Verksamhetsplan, Verksamhetsberättelse samt Årsredovisning | Jenny | Fixat!
|