Ekonomiska sammanställningar/Inför styrelsemötet 21 mars 2021

Vårt ekonomiska prognosverktyg, Burncharten, innehåller detaljer om hur kostnader och intäkter förväntas falla ut. Då verktyget innehåller personuppgifter går den inte att dela.

Uppdateringar sedan senaste sammanställningen

Uppdateringen omfattar perioden 2020-12-31 – 2020-02-28

Resultatet den senaste sammanställningen

Föreningens nettoresultat blev positivt under perioden enligt plan.

Totalintäkt: 2 197 927 kr
Totalkostnad: 1 424 888 kr
Resultat: 773 039 kr

Huvudsakliga intäktskällor (avrundade):

Wikimedia Foundation (APG): 2 127 000 kr
Medlemskap och donationer: 67 000 kr

Huvudsakliga utgifter (utöver löpande):

UNESCO Wikipedian in Residence (Fiscal Sponsorship): 166 000 kr
20-årsfirande: 25 000 kr

Skillnad i kostnader sedan prognos

Löpande kostnader (undantaget personal): Överspenderat 42 348 kr.
Personalkostnader: Överspenderat 64 799 kr.
Engångskostnader: Underspenderat 69 152 kr.

Överspenderingen i personalkostnader beror på retroaktiv utbetalning av löner i samband med lönerevision (som började gälla 1 november). Runt årsskiftet är de schabloniserade löpande kostnader som används för t.ex. redovisning som mest felaktiga då insatser med årsbokslut och diverse årliga avgifter infaller denna period. En överspendering på de löpande kostnaderna är därmed förväntad.

Skillnad i intäkter sedan prognos

Medlemskap och donationer var 11 110 kr lägre än förväntat.

Justeringar

Om signifikanta in-/utbetalningar har senare-/tidigarelagts för att vi t.ex. har förlängt ett projekt.

Utbetalningen för Wikispeech för AI har senarelagts ytterligare (till mars).
Utbetalningen för Wikidata för auktoritetskontroll har justerats för att reflektera att hela bidragsdelen betalas ut i mars.
Intäkterna från Trackuback (december) samt Göteborgs museer (november) har nu påskrivna avtal och flyttats från prospective. Månaden för utbetalningarna har justerats per avtalen.

Övrigt att notera

Inget

Prognos, långsiktig utveckling

Ackumulerat resultat de närmaste tre månader (mars–maj)

Intäkter: 788 640 kr
Utgifter: 2 352 726 kr
RESULTAT: -1 564 086 kr

Huvudsakliga intäktskällor (avrundade):

Post- och Telestyrelsen: 447 000 kr
Riksantikvarieämbetet: 205 000 kr
Vinnova: 129 000 kr

Huvudsakliga utgifter (utöver löpande):

Underleverantörer och partner i Wikispeech: 400 000 kr
UNESCO Wikipedian in Residence (Fiscal Sponsorship): 48 000 kr
Konsult (OpenGLAM event): 47 000 kr

Besparingar

Totalt uppgår våra långtidsbesparingar till 2 098 939 kr vid årsskiftet 2020/2021.

Vilka större intäkter förväntas 2020/2021

Här beskrivs de intäkter som förväntas kunna säkras under året. Detta inkluderar nya projektansökningar) samt andra intäktsströmmar som föreningen experimenterar med. Det innefattar inte projektansökningar som redan har godkänts och där pengarna redan säkerställts.

Donationer och medlemskapsavgifter på ytterligare 240 000 under 2021 (exkl. Face2Face).
En större kampanj för att få donationer och medlemmar planeras för året med 236 000 kr avsatt för detta i årets budget.
Vi kommer att ta fram visualiseringar inom ramen för Wikidata för auktoritetskontroll-projektet. Finansieringen för detta är 100 000 kr (konsultbeställning) och vår insats sker under andra halvan av 2021.
Vi deltog som underleverantörer i en EU-ansökan som blivit godkänd. Vi förväntar oss intäkter om ungefär 70 000 kr från detta projekt. Vår exakta insats, och intäkt, är dock ännu inte specificerade.
Vi kommer att lämna in två ansökningar för såddfinansiering, på vardera 100 000 kr, till Svenska Institutet i september 2021. Arbetet kommer att genomföras under 2021 och ligga till grund för fortsättningsprojekt på upp till 1 miljon vardera, med tidigast start under 2022.
Vi undersöker möjligheten till nya projekt med Kungliga Biblioteket som tar vid där det tidigare projekten, Wikipedia i biblioteken och Strategisk inkludering av biblioteksdata, slutade.
Medel för fortsatt arbete med den tematiska hubben förväntas i någon form. Storleken på summan och utbetalningsdatum saknas. En initial uppskattning har lagts in i Burncharten.
En större ansökan till Postkodstiftelsen utvecklas. Beroende på utfallet av andra finansieringar kan projektstart ske antingen under andra halvan av 2021 eller under första halvan av 2022.

Identifierade risker och hantering

Den största risken i dagsläget är att de större ansökningarna inte går igenom och att föreningen då måste ställa om väldigt mycket av verksamheten och snabbt växla spår. Flera stora ansökningar utvecklas därför parallellt.
Wikimedia Foundations två högsta chefer, Katherine Maher och Ryan Merkley, kommer båda att sluta i april 2021. Baserat på de samtal vi haft förväntar vi oss att detta kommer att orsaka instabilitet hos organisationen och fördröjningar, eller i värsta fall förändringar av, planerna med att starta upp en tematisk hubb. Vi är i nära kontakt med strategigruppen inom Wikimedia Foundation för att så snabbt som möjligt få en uppfattning om risken realiseras och omfattningen av påverkan på våra planer.
De många parallella stora projektansökningarna skapar en “risk” att flera större projekt får finansiering samtidigt, vilket kan leda till att organisationen får växtverk. Därför försöker vi sprida ut startdatum för projekten över längre tid vilket är möjligt då vi utökat våra besparingar under de senaste tre åren.
I dagsläget är det få på kansliet som har erfarenhet av att skriva projektansökningar. Detta hanteras genom att fler i personalen aktivt involveras i arbetsprocessen för att få erfarenhet.
Ett verktyg för att ge översikt av budgeterad arbetstid över tid har tagits fram men har ännu inte utvärderats. Tanken är att tidigare kunna identifiera om vi under en period inte kan möta planerad arbetstakt (totalt tvärs över projekten) och därmed måste be om förlängning/justering av individuella projekt.