Checklista för skrivstugor

Detta är en sida som ska vara till en hjälp för den som ska arrangera en skrivstuga. Samla in erfarenheter på denna sida. Det finns en förenklad checklista på svenska Wikipedia som går att bra att kopiera, använda som egen undersida eller skriva ut när man planerar sin skrivstuga: Checklista för planering av skrivstuga.

Före

• Mål
  • Sätt upp mål med skrivstugan, kanske Mall:Mätetal?
  • Vad är det för syfte, vilken målgrupp vill vi nå, hur stämmer de med årets mål och vår strategi?
  • Tänk på vad som skulle kunna gå att mäta, om det är relevant och i så fall gör förberedelser för att kunna mäta dem
• Partners
  • Identifiera partners baserat på vad de kan bidra med
  • Boka in fysiska möten med sagda partners (detta är speciellt viktigt om de inte samarbetat med oss tidigare – de har alltid många frågor och funderingar)
• Bestäm lokal. Kan vi var på kontoret eller behövs en extern lokal?
  • Se till att lokalen har könsneutrala toaletter för att transpersoner skall känna sig välkomna.
• Vilken utrustning krävs?
  • Banderoller, posters
  • Trycksaker, informationsmaterial
  • Give-a-ways (goodie-bag?)
  • Datorer, skärmar och projektor
  • Videokamera och kamera
  • Boka saker i teknikpoolen
• Organisation
  • Vilka anställda krävs?
  • Få tag på frivilliga
  • Skriv instruktioner till de frivilliga
  • Går det att ha någon 'back-office' som hjälper till on-wiki
  • Förbered gemenskapen
• Boka resebiljetter i god tid, om de behövs
  • Skriva reseansökningar
• Gör en budget
• Införskaffa fika eller mat
• Sätt upp registreringssida på exempelvis Eventbrite.com (detta möjliggör enkel koll på statistik samt kontaktuppgifter och ger ett proffsigt intryck – åtminstone enligt några av deltagarna på Modeskrivstugan)
• Artiklar att redigera i
  • För nya användare är det svårt att hålla reda på relevanskriterierna. Det kan därför vara bra att förbereda en lista med artiklar som har med ämnet att göra (om det är en tematisk skrivstuga) där det redan är ganska klart att subjekten har relevans.
  • Länka till stubbar inom ämnet (om det är en tematisk skrivstuga)
  • För helt nya skribenter kan det vara värt att göra en lista med artiklar där du har hittat stavfel. Det tar lite extra tid att förbereda, men ger fördelen av att man enkelt kan låta deltagarna göra en okontroversiell första redigering så att de snabbt får se hur enkelt förfarandet är.
  • Beroende på tillfället, fundera på om ?tour=firsteditve eller ?gettingStartedReturn=true ska sättas i slutet på länkarna. De kan ge en enkel introduktion, men om de klickas bort kan de dyka upp igen på ett sätt som kanske kan upplevas irriterande.

Marknadsföring

• Planera marknadsföringen beroende på målgrupp, är det en specifik bestämd grupp som ska delta behöver inte alla steg nedan göras.
• Skapa en sida på Wikipedia med nödvändig information om evenemanget, i stil med Wikipedia:Skrivstuga/EVENTNAMN.
  • Skapa eventuellt en kortlänk med hjälp av till exempel bit.ly så att det blir lättare att navigera till sidan.
• Skriv en pressrelease och identifiera lämpliga tidningar, tidskrifter och bloggare att skicka den till. Ta en titt på vårt konto på Mynewsdesk om det finns en lämplig lista med kontakter sedan tidigare.
• Facebook
  • Ska det skapas ett evenemang?
  • Ska det postas på Wikimedia Sveriges sida?
  • Ska det postas i svenska Wikipedias Facebook-grupp?
  • Finns andra relevanta grupper?
  • Ska riktad annonsering göras? Budget?
  • Kan partners posta ett inlägg på sina Facebook-sidor?
• Twitter
  • Posta från Wikimedia Sveriges konto.
  • Kan en hashtag vara bra att ha?
• Evenemangsannonsering
  • Gratis i Stockholm
• Affischer?
  • Titta på affischer från andra evenemang vi genomfört. Går de att anpassa? Måste nya skapas?
• Lägg till det som en Wikiträff.

Under

• Skriv på Bybrunnen att evenemanget börjar så att gemenskapen är beredd.
• Presentera lokalen (var toaletterna är, var maten finns etc.)
• Presentera de som organiserat de hela så att deltagarna vet vilka de ska fråga.
• Eventuellt låta deltagarna kort presentera sig själva.
• Dokumentera gärna skrivstugan med foton – kom ihåg att be dem du fotar om lov först.
• Se till så att alla har fungerande internet.

Efter

• Återställ utrustning så att de är redo att användas igen
• Skriv eventuell reserapport
• Skicka ut ett tackmail till deltagarna (med information om hur de blir medlemmar i WMSE, med länk till utvärderingsformuläret samt en förfrågan om länkar till eventuella blogginlägg m.m.)
• Utvärdera deltagandet – skicka gärna ut ett frågeformulär
• Återkoppla med de personer ni pratat med
• Om vi har varit på en extern lokal, sammanfatta erfarenheten i tabellen på sidan Lokaler för event.
• Fråga om någon av deltagarna vill blogga om skrivstugan.