Checklista för projekt

Följande är en checklista för projekt. Wikimedia Sverige får så många projekt att det kan vara bra att ha en strategi för att välja vilka projekt/samarbeten vi deltar i.

Före

1. Idén skapas
2. Förslaget kommer in eller lämnas fram
3. Mer information eftersöks
   1. Vad går det ut på? Vad är målet?
   2. Vem ligger bakom?
   3. Är det en lös idé eller ett projekt/verksamhet som är igång?
   4. Finns det pengar med i bilden? Hur mycket?
   5. Vad är tidsramen?
   6. Finns det fler samarbetspartners?
4. Triage görs
   1. Är det i linje med vårt mål?
   2. Är det i linje med våra prioriteringar?
   3. Har vi folk som är villiga att göra det?
   4. Har vi folk som har tid att göra det här?
   5. Vilken effekt kommer det ha?
      1. Hoppas vi
      2. Realistiskt
      3. Pessimistiskt
   6. Är det en idé vi brinner för?
5. Rekommendation görs
   1. Avslag
   2. Styrkan

Projektstart

1. Projektledning inleds
   1. Budget skapas
   2. Ansvarig utses
   3. SMART:a mål skapas
   4. Dokumentera detta på årssidan för beslut, t.ex. Beslut & attesteringar 2024
2. Om projektet startar för att en ansökan beviljas, lägg in Mall:Beviljad på ansökningssidan samt uppdatera årslistan med ansökningar, t.ex. Ansökningar 2024
3. Kontrollera att informationen på projektsidan är korrekt samt undersidorna
   1. /Frivillig
   2. /Global Metrics
   3. /Projektdata
4. Kontrollera att kategorisidan är korrekt
5. Ange projektstatus
6. Kontrollera att länken till förra årets projekt överst på sidan går rätt (använd {{Bläddra}})
7. Om det är ett projekt med extern finansiering, se till att alla beviljanden och avtal blir diarieförda enligt Diarium
   1. Om det är offentliga medel. Lägg till projektet på Offentligt stöd
8. Meddela eventuella samarbetspartners om att projektet startar
9. Meddela info om projektet till verksamhetschef så att data kan läggas till i Fortnox
10. Meddela teknisk personal om projektid och namn för att:
    1. Uppdatera masterlista för projekt och namn
11. Transkludera projektdatamallen på sidan för årets projekt, Projekt 2024
12. Transkludera frivilligmallen på Frivilliguppdrag
13. Medela organisationsassistenten om:
    1. Planerade inbetalningar, vilket är vanligt om det är ett externt finansierat projekt. Ange vem det kommer ifrån, storlek och när det förväntas komma.
    2. Planerade utbetalningar, speciellt de som ska vidare till partners.
    3. Eventuell täckning för indirekta kostnader, vilket förekommer ibland när det är ett externt finansierat projekt

Efter

1. Projektet avslutas
2. Slutrapport skrivs som svarar på frågorna:

• Vad gick bra?
• Vad gick dåligt?
• Vad ska vi sluta med?
• Vad ska vi fortsätta med?
• Vad ska vi börja med?