Wikimedia

Checklista för avslutande av anställning

Använd {{subst::Checklista för avslutande av anställning}} (med två kolon) för att skapa denna lista på en undersida.


Innan sista arbetsdagen

Den anställda

  •   Flytta över alla dokument som finns lokalt på datorn, eller i "min enhet" i Google Drive till en lämplig Team Drive mapp i Drive.
  •   Ladda ner lönespecifikationer och annat lönerelaterat om du vill att dessa inte ska försvinna. De hittas på Fortnox.
    • Det kan vara viktigt att spara lönebesked ett tag då man i kontakt med vissa myndigheter/instanser kan behöva uppgifterna som finns i ett lönebesked.
      • Exempelvis om man ska ändra inkomstuppgifter hos Försäkringskassan så går handläggningen snabbare om man kan visa ett lönebesked.
      • Skatteverket har enligt lag rätt att korrigera/ändra någons beskattning 6 år bakåt. Skulle man hamna i någon tvist med Skatteverket så är det bra att kunna bevisa hur mycket skatt arbetsgivaren har innehållit (OBS det här är förhoppningsvis ett väldigt ovanligt fall).
      • A-kassan kan efterfråga lönebesked.
  •   Se till att alla öppna tasks i Phabricator stängs eller flyttas över till nya ansvariga. Gäller både assigned/claimed tasks och de på den personliga workboarden.
  •   Ändra kontaktperson på de frivilligmallar som syns på Frivilliguppdrag. (Till ny projektledare för det projektet)
  •   Be Tranås resebyrå rensa eventuell inlämnad resenärsprofil.
  •   Se över om särskilda behörigheter på användarkonton (exempelvis kurser i Programs and Events Dashboard) behöver överföras till annan anställd.
  •   Töm Kategori:Ledningsrapporter-FÖRNAMN
  •   Inaktivera två-faktor autentisering i Mailchimp och peka om kontot till info wikimedia.se.

Sista arbetsdagen

Den anställda

  •   Ställ in autosvar på mailen eller omdirigera till annan anställd/info.
  •   Lämna Kontorschatarna
  •   Se över om särskilda behörigheter på användarkonton (exempelvis kurser i Programs and Events Dashboard) behöver överföras till annan anställd.
  •   Uppdatera användarsidor på alla wikiprojekt, till exempel genom att uppdatera m:special:MyPage användarsidan på Meta och begära radering av alla lokala sidor.

Med tekniker

  •   Ta in telefon och återställ den
  •   Ta in dator.
    •   Ominstallera datorn med senaste Ubuntu LTS så att den är redo för ny användare.
  •   Inaktivera Phabricator, om den anställdas konto är kopplat till ett WMSE-wikimedia-konto
    •   Arkivera User-* projektet
    •   Inaktivera kontot m.h.a. Phab ban

Med organisationsassistent

  •   Uppdatera abonnemang
    •   Kontrollera om telefonnumret behöver pausas eller avslutas
    •   Återställ lösenord och pinkod i växeln (0200-232323)
    •   Vidarebefordra samtal till växeln (0200-232323).
  •   Ta in eventuell övrig utrustning
  •   Ta in betalkort och ta bort personen i banken

Med kontorsansvarig

  •   Ta in nycklar

Med verksamhetschef

  •   Fika och avskedspresent

Efter avslutad anställning

Organisationsassistent

  • Informera Opad om att den anställda har slutat.
    •   Ändra behörighet i ekonomisystem
    •   Se till att uppgifter om den anställda uppdateras hos Collectum (syns på faktura). Först efter att en anställds slutlön är utbetald kan personen avregistreras från Collectum, kreditering sker om för mycket har betalats in till Collectum. (Fora är inte individbaserat, där rapporteras endast bruttolön för året in, dvs ingen avanmälan behövs).
  •   Kontakta Folksam och meddela att den anställda inte längre ska omfattas av organisationens olycksfallsförsäkring.
  •   Ta bort eventuell behörighet att boka resor med Wikimedia Sveriges företagskonto hos SJ.
  •   Ta bort behörighet från Bloggen och hemsidan (ändra till bidragsgivare eller prenumerant)
  •   Om person har haft behörighet till Scrive, ladda ner eventuella kvarvarande dokument till drive innan konto stängs ned.
  •   Ta bort eventuell behörighet i Scrive.
  •   Ta bort eventuell behörigheter på kurser i LearnWiki.

Tekniker

  •   Avaktivera Google Workspace-konto
    •   Lägg till vidarebefordran av wikimedia.se-mejladress om så önskas
    •   ELLER lägg till autosvar.
    •   Ta bort kontot från grupper, för att undvika att mejl vidarebefordras
    •   Ändra eventuella omdirigeringar för e-post i Google Workspace (t.ex. jobb wikimedia.se, kolla samtliga funktionsadresser under routing)
    •   Ändra eventuella ägandeskap av grupper
  •   Ta bort eventuell behörighet i Github
  •   Ta bort eventuell behörighet i Loopia (bankid)
  •   Ändra ansvarig på Wikimedia:Mediawiki Extension Policy (om ED eller COO)

Kontorsansvarig

Verksamhetschef

  •   Ta bort eventuell behörighet i banker/Paypal
  •   Se till att slutlön betalas ut
  •   Ta bort information om anhöriga
  •   Ta bort eventuell behörighet i Firmateckningsordningen
  •   Markera användaren som inaktiv i Fortnox.

Noter


Hämtad från ”https://se.wikimedia.org/w/index.php?title=Checklista_för_avslutande_av_anställning&oldid=121738”