Budget/Om budgetdokumentet

Budgetdokumentet sätter de ekonomiska ramarna för varje projekt. Det förbereds inför årsstarten som beslutsunderlag för styrelsen och som bilaga till vår WCF-ansökan för verksamhetsbidrag från WMF (det är därför på engelska). Dokumentet är tänkt att ge en helhetsbild för föreningen och säkerställa att täckning finns för alla anställda och kända fasta kostnader.

Budgetdokumentet listar alla planerade och potentiella projekt för året. Kostnaderna är nedbrutna på dessa projekt samt på ett antal interna kostnadsställen som täcker overheadkostnader såsom lokalkostnader, personalutbildning, medlemshantering och verksamhetsledning. På projektnivå är kostnaderna ytterligare nedbrutna mellan, åtminstone, arbetstid och övriga kostnader.

Inför årsmötet revideras dokumentet med den senaste tillgängliga informationen och publiceras på wikin under Budget. En separat kopia av dokumentet kallad Budget ÅÅÅÅ - Arbetsdokument behålls på Google Drive och uppdateras löpande under året.

Detaljerad genomgång

Följande är en mer detaljerad inblick i Budget 2022 (den detaljerade versionen). Samtliga flikar ges en kortare förklaring men huvudfokus är på Details projects, den flik som är central för projektledare

Dokumentet har 7 huvudsakliga flikar.

• Revenues – beskriver våra planerade intäktskällor.
• Costs – ger en total överblick av planerade kostnaderna.
• Access/Use/Community/Enabling – ger en överblick över de tänkta potentiella eller planerade projekten inom vart tematiskt område.
• Details projects – Bryter ner kostnaderna för vart av de projekt som beskrivs på flikarna för de tematiska områdena.

Att notera:

1. Alla projekt finns med i denna listan, även de som bara var planerade men sedan inte blev av. Av denna anledning revideras Arbetsdokumentet löpande allt eftersom tilltänkta projekt faller bort, nya kandidater tillkommer och kostnader förändras.
2. Några av projekten som finns med är fleråriga. För dessa har enbart kostnaderna och intäkterna för det aktuella året tagits med.

Revenues

Här beskrivs de planerade intäkterna uppdelade per källa. Både kända intäkter (beviljade projekt, påskrivna konsultavtal) och potentiella intäkter (donationer, ännu ej sökta projekt, ränteintäkter etc.).

Att ha i åtanke är att en intäkt inte är det samma som att pengarna har inkommit till föreningen. För t.ex. ett flerårigt projekt uppstår intäkten allt eftersom kostnader som har täckning av projektet uppstår, oavsett om alla pengar betalats ut innan projektet startat eller först efter att det är genomfört. För obundna medel som medlemsavgifter, donationer och räntor etc. uppstår intäkten när pengarna kommer in. Från och med 2023 räknas momsen bort från momspliktiga intäkter (se nedan).

Other grants (kallad Misc. från och med 2023) balanserar budgeten genom att täcka upp de sista kostnaderna och planerade besparingarna. Detta representerar de intäkter som behöver tas in från övriga mindre konsultuppdrag, ytterligare ansökningar, eller ökade intäkter från någon av de redan listade källorna.

Underst på sidan finns en uppställning över vilka intäkter som redan är säkrade.

Costs

Här ges en total överblick av planerade kostnader och besparingar. Den särskiljer mellan de kostnader som är för arbetstid och övriga kostnader. Den särskiljer även mellan vilka kostnader som täcks av verksamhetsbidraget (WCF-finansieringen) och vad som täcks av annan finansiering.

Överst i det gråmarkerade området detaljeras de overheadkostnader som täcker den operationella verksamheten utanför de tematiska områdena. Kostnaderna är fördelade efter de interna kostnadsställena. Näst översta raden fångar upp den kostnadstäckning för overhead som medges i vissa externfinansierade projekt samt den vinst som kommer från konsultuppdrag.

Under detta finns fyra områden i olika färger som var sammanfattar kostnaderna för ett tematiskt område.

Nederst finns en rad som beskriver de planerade besparingarna (Reserves) för året samt några rader som beskriver vad arbetstidskostnaderna innebär översatt till heltidsekvivalenter (FTE).

Tematiska områdesflikar

Fyra flikar, ett för vart tematiskt område, som listar de ingående projekten, både redan beslutade och planerade, samt vilken andel av finansieringen som kommer från verksamhetsbidraget.

Details projects

I denna flik bryts samtliga projekt ner i lämpligast detaljnivå. För att få bäst förståelse för hur detta sker, och vilken information som omfattas tittar vi här på tre projekt av olika typ (för mer om de olika typerna av projekt, se Projekt)

Bug Reporting and Translation 2022 är ett minimalistiskt exempel på ett WCF-projekt. Den innehåller två rader, en för arbetstid, där kostnaden skrivs in i personalkostnadskolumnen (Staff), och en för event där kostnaderna skrivits in i kolumnen för övriga kostnader.

Wikipedia for All of Sweden 2022 är ett exempel på ett flerårigt externfinansierat projekt. Det första vi noterar är att detaljerna här enbart beskriver kostnaderna för 2022 års del av projektet. I slutet av året stäms utfallet på de olika raderna av och projektets budget för efterkommande år justeras utifrån eventuell över-/underspendering

Vi särskiljer här mellan intern- och externfinansierad arbetstid, detta görs för att fånga upp kravet på medfinansiering från oss men det är inte något som måste tas i beaktande för projektledaren. Ibland är viss arbetstid öronmärkt för särskilda aktiviteter. Detta är för projektledaren att ha som en riktlinje, om det inte är arbete som utförs av en specifik person (som inte utför andra aktiviteter i projektet, är det svårt att i efterhand få fram storleken på arbetskostnaden för en viss aktivitet).

Vi särskiljer även mellan olika typer av icke-arbetstidskostnader för att reflektera den uppdelning som görs i projektets beviljade budget. Detta inkluderar även utbetalningar till andra projektpartner om dessa medel först betalas ut av finansiären till oss. Den tredje kolumnen (Operational costs) lyfter finansiering som är öronmärkt att täcka overheadkostnader som t.ex. lokalhyra eller ekonomiadministration. Dessa medel dras automatiskt från projektet.

MP – Kalmar läns museum 2022 är ett exempel på ett timbaserat projekt. För projektledaren är Budgetdokumentet inte relevant för dessa projekt då det inte lätt går att läsa ut antalet timmar som ska arbetas i projektet.

Före 2023 utgjordes Non-staff av momskostnaden, från 2023 exkluderas momsen från både intäkter och kostnader. Staff är den ungefärliga arbetstidskostnaden. Operational costs är den vinsten som återförs för att täcka övriga verksamhetskostnader.