Verksamhetsberättelse 2021/Fail fest: Extra komplexitet med ett extra årsmöte
I denna Fail fest fokuserar vi på vårt extra ordinarie årsmöte som hölls i maj 2021, och om bakgrunden till ovanliga beslutet att hålla inte bara ett utan två årsmöten under samma vår.
Wikimedia Sverige experimenterar just nu med hur vi kan öka volontärernas och medlemmarnas engagemang i vårt arbete. En strategi har tagits fram, av och för våra medlemmar, och vi organiserade ett flertal arbetsgrupper för att vidareutveckla flera olika aspekter av föreningens arbete, till exempel för att identifiera nya områden med utvecklingspotential eller att diskutera hur identifierade problem skulle kunna lösas. En viktig motivering bakom detta är att vi vill få medlemmarnas stöd för eventuella större förändringar, och lyssna på deras synpunkter och åsikter.
Under årets första kvartal fanns det fortfarande en hel del osäkerhet kring utfallet av några synnerligen viktiga bidragsansökningar, som skulle påverka föreningens arbete i många år framöver. De skulle påverka inte bara årets budget och aktiviteter, men även ett antal viktiga dokument som behövdes inför årsmötet. Detta blev en utmaning för oss, då våra medlemmar behövde informeras om både verksamhetsplanen och budgeten på årsmötet – som, enligt våra stadgar, skulle anordnas innan april månads slut varje år.
Det hade varit möjligt för styrelsen och personalen att skriva upp en schematisk budget och verksamhetsplan för det första årsmötet, men det hade varit mycket sannolikt att dessa dokument skulle behöva omfattande bearbetningar kort efter årsmötet.
Vi löste problemet genom att dela upp årsmötet i två delar. Det första årsmötet hölls i slutet av april och det andra i slutet av maj, när de nödvändiga dokumenten blivit klara. Upplägget var visserligen inte optimalt, men det gjorde det ändå möjligt för oss att ägna det första årsmötet åt att rapportera av och avsluta det föregående året, och fokusera mer på framtiden på det andra. På sätt och vis fick de två årsmötena sina egna, tydligt definierade mål och teman.
Våra medlemmar behövde godkänna att årsmötet delades upp på det sättet. I början var en del ganska skeptiska, men i slutändan möttes vårt resonemang med förståelse och det första årsmötet godkände beslutet. Styrelsen var öppen med svårigheterna och problemen på förhand, och informerade om det föreslagna upplägget redan i kallelsen till det första årsmötet. Medlemmarna uttryckte sitt stöd för idén, då den gav dem möjligheten att faktiskt påverka de slutgiltiga dokumenten, som inte blev blott en formell pappersexercis. Både styrelsen och personalen ville verkligen ge medlemmarna makt att påverka.
Vi hoppas att vi inte kommer behöver dela upp årsmötet på det sättet flera gånger. Men samtidigt lärde vi oss en hel del om hur man anordnar årsmöten, om formella rutimer, om demokrati och beslutssfasttande inom organisationer och om hur man bäst hanterar organisationella problem. Vi identifierade flera förbättringsområden för när vi anordnar framtida årsmöten och involverar våra medlemmar i beslutsfattandet, vilket stärkte vår förståelse för hur viktigt det är att involvera medlemmarna inte bara i den formella beslutsprocessen utan även i organisationens inriktning och utveckling.
.svg){kind=small}
,_white_-_The_Noun_Project.svg){kind=small}