Årsmöte 2024/Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2025

<< 2024 | 2026 >>

Bakgrund

Verksamhetsinriktningen och de ekonomiska ramarna för 2025 fastställs på årsmötet i april 2024. Det här dokumentet styr styrelsens och kansliets arbete med att utveckla verksamhetsplanen och budgeten för 2025. Styrelsen har fått mandat av årsmötet att godkänna verksamhetsplanen och budgeten för 2025.

Nedan följer förslaget till verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2025, att diskutera och godkänna för årsmötet 2024.

Verksamhetsinriktning för 2025

Strategin för 2021–2025 fastslogs på det ordinarie årsmötet den 24 april 2021. Programmen (Tillgång, Användning, Gemenskap och Möjliggörande) behålls oförändrade men mål och projekt påverkas av den nya strategin. Vi fortsätter med den projektstruktur som initierades 2023.

Nedan presenteras de största nya initiativen som planeras inför 2025. Initiativen ligger organiserade efter deras förväntade budgetstorlekar. Huvuddelen av arbetet består av direkta fortsättningar på initiativ föreningen arbetar med under 2024. Observera att de beskrivna insatserna inte nödvändigtvis avslutas under 2025, utan att texten beskriver vad som kommer att arbetas på och vilka insatser som kommer att initieras.

En framtida Tematisk hubb för innehållspartnerskap

Arbetet med att etablera en så kallad tematisk hubb i Sverige kommer att fortsätta under 2025. Tematiska hubbar är en ny typ av organisation inom Wikimediarörelsen som är tänkt att ha ett markant utökat ansvar jämfört med existerande organisationer, och bidra globalt inom ett visst område. Detta för att Wikimediarörelsen ska kunna uppnå sina långsiktiga strategiska mål.

Wikimedia Sverige vill bidra specifikt med att etablera en tematisk hubb för innehållspartnerskap. Med innehållspartnerskap avser vi samarbeten med olika organisationer som har material som är relevant att inkludera på Wikimediaplattformarna. Det kan exempelvis handla om att tillgängliggöra material från kulturarvsinstitutioner (Galleries, Libraries, Archives & Museums – GLAM), universitet, statliga myndigheter eller FN-institutioner.

Det experimentella arbete som har pågått under 2021–2024 kommer att fortsätta under 2025. Wikimediarörelsen har ännu inte fattat beslut om hur arbetet med hubbar ska tas vidare. Vår bedömning, i april 2024, är att utvecklingen av de nya globala strukturer som behöver etableras, för att Wikimedia Sverige ska kunna motta nödvändig finansiering och formellt kunna utses till en tematisk hubb, är kraftigt försenade. Arbetet med att upprätta den internationella kommitté som ska ta de formella och stora besluten om implementeringen av de strategiska rekommendationerna för Wikimediarörelsen globalt, det så kallade Global Council, har inte kommit särskilt långt trots att ytterligare ett år passerat. Den ursprungliga planen var att den skulle etableras under 2021. Vilka personer som kommer att vara engagerade i Global Council, vad deras prioriteringar kommer att vara och den process vi kommer att behöva agera efter, är alla okända storheter. Vi förutser därför ytterligare fördröjningar innan de tematiska hubbarna är ordentligt finansierade och har en tydligt etablerad funktion inom Wikimediarörelsen. Vi arbetar utifrån en förhoppning om att detta är på plats till 2026 eller 2027.

Bedömningen är dock fortsatt att föreningen har god chans att framöver bli erkänd som tematisk hubb då arbetet har kommit långt. Vi har etablerat ett starkt nätverk och vi har positionerat oss inom flera viktiga områden. Vi kommer aktivt att kommunicera med den globala Wikimediagemenskapen om vad som bör prioriteras och hur de kan engagera sig. Den största utmaningen är att identifiera en modell för hur hubben ska styras och hur andra Wikimediaföreningar och volontärer ska kunna styra, påverka och involveras i arbetet.

Arbetet med de fem områden vi prioriterat inledningsvis kommer alla att fortsätta även 2025. Detta innefattar:

Utvecklandet av en Helpdesk för att ge stöd till de som vill bygga innehållspartnerskap. Här kommer ett fokus under 2025 att vara etableringen av arbetsgrupper och att sprida kunskap inom rörelsen om möjligheten att använda sig av Helpdesken.
Arbete med kapacitetsbyggande för att öka Wikimediarörelsens kompetens långsiktigt. Här kommer ett fokus under 2025 att vara att fortsätta utveckla Metabase och möjliggöra för fler organisationer att arbeta där, samt att ta fram ett färdigt koncept och ansökan för det internationella utbytesprogrammet Grand Tour of Wikimedia. Därtill kommer specifika moduler runt innehållspartnerskap att börja tas fram för e-learningplattformen learn.wiki – urvalet baseras på brister som identifierats vid förfrågningar till Helpdesken.
Bidrag inom mjukvaruutveckling av olika strategiska verktyg för att sänka trösklarna för att bidra till våra plattformar. Här kommer ett fokus under 2025 att vara arbetet med OpenRefine
Utvecklande av internationella partnerskap, med exempelvis FN-institutioner. Här kommer ett fokus under 2025 att vara på att utveckla ett utbildningsprogram för Wikimedian in Residence-tjänster på FN-organ och andra mellanstatliga organisationer samt att inkludera andra Wikimediaorganisationer i konkreta och experimentella samarbeten med olika FN-organ.
Datauppladdningar av dataset som är av strategisk betydelse för att etablera framtida och bibehålla nuvarande samarbeten. Här kommer ett fokus under 2025 att vara på dataset kopplat till hotat kultur- och naturarv samt uppföljande arbete med strukturerad data på Wikimedia Commons på bildsamlingar som laddats upp tidigare.

Planen är att hubben ska fokusera på att stödja Wikimediarörelsen med att tillgängliggöra material från olika partnerorganisationer genom att till exempel utveckla viktig mjukvara, testa och konceptutveckla nya metoder, sammanställa data, producera stödmaterial för att sänka trösklar samt att koordinera arbetet internationellt. Arbetet kan i framtiden även komma att inkludera hantering av projektbidrag till andra Wikimediaföreningar och under 2025 kan experimenterande runt detta komma att ske om medel kan säkras.

Arbetet med att hitta en långsiktig styrmodell för hubben kommer att vara ett fokus under 2025. Vi kommer att utreda hur beslut bör tas, vilka ingångar för deltagande och påverkan som behöver finnas.

Vi kommer att arbeta aktivt med att koordinera arbetet med andra planerade regionala och tematiska hubbar. För att kunna skala upp det arbetet kommer vi att söka externa projektmedel från exempelvis Svenska institutet och ForumCiv.

Lagstiftning och regler som gagnar fri kunskap – Påverkansarbete

Ett omfattande arbete runt politiskt påverkansarbete planeras vilket finansieras genom projektansökningar. Under 2025 är det troligt att ny lagstiftning gällande panoramafrihet och andra undantag i upphovsrätten kommer att beslutas om. Det är centralt att föreningen kan arbeta för att få till stånd en lagstiftning som säkerställer att bilder på offentlig konst och andra verk på den offentliga platsen kan avbildas av volontärer och tillgängliggöras via Wikimediaplattformarna.

Föreningen kommer att arbeta för att säkra extern finansiering för att aktivt kontakta folkvalda och andra beslutsfattare samt att bygga opinion runt våra ställningstaganden. Detta arbete är nära kopplat till föreningens medlemsvärvning och -engagemang samt breda kommunikationsarbete då de som intresserar sig för dessa frågor och stödjer vårt arbete även bedöms vara potentiella medlemmar då de ideologiskt ligger nära föreningen.

Vi kommer att arbeta aktivt med att engagera oss inom olika nätverk för att lyfta våra frågor och ta del av olika perspektiv. Föreningen kommer även att fortsätta omvärldsbevakning och arbete runt AI-lagstiftning, text- och datautvinning (TDM), internettillgång och närliggande frågor.

Vi kommer att fortsätta stödja och koordinera runt det internationella arbetet som sker inom Wikimediarörelsen samt med närstående organisationer. Detta inkluderar insatser i FN-organen WIPO och UNESCO där olika typer av rekommendationer och annat material av relevans kan komma att tas fram.

Ökad digital tillgänglighet och fri kunskap går hand i hand – Wikispeech

Föreningen har sökt ett stort flerårigt projektbidrag från en finansiär, med en budget på över 10 miljoner kronor. Om dessa medel säkras kommer föreningen att kunna prioritera arbete runt ökad digital tillgänglighet. Planen var ursprungligen att arbetet skulle ha skett under en stor del av 2024, men projektmedel har ännu inte säkrats. Den tänkta finansiären återkom i slutet av 2023 med ett stort antal frågor som behövde besvaras, vilket skedde under första kvartalet 2024. Förhoppningsvis ges finansiering vid mitten av 2024 så att arbetet kan påbörjas tredje eller fjärde kvartalet av 2024.

Om finansiering säkras kommer det tekniska fokuset under 2025 att ligga på dels att (1) vidareutveckla talsyntesen Wikispeech för att dra nytta av de stora landvinningar som skett runt AI senaste åren, expandera talsyntesens funktionalitet så att den kan användas på fler delar av Wikimediaplattformarna och på fler språk, samt att knyta talsyntesen närmare Wikidatas lexeme. Dels (2) handlar det tekniska utvecklingsarbetet om att färdigställa verktygen för Talresursinsamlaren, vilket innefattar crowdsourcad insamling av taldata genom inspelningar samt lexikala resurser. Denna crowdsourcing kommer att få ett stort utrymme i projektet under året.

För att lyfta behovet av digital tillgänglighet kommer Wikimedias tillgänglighetsakademi (Tillgänglighetsakademin) att lanseras under året. Wikimedias tillgänglighetsakademi är ett planerat fokusområde inom Wikimedia Sveriges verksamhet. Den är tänkt att förankra arbetet runt digital tillgänglighet inom föreningens verksamhet på både kort och lång sikt. Tillgänglighetsakademin kommer att verka för att internet ska bli mer tillgängligt, framförallt för personer som av olika skäl har svårt att läsa. Vi kommer att aktivt samarbeta med andra organisationer som arbetar med dessa frågor, inte minst de organisationer som representerar personer med funktionsvariationer.

Inom Tillgänglighetsakademin kommer volontärarbete att vara centralt. Volontärer kan exempelvis komma att engageras i samband med olika intresseorganisationer, bland studenter eller från den breda allmänheten. Oavsett var volontärerna kommer ifrån så kommer de att behöva utbildas och vi kommer att ta fram högkvalitativ dokumentation av verktygen, ett digitalt utbildningsmaterial (e-learning), en metodhandbok, samt olika typer av kurser för dem. Förhoppningen är att det ska finnas lokala ledare på olika platser i landet som ordnar aktiviteter runt till exempel taldatainsamling och insatser för att öka kunskapen om digital tillgänglighet, vilket kan innefatta både att skriva Wikipediaartiklar eller ordna olika seminarier eller hålla presentationer. Vi vet sedan tidigare projekt att nära samarbeten med olika partnerorganisationer är centralt för att lyckas skapa engagemang. Vi kommer därför att under hela projektet arbeta för att finna formerna för samarbeten med olika organisationer, med ett särskilt fokus på de som representerar målgruppen, både på central och lokal nivå.

Arbetet i projektet med att utveckla metoder, processer och evenemangsformer för taldatainsamling kommer att ske inom ramen för Tillgänglighetsakademin. Ett stort antal sådana evenemang kommer att anordnas under projektet. Vi kommer att knyta samman dessa insatser med olika utåtriktade aktiviteter för att skapa synlighet för sakfrågan och ökad förståelse av möjligheter och utmaningar runt digital tillgänglighet.

Vi vill inom projektet nå specifika underrepresenterade grupper från vilka de saknas taldata och det kommer att krävas omfattande kommunikation för att skapa medvetenhet och förståelse från dem till varför de bör sätta av sin värdefulla tid och som volontärer spela in sitt tal. Hela projektets utvecklings- och taldatainsamlingsarbete leder inte bara till ett unikt dataset och bättre verktyg, utan en ökad förståelse hos allmänheten och beslutsfattare. Den taldata som samlas in från dessa underrepresenterade grupper blir ett viktigt bidrag till etisk AI – det vill säga AI-lösningar som fungerar för alla och som inte förstärker diskriminering, utanförskap och marginalisering. Inom Tillgänglighetakademin kommer olika evenemang såsom seminarier, skrivstugor, evenemang för att testa mjukvaran, evenemang för att samla in taldata eller lexikala resurser att organiseras. Det kommer även att ske omfattande kommunikativa insatser inom området.

Därtill vill vi undersöka hur Wikispeech kan användas av svenska myndigheter samt konceptutveckla driftsformer och hur andra kan bidra ekonomiskt när de nyttjar denna tjänst. Även möjligheter runt hur Wikispeech kan fungera som ett verktyg för inspelningar av muntligt källmaterial, så kallade oral citations, samt kopplingar till Abstract Wikipedia kommer att undersökas.

Ökat medlemsengagemang

Wikimedia Sverige strävar efter att bli en folkrörelse. En folkrörelse byggs av medlemmar och utgörs av deras engagemang. Den byggs underifrån och möjliggör engagemang oavsett vem man är. Wikimedia Sverige ska vara en folkrörelse både digitalt och fysiskt, med en gemenskap som skänker mening åt de inblandade. Det ska vara lätt att gå med och kul att stanna kvar.

För att öka engagemanget bland föreningens medlemmar kommer dedikerade personalresurser att planeras för och medel för detta arbete kommer att sökas för under året. Fokuset kommer att vara att arbeta med rekrytering av volontärer, främja engagemang, genomföra utbildningar, säkerhet och välmående samt arbeta med vår interndemokrati.

Det ökade arbetet med att engagera fler personer är viktigt för att säkerställa en bättre täckning av ämnen och en mer diversifierad grupp medlemmar och volontärer. Vi kommer att aktivt arbeta för att möjliggöra för fler medlemmar att stiga fram och ta en ledarroll i föreningen. För att stödja det arbetet kommer insatser att ske för att vidareutveckla föreningens e-learningmoduler på learn.wiki och ta fram ett program med regelbundna fysiska utbildningar för nya medlemmar. De toolkits som togs fram under 2023 och 2024 kommer att vidareutvecklas och aktivt spridas. Riktade insatser sker för att utveckla föreningswikin till att bli ett effektivt verktyg för vår interna kommunikation. Detta innefattar framtagande av en tydligare struktur för informationen, framtagande av saknat material, uppdatering av existerande material m.m. med målet att medlemmar, förtroendevalda och personal ska kunna hitta igen den information de behöver för att genomföra en uppgift så enkelt och smidigt som möjligt.

Förhoppningen är att kunna skala upp arbetet med att ge ekonomiskt stöd till projekt som gemenskapen tagit fram, att ge ytterligare stöd runt mediaackreditering, till projekt- och konferensbidrag, lån av utrustning och referensmaterial, anordnande av evenemang för medlemmar, anordnande av evenemang för Wikimedianer från andra länder som flyttat till Sverige, med mera.

Vi kommer under året även att titta på, och söka större projektbidrag för, hur föreningen kan fördjupa samarbetet med andra civilsamhällesorganisationer samt kommande år utveckla en verksamhet för barn och ungdomar. Vi kan på dessa sätt nå ut till fler delar av befolkningen och bredda vår medlemsbas för att nå en ökad mångfald. Detta är i linje med föreningens mål att bli en folkrörelse.

Under året kommer en ny strategi för perioden 2026–2030 att tas fram av föreningens styrelse, kansli och medlemmar. Arbetsgrupper kommer att organiseras och målet är att processen ska skapa engagemang hos medlemmarna. Arbetet kommer att ske i flera steg där medlemmar kan bidra på olika sätt och påverka föreningens framtida inriktning.

Insamlingsarbete och medlemsvärvning

Insamlingsarbetet och medlemsvärvningen sker inte i ett vakuum utan kommer att följa föreningens Riktlinjer för föreningsengagemang. Där framhålls värdet och behovet av att medlemmarna erbjuds möjligheter till fördjupat engagemang på olika sätt. Att finna sätt att engagera volontärer att arbeta med medlemsvärvning och insamlingsarbete förväntas att vara ett fokus. Utbildningar kommer att förberedas och genomföras och moduler för olika aspekter kommer att läggas till på learn.wiki. Detta syftar till att skapa mervärde för medlemmarna för att öka chansen att deras medlemskap blir långsiktigt.

Det CRM-system som implementerats under 2024 kommer att färdigställas. Investeringar kommer att ske för att ytterligare integrera våra olika system samt etablera processer och metoder. CRM-systemet kommer att öka våra möjligheter att kommunicera aktivt och vårda givarna och öka engagemanget.

Arbetet med insamling och medlemsvärvning förväntas skalas upp. På de sociala medieplattformar föreningen är aktiv kommer upprepade kampanjer att ske under året. Kampanjerna syftar till att bygga kännedom om föreningen för att möjliggöra långsiktig insamling samt att aktivt värva givare och medlemmar. Vi kommer att dra nytta av vår ökade förståelse av hur föreningens mångfald är i dagsläget och genomföra riktade insatser för att öka bredden av våra medlemmar. Vi kommer även att öka användningen av våra webbplatser, såsom Wikipedia.se, för medlemsvärvning och donationer.

Föreningen kommer även att arbeta aktivt med att informera om möjligheten att testamentera medel till föreningen samt möjligheten för företag att ge gåvor. En riktad kampanj kommer att ske under året.

Det kommer även att ske riktade kampanjer om organisationsmedlemskap i föreningen. För att det ska bli framgångsrikt kommer ett förarbete att ske under året med att bland annat sätta upp utbildningar, evenemang och nätverk dedikerade för de organisationer som väljer att bli medlemmar. Ett tydligt värdeerbjudande kommer att tas fram och ett aktivt kommunikationsarbete om detta kommer att ske.

Knutet till organisationsmedlemskap kommer en öppenhetscertifiering att lanseras under året. Certifieringen möjliggör för organisationer att visa att de bryr sig om fri kunskap. Ett organisationsmedlemskap i föreningen är ett av kraven.

Föreningens arbete med företagssamarbeten och sponsring/pro bono-arbete har varit mycket begränsat. Under 2025 kommer planer, strategier och material tas fram för hur denna typ av potentiell finansieringskälla ska kunna nyttjas.

Genom denna verksamhetsutveckling kommer vi att vara i en god position för att ansöka om att bli förmånstagare hos Postkodlotteriet 2026. Det är en mycket hård konkurrens om detta, och vi kommer att planera för en fortsatt utveckling av föreningen till en folkrörelse oavsett om vi blir förmånstagare eller inte.

Personalstyrkan

Baserat på de planerade projekt och intäkter som presenterats här beräknas personalstyrkan vara närmare 9,5 heltidstjänster, samt runt 2–3 konsulter på deltid i slutet av 2025. Detta är en ökning med cirka 1 heltidstjänst jämfört med 2024-års budget. Flera av konsulterna kommer att arbeta på distans från andra länder för att öka vår mångfald och bredda kompetensen.

Praktikanter engageras i arbetet flera gånger under året enligt upparbetade rutiner. En aktiv kampanj för att attrahera talanger på universitet genomförs, där ett fellowship-program är en central del.

Arbetet med att bli en första klassens arbetsgivare fortsätter. Fortbildning för personalen fortsätter att vara centralt och nyanställningar fortsätter att ske med strategiskt mångfaldsarbete för att gruppen skall ha en bred mångfald med personer med olika bakgrunder. Utbytet av personal mellan Wikimediaföreningar institutionaliseras under året genom bland annat utbytesprogrammet Grand Tour of Wikimedia som lanseras 2025. Detta hjälper både till med att säkerställa att kunskap överförs men även för att erfaren personal lättare skall kunna byta jobb och organisation men stanna inom rörelsen.

Ekonomiska ramar för 2025

Översikt

Föreningen har under åren kunnat bygga upp en ekonomisk reserv som gör att den ekonomiska situationen är fortsatt stabil. Det finns dock en klart ökad osäkerhet både vad gäller verksamhetsstödet såväl som projektfinansiering för hubbarbetet från Wikimedia Foundation. Därtill är det i april 2024 ännu osäkert hur det nationella insamlingsarbetet kommer att ha utvecklats och om det börjat bära frukt samt vilka projektmedel för olika internationella samarbetsprojekt vi kommer att kunna söka.

Detta ställer därmed stora krav på att föreningen fortsätter med ett omfattande och långsiktigt arbete som bygger på finansiell disciplin och kontroll, samt på ett utökat arbete med generering av ekonomiska medel. Den projektfinansiering som helt eller delvis kan komma att ersätta eller bygga vidare på finansiering från Wikimedia Foundation är tidskrävande och komplicerad att säkra. Arbetet bygger på finansieringsplaner som iordningställts av en intern beredningsgrupp (med representanter från styrelse och kansli) och uppdateras två gånger per år.

Föreningens reserver har utökats varje år sedan 2018 och under 2022 tillkom även ett större arv som bidrar till långsiktig stabilitet. Om 2024-års budget uppfylls kommer cirka 8 miljoner kronor att finnas avsatta i reserver i början av 2025, vilket motsvarar lite drygt 16 månaders drift (baserat på den förväntade månadskostnaden i slutet av 2024). Dessa reserver skapar en ekonomisk stabilitet och flexibilitet i organisationen och är en viktig del i att vara en ansvarsfull arbetsgivare. Styrelsen kommer kontinuerligt att fatta beslut om delar av reserverna ska användas under 2025, med utgångspunkt i hur andra finansieringsmöjligheter utvecklats. Styrelsen reserverar sig rätten att besluta om ett eventuellt negativt resultat under året, om det bedöms nödvändigt för att uppnå strategiska mål.

Sammanfattningsvis räknar vi med att budgeten 2025 kommer att vara relativt oförändrad från 2024 års budget och ligga på cirka 10–12 miljoner kronor.

Målet är att fortsatt undvika fullständigt beroende av Wikimedia Foundation genom att komplettera vår budget med olika externa intäkter. Strukturer, metodik och personal för att säkra dessa intäktsströmmar har tagits fram de senaste åren. Målet är att Wikimedia Foundations del av finansieringen ska utgöra mindre än 50 % av intäkterna år 2025.

Bidrag från Wikimedia Foundation

Informationen är knapphändig, men risken är stor att verksamhetsbidraget endast kommer att vara möjligt att söka för ett år i taget. Den fleråriga finansieringen, och den trygghet och förenklade planering som det har inneburit, kommer därmed inte längre att finnas kvar. Detta bidrag täcker våra fasta kostnader och en kärntrupp av personal som arbetar med projekt och aktiviteter som är speciellt inriktade mot fri kunskap i Sverige. Risken är stor att den totala mängden tillgängliga medel också kommer att behöva delas mellan fler organisationer och att Wikimedia Sveriges totala verksamhetsbidrag därmed kommer att minska eller behållas oförändrat, trots ökade omkostnader på grund av exempelvis inflation och löneförhöjningar.

Om Wikimedia Sverige etablerar sig som tematisk hubb stärks föreningens långsiktiga finansiering ytterligare. Det innebär, utöver mer tillgängligt kapital, att de delar av vår internationella verksamhet som tidigare bekostats med externa projektbidrag helt eller delvis istället täcks av dessa bidrag. I april 2024 är dock ansökningsprocessen för att få medel för att etablera den tematiska hubben ännu oklar. Bedömningen är att finansieringen kommer att vara begränsad de närmaste åren.

Projektbidrag

En fortsatt central källa till finansiering under 2025 förväntas vara projektbidrag från olika finansiärer. Det finns ett antal öppna utlysningar varje år för stora projektbidrag att hålla koll på och ett flertal finansiärer som mottar ansökningar kontinuerligt under året. Det finns också möjlighet att proaktivt kontakta potentiella finansiärer om vårt arbete och se om de är villiga att stödja oss på ett eller annat sätt.

Med hubbens globala fokus är bidrag från exempelvis stora internationella finansiärer och från biståndsmedel ytterligare möjligheter för att komplettera projektbidrag från finansiärer i Sverige och EU/EES. Vi diskuterar också ansökningar tillsammans med olika FN-organ då det öppnar upp olika specialfonder. Ansökningar som fokuserar på kulturarvets digitalisering, språkteknologi, internationella nätverksprojekt, barn och ungdomar samt på mångfaldsarbete är områden som bedöms som troligt att ansökningar kommer att förberedas för.

Då föreningen de senaste åren genomfört ett antal strategiska projekt och byggt upp ett nätverk av internationella samarbetsorganisationer bedöms det finnas goda möjligheter att under 2025 söka projektmedel från biståndssektorn. Föreningen ansökte framgångsrikt om att bli medlem i ForumCiv vilket skedde 2024. Detta öppnar upp för att söka projektmedel för internationella projekt. Dessa pengar kan komma att gagna WMSE, men framförallt kan det vara ett sätt att aktivt stödja små Wikimediaorganisationer och volontärer i andra delar av världen.

Föreningen har även identifierat flera möjligheter för finansiering av fleråriga projekt kopplade till påverkansarbete. Därtill finns det inom ramen för de projekten möjlighet att söka olika specialprojekt.

Det finns åtskilliga mindre projektbidrag att söka i Sverige varje år där intäkten är mindre än 500 000 kr. Dessa pengar är oftast begränsade för arbete nationellt och ofta för experimentell verksamhet vilket möjliggör för oss att kontinuerligt utveckla verksamheten. För att undvika alltför mycket overhead söker vi främst projektbidrag som är på över 200 000 kronor.

I många fall kan vårt deltagande vara ett sätt att stärka andra positiva nationella aktörer (det vill säga att vi hjälper till att ta fram ansökan för ett projekt som är positivt för fri kunskap, men behåller endast en mindre del av intäkterna). Detta är något vi aktivt planerar att arbeta med. För 2025 finns flera identifierade möjligheter för olika forskningsmedel att söka, både tillsammans med kulturarvsinstitutioner såväl som akademin.

Bedömningen är att det finns goda möjligheter att säkra projektmedel från Allmänna arvsfonden för ett större flerårigt projekt som startar under 2026 med fokus på att arbeta med barn och ungdomar. För detta krävs dock en hel del extra arbete under 2025, då föreningen har mer begränsade planer, nätverk och strukturer på plats för att designa ett projekt av tillräcklig kvalitet för att säkra finansiering.

Rese- och evenemangsbidrag

Europeiska unionen beviljar bidrag för att organisera forskningsnätverk inom olika områden, så kallade COST, samt bidrag för utbytesverksamhet och mindre gemensamma projekt inom ramen för programmet Erasmus+. Därtill finns olika fonder för utbyten och nätverksbyggande inom Norden. Dessa typer av nätverksbidrag kan även ideella organisationer söka eller delta i. Kärnan av konstellationer måste vara europeisk men de uppmanar starkt att organisationer från andra länder engagerar sig. Bidraget täcker kostnaderna för att träffas för att diskutera frågor som är relevanta för nätverket, dela idéer och att arbeta med att leverera olika typer av material etc. Detta kan vara ett sätt att utöka vårt utbyte med andra fri kunskaps-organisationer, utan att nämnvärt öka våra event- och resekostnader. Vi kommer att söka åtminstone ett sådant bidrag under 2025.

Lokala donationer och medlemsavgifter

Föreningen strävar efter att kraftigt öka de lokala insamlingskampanjerna under 2025. Förhoppningen är att vi i slutet av 2025 kommer att ha omkring 1 500 betalande medlemmar och 20 organisationsmedlemmar, och runt 500 000 kronor i donationer.

Riskanalys av ekonomin

För att bedöma om den offensiva ansatsen är möjlig har vi genomfört en riskanalys för verksamheten. Nedan presenteras de risker som bedöms som mest överhängande baserat på Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2025.

Risk #	Risk	Bedömd risk (låg, medel, hög)	Orsak till riskbedömning
1	Vi får inte finansiering för att bli en tematisk hubb	Hög	Wikimedia Sverige var tidigare utvald att agera som experimentverkstad för att i nära samarbete med Wikimedia Foundation ta fram ett återanvändningsbart koncept för olika tematiska hubbar som ett sätt att decentralisera arbetet och inte koncentrera allt i Nordamerika. Processen har dock blivit försenad upprepade gånger och efter omfattande förändringar i Wikimedia Foundations ledarskikt är vår roll inte längre uttalad. Det är inte heller säkert att Wikimedia Sverige kommer att utses till en tematisk hubb. Vi vet inte ens hur processen kommer att se ut eller när den kommer att starta. Det kommer att kräva ett omfattande arbete från kansli, styrelse och medlemmar om att övertyga andra Wikimediaorganisationer om att resurser till vårt koncept för en tematisk hubb bör prioriteras. Externa medel för att kunna fortsätta arbetet i större omfattning kommer att behövas.
2	Vi blir för beroende av Wikimedia Foundation	Låg	De medel vi får från Wikimedia Foundation skall enligt plan kompletteras med en genomtänkt finansieringsplan för att säkerställa ett långsiktigt oberoende. Det verksamhetsstöd vi mottar från Wikimedia Foundation förväntas vara i stort sett oförändrat de kommande åren. Om föreningen mottar större summor för att bli en tematisk hubb kommer detta inte att styras direkt av Wikimedia Foundation, utan av kommittén Global Council. Själva konceptet med en hubb handlar om att säkerställa långsiktigt säker finansiering där beroendet av Wikimedia Foundation är mer begränsat, jämfört med hur det nu fungerar. Vi har historiskt sett varit framgångsrika med att söka externa projektmedel och kommer att fortsätta med det. Det internationella arbetet öppnar för nya möjligheter runt detta. Möjligheterna runt insamling i Sverige bedöms som goda och är ett prioriterat område. Organisationen har under 2023–2024 genomgått stora förändringar för att möjliggöra ett ökat insamlingsarbete.
3	Vi förlorar personal med central kompetens och kan inte hantera de många olika projekten	Medel	Som ideell förening ser lönesättningen annorlunda ut än i kommersiell sektor vilket kan leda till fördröjningar vid nyanställningar då vi ibland inte kan möta löneanspråken samt att personal får löneerbjudanden som är svåra att matcha för föreningen. Vi arbetar i framkant inom många områden vilket innebär att det krävs en hög specialistkompetens hos personalen. Att vi som organisation finns för att stödja en volontärgemenskap och aktivt behöver förhålla oss till åsikter och förslag från dessa skapar unika utmaningar som i vissa fall lett till ökad stressnivå och andra arbetsplatsutmaningar.
4	Förändringar i personalstyrkan påverkar teamet och effektiviteten	Medel	Vid nyanställningar förändras dynamiken i teamet. Då vi i dagsläget även har förlorat erfaren personal blir förändringarna ännu större vilket kan få en menlig inverkan på verksamheten vilket ökar kostnaderna för olika initiativ. Flera av förändringarna har dock genomförts under 2023–2024 och förväntas få en mindre påverkan 2025. Det tillkommer även en del direkta kostnader med förändringar i personalstyrkan. Dels är anställnings- och uppsägningsprocesser kostsamma. Därefter krävs träning för ny personal och det inledande arbetet går oftast långsammare och det finns ökade risker för misstag, vilka ibland kan bli kostsamma. Föreningens sätt att arbeta, den utrustning vi använder m.m. kan innebära trösklar som tar tid att komma över för ny personal. Det kan även innebära ökade problem med exempelvis kommunikation och informationsutbyte. Det innebär också ändrade kostnader för antingen kontorsplatser eller för att säkerställa goda arbetsförhållanden på hemmakontoren, t.ex. genom inköp av ergonomisk utrustning. Det innebär även att föreningen måste binda upp medel för ett antal resor till arbetsplatsen varje år för att säkerställa effektivitet och att teamet arbetar nära varandra.

Riskhantering

Risk #	Riskhantering
1	Våra experimentella insatser kommer aktivt att kommuniceras till olika Wikimediaorganisationer samt -volontärer för att skapa intresse, engagemang och stöd. Vi behöver aktivt berätta om de framgångar som nåtts och hur de kan vara med i beslutsprocessen. Målet är att ett stort antal Wikimediaorganisationer aktivt ska ge stöd för att fortsätta det konkreta arbetet vi initierat. Formella avtal med olika Wikimediaorganisationer om samarbeten kommer att tas fram där vår roll som framtida tematisk hubb framhålls och där vi tar på oss att lösa specifika problem. Vi deltar även aktivt i diskussionerna kring implementeringen av den nya strategin för att kunna bevaka och påverka utvecklingen kring tematiska hubbar.
2	Två gånger per år kommer föreningens kansli och styrelse att uppdatera vår finansieringsplan. Vi kommer att fortsätta att aktivt söka andra projektmedel och enskilda donationer med mera för att fortsätta ha en god bredd i vår finansiering. Varje framgångsrik ansökan kommer då att minska det ekonomiska beroendet av bidrag från Wikimedia Foundation. Vi kommer även öka fokuset på enskilda donatorer från Sverige och på medlemsvärvning, vilket kommer att öka vår självständighet under åren som kommer.
3	Föreningens lönenivåer har justerats i enlighet med det ökade ansvaret som våra komplexa projekt medför. Föreningen har de senaste åren höjt snittlönerna för personalen för att öka konkurrenskraften. Vi erbjuder personalen en stor flexibilitet och möjlighet att antingen arbeta på vårt kontor i Stockholm eller på distans från det egna hemmet. Vi för en aktiv personalpolitik med ökat fokus på fortbildning, teambuilding samt stressreducerande insatser genom att bygga en effektivare och stabilare organisation med överlappande kompetenser. Vårt arbete med god dokumentation och att säkerställa att personalen har relevant och överlappande kompetens inom många områden fortsätter att vara mycket högt prioriterat. Genom att vidareutveckla vår dokumentation ytterligare och säkerställa överlappande kompetenser minskar vi kostnaden för personalrotation när så ändock sker. Ett kontinuerligt engagemang av volontärer och praktikanter i projekten gör det möjligt att engagera de som har utmärkt sig och som har relevant kunskap även som framtida personal. Genom att presentera vår verksamhet på olika universitet och förbereda studentuppgifter kan vi säkerställa att fler studenter har en relevant profil för kommande tjänster och intresse av att arbeta hos oss. Etableringen av utbytesprogrammet Grand Tour of Wikimedia kan förhoppningsvis bidra till att fler anställda i olika Wikimediaföreningar naturligt roterar mellan olika Wikimediaorganisationer, istället för att sluta och börja med andra jobb.
4	Arbetet med att dokumentera hur vi arbetar samt att ta fram lärmoduler för ny personal behöver prioriteras upp under både 2024 och 2025 för att minska trösklarna och förenkla kommunikationen. Arbetet med att organisera teambuildingaktiviteter med mera blir allt viktigare ju större teamet är för att undvika stuprör i organisationen och vi investerar därför aktivt i att säkerställa fysiska möten med personalgruppen. Genom den ökade synligheten föreningen får genom ett aktivt kommunikationsarbete blir det lättare att nå ut och presentera oss som en möjlig arbetsgivare. Genom att vi arbetar på ett coworking space och har etablerat rutiner för distansarbete kan den ekonomiska planeringen förbättras.

Förslag på beslut

Årsmötet ger styrelsen befogenhet att verka i enlighet med den verksamhetsinriktning samt den föreslagna ekonomiska ramen på 10–12 miljoner kronor som beskrivs ovan.