Årsmöte 2021/Verksamhetsinriktning och ekonomiska ramar för 2022

Bakgrund

Kansliet arbetar på uppdrag från styrelsen med att under verksamhetsåret ta fram en verksamhetsstrategi och budget för kommande verksamhetsår.

Verksamhetsinriktning för 2022

Strategin för 2021–2025 fastslogs på ordinarie årsmötet den 24 april 2021. Programmen behålls oförändrade men mål och projekt påverkas av den nya strategin. Att justera dessa kommer att kräva en hel del arbete under början av året.

Majoriteten av projekten förväntas dock fortsätta, om än i något reviderad form baserat på erfarenheterna från 2021. Nedan presenteras de största nya initiativen som planeras för 2022. Initiativen ligger organiserade efter förväntad budgetstorlek på dem.

En framtida tematisk hubb

Wikimedia Sverige (WMSE) har sedan 2019 förberett sig för att etablera sig som den första tematiska hubben inom Wikimediarörelsen. Tematiska hubbar har i de strategiska rekommendationerna, vilka antagits av Wikimedia Foundations styrelse, föreslagits som en ny typ av organisation inom Wikimediarörelsen som är tänkt att ha ett markant utökat ansvar jämfört med existerande organisationer.

Processen har varit snårig och sakta rört sig framåt och den senaste utvecklingen är att under andra halvan av 2021 kommer en kommitté, det så kallade Global Council, att etableras. Global Council kommer att vara det organ som beslutar om WMSE formellt blir en hubb. Detta fokus på formalisering snarare än experimentell verksamhet hänger samman med att de två högsta cheferna på Wikimedia Foundation oväntat slutade – och ansvaret för etablering av hubbar togs över av det juridiska teamet i organisationen vilket ändrade den inriktning som var aktuell fram till andra halvan av februari 2021.

Att det är det ännu inte etablerade Global Council som blir det organ som kommer att fatta beslutet om WMSE blir en hubb eller inte innebär både ytterligare fördröjningar såväl som ökade risker och utmaningar. Vilka personer som kommer att vara engagerade i Global Council, vad deras prioriteringar kommer att vara och den process vi kommer att behöva agera efter är alla okända storheter. Bedömning är dock att föreningen har god chans att bli den första tematiska hubben då arbetet har kommit längre än hos andra Wikimediaorganisationer, vi har etablerat ett starkt nätverk och vi har positionerat oss inom flera viktiga områden.

Planen är att hubben ska fokusera på att stödja Wikimediarörelsen med att tillgängliggöra material från olika partner genom att till exempel utveckla viktig mjukvara, testa och konceptutveckla nya metoder, sammanställa data, producera stödmaterial för att sänka trösklar samt att koordinera arbetet internationellt. Arbetet kan i framtiden även komma att inkludera hantering av projektbidrag till andra Wikimediaföreningar.

Ett inledande arbete kommer att ske under andra halvan av 2021 och under 2022 förväntas det aktiva arbetet vara i full gång. Vårt nuvarande team kommer att inledningsvis fokusera på att fortsätta etablera ett antal servicefunktioner för Wikimediarörelsen. Detta inkluderar en supportavdelning, vad vi kallar en helpdesk, där stöd erbjuds till våra systerorganisationer gällande massuppladdningar av material som bedöms vara av globalt intresse. Urvalet av vilket material vi fokuserar på kommer att ske med hjälp av en internationell kommitté. WMSE:s team kommer att stödja sådana partnerskap med kunskap och teknisk kapacitet att göra massuppladdningar och massredigeringar, vilket resulterar i betydande mängder innehåll som läggs till eller förbättras genom insatsen. För mindre Wikimediaorganisationer erbjuds genom helpdesken även långsiktigt stöd runt kapacitetsuppbyggnad. Ett strategiskt fokus på att arbeta på att utveckla kvaliteten på metadata på Wikimedia Commons, det vill säga vad som syns på exempelvis bilden, och omvandla det från ostrukturerade textsträngar till strukturerad data, som därmed ökar sökbarheten och tillgängligheten är centralt.

WMSE kommer sedan att använda erfarenheten från helpdesken för att förenkla och effektivisera tekniska lösningar, till exempel genom att själv utveckla nya eller förbättra befintliga verktyg som behövs för att innehållspartner ska dela mer och mer material via Wikimediaplattformarna. Insikterna från de frågor som vi får via helpdesken kommer också att hjälpa oss att ta fram förbättrad dokumentation, nytt utbildningsmaterial med mera för att sänka trösklarna. Det kommer också att ge oss insikter om vilka typer av evenemang som behöver anordnas i olika delar av världen. Samordning och omfattande konsultation med gemenskaperna är här nyckeln till att nå framgång.

För att utveckla kapaciteten i rörelsen kommer vi att investera i att etablera ett utbytesprogram, som vi kallar The Grand Tour of Europe, där olika Wikimediaföreningar står som värdar och tar emot volontärer och personal som under några veckor reser runt och arbetar hos de olika värdarna. Där lär de sig om lokala initiativ, bygger nätverk, delar kunskap som de sitter på med mera.

WMSE har de senaste åren etablerat många välfungerande samarbeten med olika FN-organ och andra mellanstatliga organisationer och internationella ideella organisationer. Genom att taktiskt arbeta med initiativet WikiGap har vi tagit viktiga strategiska kliv som gör att vi nu är mycket väl positionerade att ta en ledarroll i den typen av innehållssamarbeten och aktivt koordinera arbetet globalt. Föreningen har även etablerat strategiska samarbeten med UNESCO och UNFPA och experimenterar med flera andra FN-organ för att hitta formerna för framtida samarbeten. Genom hubben kommer arbetet att kunna skalas upp och vi planerar att samarbeta nära Wikimedia Foundation för att etablera och kommunicera om samarbetena samt med andra Wikimediaorganisationer för att genomföra lokala insatser.

Aktiviteter i hela Sverige

WMSE söker projektmedel för projektet Wikipedia för hela Sverige från Postkodstiftelsen. Projektet kommer att hjälpa föreningen att nå ut med information om föreningen över stora delar av landet, organisera aktiviteter och lokala volontärgrupper på olika orter. Insatserna kommer att leda till en ökad varumärkeskännedom, vilket vi hoppas även kommer att påverka våra insamlingskampanjer positivt.

Det ökade arbetet med att engagera fler personer på plattformarna kommer även att vara väldigt viktigt för att säkerställa en bättre täckning av ämnen och en mer diversifierad grupp medlemmar och volontärer.

En tydligare strategi för engagemang i föreningen håller på att utvecklas och kommer att diskuteras en hel del under nästa år. För att fler volontärer ska kunna stiga fram och ta en ledarroll i föreningen kommer vi aktivt att arbeta med att ta fram ett digitalt utbildningsmaterial. Den intresserade kan gå igenom ett stort antal olika utbildningsmoduler för att fördjupa sitt volontärengagemang och öka sin förmåga.

Genom denna verksamhetsutveckling kommer vi att vara i en stark position för att därefter bli förmånstagare hos Postkodlotteriet – då detta var områden vi var svaga på när de återkopplade till oss om vår ansökan till dem.

Wikispeech – Talresursinsamlaren

Föreningens flaggskeppsprojekt Wikispeech stötte på grund under 2021 då Wikimedia Foundation backade från sitt tidigare löfte om att aktivera MediaWiki-tillägget på Wikipedia och drifta det på sina servrar. Mjukvaran har framgångsrikt genomgått deras omfattande kvalitetsgranskning och är redo att aktiveras, men hålls tillbaka av att Wikimedia Foundation har gjort bedömningen att en talsyntes i dagsläget inte är prioriterat och de har inte avsatt medel för driften i sin budget för 2022. Vi bedömer inte att det kommer att ändras under 2022, men vill fortsätta utveckla mjukvaran och skapa opinion i Wikimediarörelsen för att prioritera Wikispeechs drift under kommande år. Vi tror oss ha hittat en lösning genom att utveckla en så kallad finess för Wikipedia. Det kommer att göra det möjligt för gemenskapen att testa och experimentera med Wikispeech under 2022.

Arbetet med Wikispeech kommer att fortsätta i huvudsak genom extern finansiering via olika projektbidrag. Då offentlig finansiering kunde hållas ned under 2019–2021 kan den nu markant ökas under 2022 (offentlig finansiering får uppgå till maximalt 5 miljoner på en rullande treårsperiod). Vi har identifierat flera möjliga finansiärer och kommer att söka projektmedel under 2021 som om de blir framgångsrika bekostar vidareutvecklingen under 2022–2023.

Huvudsakligen kommer vi att titta på ansökningar som handlar om hur insamling av talresurser kan organiseras samt hur fler språk kan läggas till. Vi ser möjligheter att samla in värdefull taldata om dialekter, insatser för att samla in taldata knuten till information som är viktig i olika krissituationer samt insamling av taldata från olika minoriteter för att det ska vara möjligt att utveckla AI som är neutral och fungerar lika bra för alla. Vi kommer även att titta på hur uppladdningar av språkdata till Wikidatas lexikografiska namnrymd kan genomföras. Därtill vill vi undersöka hur Wikispeech kan användas av svenska myndigheter samt konceptutveckla driftsformer och hur andra kan betala för att få nyttja denna tjänst.

Arbete med länkad öppen data

Svensk kultursektor har allt mer börjat få upp ögonen för möjligheterna runt länkad öppen data (LOD) och vi har identifierat finansieringsmöjligheter där myndigheters databaser kopplas samman med Wikidata. Den huvudsakliga inriktningen handlar om att söka projektmedel för steg 2 i vårt pågående projekt med Nationalmuseum och Statens historiska museer.

Vi har även påbörjat diskussioner med vår tyska systerförening, Wikimedia Deutschland, om att arbeta med att utveckla den så kallade Wikibase-mjukvaran tillsammans med dem. Wikibase är öppen programvara som gör det lättare för olika organisationer som har värdefullt material att organisera informationen på ett strukturerat sätt under fri licens. Wikibase är den underliggande mjukvaran för Wikidata, så genom att organisationerna lär sig hantera Wikibase internt är tröskeln till att bidra till Wikidata ordentligt sänkt.

WikiGap

Kampanjen WikiGap har framgångsrikt organiserats sedan 2018. När kampanjen 2022 firar 5 år planeras den skalas upp markant. Två riktade ansökningar förbereds där vi kommer att kunna vidareutveckla initiativet och där Wikimediaorganisationerna i Uganda och Ukraina kommer att få ekonomisk stöd för att utveckla sin verksamhet och organisera WikiGap-aktiviteter i sin respektive geografiska region. Vi kommer även att titta på hur styrkan i WikiGap-konceptet kan användas för att även bidra till andra Wikimediaprojekt än Wikipedia, till exempel hur engagemang kan skapas runt att förbättra biografisk information på Wikidata eller uppladdningar av bildmaterial för att illustrera artiklarna.

Kampanjens stora framgång har lett till att många välkända organisationer vill delta och vi kommer att arbeta för att inkludera dem i processen på olika sätt – till exempel med att engagera nya deltagare, att identifiera saknade artiklar, att nå ut till media eller att vi kan presentera om vårt arbete på deras konferenser och evenemang.

Digitala lärresurser

En avgörande insikt är att för att föreningen ska kunna genomföra de aktiviteter som beskrivs ovan behöver många fler volontärer engageras i arbetet och den personal som anställs behöver tränas noggrant. Digitala lärresurser gör det hela mer skalbart då den grundläggande kunskapen kan överföras i deltagarnas egen takt och därefter kan eventen fokusera på svårare frågor eller på att producera material.

Vår systerförening i Tjeckien, Wikimedia Česká republika, har initierat en Erasmus-ansökan där vi tillsammans med de polska och slovakiska föreningarna planerar att utveckla en omfattande och flerspråkig lärresurs under de kommande tre åren – om projektet får finansiering. Genom ett noggrant val av vilka utbildningsmoduler som tas fram kan det här projektet aktivt bidra till både vårt nationella som internationella arbete.

Insamlingsarbete och medlemsvärvning

Det arbete med att stärka vår medlemsbas som påbörjades 2019 kommer att utvecklas vidare under 2022. Detta arbete var planerat för 2021, men blev framskjutet på grund av covid-19. Genom att engagera volontärer till att arbeta med medlemsvärvningen kan arbetet fortsätta skalas upp. Därtill kommer en större kommunikationskampanj att öka möjligheten att värva medlemmar.

På detta sätt bedömer vi att vi under 2022 effektivt kommer att kunna skala upp vårt utåtriktade arbete, samtidigt som personalen kan fokusera på långsiktigt strategiskt arbete. Genom de större summor som säkerställts genom verksamhetsbidrag samt donationer och medlemsavgifter kommer stödet till volontärernas insatser att kunna ökas.

Personalstyrkan

Baserat på de planerade projekt och intäkter som presenterats här beräknas personalstyrkan vara 12–14 heltidstjänster samt runt 1–3 konsulter på deltid i slutet av 2022, där anställningar av personal som arbetar på distans från andra länder, för att öka vår mångfald och bredda kompetensen, kommer att ha initierats. Därtill kommer ett ökat antal praktikanter att engageras i arbetet. För att kunna öka personalstyrkan kommer det arbete med HR- och organisationskonsulter som vi påbörjade 2020 att fortsätta under 2022.

Arbetet med att bli en första klassens arbetsgivare fortsätter. Fortbildning för personalen fortsätter vara centralt och de stora antalet nyanställningar fortsätter ske med strategiskt mångfaldsarbete för att gruppen skall ha en bred mångfald med personer med olika bakgrunder. Utbytet av personal mellan Wikimediaföreningar som initierades 2019–2020 fortsätter och kommer att institutionaliseras. Detta hjälper både till med att säkerställa att kunskap överförs men även för att erfaren personal lättare skall kunna byta jobb och organisation men stanna inom rörelsen. En aktiv kampanj för att attrahera talanger på universitet kommer att initieras, där ett fellowship-program planeras att utvecklas som en central del.

Ekonomiska ramar för 2022

Översikt

Föreningens ekonomiska situation har avsevärt förbättrats genom ett omfattande och långsiktigt arbete med etablerade finansieringsplaner som iordningställts av en intern beredningsgrupp (med representanter från styrelsen och kansli).

Över 2,6 miljoner kronor kommer att finnas avsatt i reserver i början av 2022, vilket motsvarar cirka 4 månaders drift. Dessa reserver skapar en ekonomisk stabilitet och flexibilitet i organisationen och är en viktig del i att vara en ansvarsfull arbetsgivare. Reserverna kommer att fortsätta byggas upp i takt med att föreningen ökar i storlek och målet är att det ska finnas motsvarande 6 månaders drift i reserven.

Utöver de tidigare intäktsmöjligheterna såsom projektbidrag, effektivare medlemshantering och konsultarbete beräknas flera större långsiktiga intäkter vara på plats under 2021 eller säkras under 2022. Sammanfattningsvis räknar vi därför med att ha en offensiv ansats för 2022 med en budget på runt 11–13 miljoner.

Målet är att fortsatt undvika beroende av Wikimedia Foundation och komplettera med olika externa intäkter. Strukturer, metodik och personal för att säkra dessa intäktsströmmar beräknas vara etablerade under 2022 och uppgå till 35 procent av intäkterna år 2024 och 50 procent år 2025.

Även om det internationella och nationella arbetet har direkt påverkan på varandra och stärker varandra är dock vissa av intäktsströmmarna riktade mot endera och därför uppdaterade så nedan.

Finansiering för internationellt arbete

Det finns flera möjliga typer av intäkter speciellt för internationellt arbete under 2022. Därtill finns förstås möjligheten att även donationer och medlemsavgifter kan användas för detta, vilket de senaste åren bland annat har använts för att täcka kostnaderna för påverkansarbetet i Bryssel gällande europeisk lagstiftning (pengar från Wikimedia Foundation får enligt avtalet inte användas för påverkansarbete).

Bidrag från Wikimedia Foundation

Om WMSE etablerar sig som tematisk hubb stärks föreningens långsiktiga finansiering. Det innebär, utöver mer tillgängligt kapital, att de delar av vår internationella verksamhet som tidigare bekostats med externa projektbidrag eller vårt verksamhetsbidrag från Wikimedia Foundation i form av Annual Planning Grants (APG) helt eller delvis istället täcks av dessa bidrag. Värt att notera är att APG kommer att ändra form under 2022, men det är ännu oklart hur. Det tycks idag vara troligt att den summa som varje Wikimediaförening tilldelas kommer att öka markant.

Projektbidrag

En fortsatt central källa till finansiering under 2022 förväntas vara projektbidrag från olika finansiärer. Det finns gott om officiella och öppna utlysningar varje år för stora projektbidrag att hålla koll på. Det finns också möjlighet att proaktivt kontakta finansiärer om vårt arbete och se om de är villiga att stödja oss på ett eller annat sätt. Med hubbens globala fokus är bidrag från stora amerikanska finansiärer och från biståndsmedel ytterligare möjligheter för att komplettera projektbidrag från finansiärer i Sverige och EU. Ansökningar som fokuserar på kulturarvets digitalisering, på språkteknologi eller på mångfaldsarbete är tre områden som bedöms som troligt att ansökningar kommer att förberedas för.

Då föreningen de senaste åren genomfört ett antal strategiska projekt och byggt upp ett nätverk av internationella samarbetsorganisationer bedöms det finnas goda möjligheter att under 2022 söka projektmedel från biståndssektorn. Dessa pengar kan komma att gagna WMSE, men framförallt kan det vara ett sätt att aktivt stödja små Wikimediaorganisationer och volontärer i andra delar av världen. Detta skulle till exempel kunna inkludera att kostnaden för WikiGap-evenemang bekostas, att arbetstiden för att etablera strategiska partnerskap täcks, eller att resebidrag ges för att delta på evenemang.

Genom det nära samarbetet vi etablerat med Wikimedia Foundation kan möjligheten att samsöka projektmedel från stora amerikanska givare öppnas. Inledande diskussioner förs, men är ännu inte konkreta.

Rese- och evenemangsbidrag

Europeiska unionen beviljar bidrag för att organisera forskningsnätverk inom olika områden, dessa kallas COST, samt bidrag för utbytesverksamhet och mindre gemensamma projekt inom ramen för Erasmus-programmet. Dessa typer av nätverksbidrag kan även ideella organisationer söka eller delta i. Kärnan av konstellationer måste vara europeisk men de uppmanar starkt organisationer från andra länder att engagera sig. Bidraget täcker kostnaderna för att träffas för att diskutera frågor som är relevanta för nätverket, dela idéer och att arbeta med att leverera olika typer av material etc. Detta kan vara ett sätt att utöka vårt utbyte med andra fri kunskaps-organisationer, utan att nämnvärt öka våra event- och resekostnader.

Finansiering för arbete inom Sverige

Finansieringsmöjligheterna för arbete i Sverige är goda, men något mindre omfattande än vad som tidigare förväntades då verksamhetsstöd från Postkodlotteriet ansågs vara möjligt redan 2021. Då mer förberedelser behöver ske innan en ny ansökan är aktuell kommer resurserna för arbete i Sverige att vara kortsiktigare i sin natur.

Bidrag från Wikimedia Foundation

Grundbulten för det arbete som sker inom Sveriges gränser säkerställs genom finansiering genom vårt APG-bidrag från Wikimedia Foundation. Detta bidrag täcker våra fasta kostnader och en kärntrupp av personal som arbetar med projekt och aktiviteter som är speciellt inriktade mot fri kunskap i Sverige. Det är oklart om den nya versionen av APG-bidraget kommer att öka eller minska resurserna för aktiviteter som särskilt riktar sig mot den svenska gemenskapen och mot svenska partnerorganisationer. Troligtvis kommer den att vara relativt oförändrad under 2022.

Projektbidrag

Det finns åtskilliga mindre projektbidrag att söka i Sverige varje år där intäkten är mindre än 500 000 kr. Dessa pengar är oftast begränsade för arbete nationellt och ofta för experimentell verksamhet. För att inte stagnera kommer ett antal sådana ansökningar att färdigställas varje år tillsammans med våra olika team för att utveckla verksamheten. För att undvika alltför mycket overhead söker vi främst projektbidrag som är på över 200 000 kronor.

I många fall kan vårt deltagande vara ett sätt att stärka andra positiva nationella aktörer (det vill säga att vi hjälper till att ta fram ansökan för ett projekt som är positivt för fri kunskap, men behåller endast en mindre del av intäkterna).

Lokala donationer och medlemsavgifter

WMSE strävar efter att kraftigt öka de lokala insamlingskampanjerna under de kommande åren och har diskuterat detta med WMF:s insamlingsteam i ett par år. Detta arbete beräknas börja bära frukt under 2022. Runt slutet på 2022 är förhoppningen att vi kommer att ha omkring 1 500 betalande medlemmar och 50 organisationsmedlemmar och runt 500 000 kronor i donationer.

Då årsmötet 2020 tog beslut om att öka medlemsavgiften för organisationer till 5 000 kronor är det nu ekonomiskt försvarbart att aktivt kontakta olika organisationer om att bli organisationsmedlemmar samt att utveckla ett värdeerbjudande för organisationerna. Vi har under 2021 haft en del förberedande aktiviteter runt event riktade mot företag för att se vad som är av intresse. Detta arbete planerar vi att skala upp under 2022.

Pro-bono

För delar av vårt arbete kan sponsring och pro-bono-arbete vara en möjlig källa till intäkter eller för att kapa kostnader. Detta kan vara relevant för att täcka kostnader för konferenser (till exempel GLAMwiki-konferensen eller WikiCite-konferensen som skulle kunna ordnas som en del av hubben) och mindre evenemang. Genom sponsring kan även kostnaden för hårdvara eller olika kostsamma mjukvaru- och serverlösningar undvikas. Pro-bono-arbete kan vara ett sätt att minska kostnaderna för tjänster.

Vi ser möjligheter med att jobba mer aktivt med att kontakta företag om olika typer av donationer eller pro-bono bidrag under det kommande året. Arbetet med att ta fram ett värdeerbjudande har påbörjats och riktade insatser för att kontakta företag planeras under 2022.

Möjligheten att fortsätta sitta hos Internetstiftelsen är osäker med den ökade storleken, men beror delvis på hur stor andel av personalen som befinner sig i Stockholm. Vi räknar med att anställningar kommer att ske internationellt eller med personal som sitter på distans i landet.

Riskanalys av ekonomin

För att bedöma om den offensiva ansatsen är möjlig har vi genomfört en riskanalys.

Risk #	Risk	Bedömd risk (låg, medel, hög)	Orsak till riskbedömning
1	Vi får inget stöd från Postkodlotteriet	Medel	Från Postkodlotteriet finns två teoretiska finansieringsvägar. Den första är projektansökningar och den andra är att bli förmånstagare. Att bli förmånstagare bedöms dock inte som troligt under 2022 baserat på den återkoppling vi fått. En tredje projektansökan verkar dock vara möjlig. Om projektet är väldesignat skulle det låta oss utveckla vår verksamhet på ett sådant sätt att vi senare kan bli förmånstagare. Vi har en verksamhet som skiljer sig från och kompletterar övriga projektmottagare och förmånstagare vilket är positivt då det är en viktig del i deras bedömning av ansökningar.
2	Vi får inte finansiering för att bli en tematisk hubb	Medel	Vi hade tidigare valts ut som experimentverkstad för att i nära samarbete med Wikimedia Foundation ta fram ett återanvändningsbart koncept för olika tematiska hubbar som ett sätt att decentralisera arbetet och inte koncentrera allt i Nordamerika. Hur detta ska bli verklighet har dock blivit allt mer osäkert på grund av den stora mängden chefer på Wikimedia Foundation som slutat. Klart är att även om vi under 2021 fått stora pengar för att förbereda oss för att bli en tematisk hubb, är det på intet sätt säkert att vi kommer att väljas nästa år. Vi vet inte ens hur processen kommer att se ut eller när den kommer att starta. Det kommer att kräva ett omfattande arbete från kansli, styrelse och medlemmar om att övertyga andra Wikimediaorganisationer om att vi bör prioriteras. Ju längre tiden går, desto fler andra Wikimediaorganisationer hinner ta fram konkurrerande förslag vilket ökar riskerna att vi inte får finansiering för vårt, eller endast får delar av finansieringen.
3	Vi förlorar personal med central kompetens och kan inte hantera de många olika projekten	Medel	Vi för en aktiv personalpolitik med ökat fokus på fortbildning, teambuilding samt stressreducerande insatser genom att bygga en effektivare och stabilare organisation med överlappande kompetenser. Vi har arbetat mycket med dokumentation, har nu personal med relevant och överlappande kompetens inom många områden. För att kunna konkurrera om kvalificerad personal och korta tiden det tar för nyanställningar kommer vi att öka lönenivåerna (detta sker dock först när större bidrag säkrats) samt andra kostnader för personalvård. Då projekten blir större och mer komplexa, med både mer personal och fler partnerorganisationer, behöver detta reflekteras i ersättningsnivåerna. För hubben kommer vi även att behöva rekrytera internationellt, vilket skapar både utmaningar och möjligheter.
4	Tillväxt sker för snabbt	Medel	Om föreningen anställer flera nya medarbetare kan de löpande kostnaderna växa i en sådan takt att det uppkommer risker. Om till exempel några större projektbidrag faller igenom vid fel tillfälle kan föreningen inte hinna avveckla verksamheten i den takt som krävs för att inte reserverna skall ätas upp. En för snabb uppskalning kan även öka svårigheterna att ny personal får den förståelse som behövs för att kunna arbeta effektivt med volontärgemenskapen. Vi har sett många negativa exempel från andra Wikimediaföreningar där deras personal har sätt att arbeta eller värderingar som skiljer sig så pass mycket från den volontärgemenskap vi finns för att stödja, att det blivit aktiva konflikter och olika problem.
5	Vi blir för beroende av Wikimedia Foundation	Låg	Vi är den Wikimediaförening som är mest framgångsrik med att söka externa projektmedel och kommer att fortsätta med det. Vi kommer även öka fokuset på enskilda donatorer och på att mångdubbla vårt medlemsantal. De medel vi får från Wikimedia Foundation skall enligt plan kompletteras med en genomtänkt finansieringsplan för att säkerställa ett långsiktigt oberoende. Själva konceptet med en hubb handlar om att säkerställa långsiktig säker finansiering där Wikimedia Foundation har mycket mindre att säga till om jämfört med hur det nu fungerar.

Riskhantering

Risk #	Riskhantering
1	En projektplan är under framtagande och har genomgått en första utvärdering från personal på Postkodstiftelsen. Tid behöver sättas av för att vid behov revidera projektet i enlighet med Postkodstiftelsens önskemål. Om projektet inte får finansiering kommer vi att behöva söka projektfinansiering från olika större finansiärer såsom exempelvis Allmänna arvsfonden för att kunna bedriva en ambitiös och framåtsyftande verksamhet i fler delar av landet och där synlighet är en central del av arbetet. För att bli förmånstagare senare behöver mer fokus ligga på vårt kommunikationsarbete och personal som specifikt arbetar med kommunikation kan förhoppningsvis anställas under 2022.
2	De diskussioner som förs med WMF-personal på olika nivåer kommer att intensifieras för att skyndsamt ta det hela framåt. Vi kommer aktivt att presentera initiativet på olika Wikimedia- och GLAM-evenemang samt i personliga diskussioner med engagerade volontärer. Förhoppningen är att även kunna initiera ett antal strategiska pilotprojekt för att visa på vilket värde vi kan tillföra. Formella avtal med olika Wikimediaorganisationer om samarbeten kommer att tas fram där vår roll som framtida tematisk hubb framhålls och där vi tar på oss att lösa specifika problem.
3	De planer runt teambuildingaktiviteter, fortbildning och andra förmåner kommer att implementeras under 2022. Lönenivåer kommer att justeras i enlighet med det ökade ansvaret som våra komplexa projekt medför. Genom att vidareutveckla vår dokumentation ytterligare och säkerställa överlappande kompetenser minskar vi kostnaden för personalrotation när så ändock sker. Ett kontinuerligt engagemang av volontärer och praktikanter i projekten gör det möjligt att engagera de som har utmärkt sig och som har relevant kunskap även som framtida personal. Genom att presentera vår verksamhet på olika universitet och förbereda studentuppgifter kan vi säkerställa att fler studenter har en relevant profil för kommande tjänster och intresse av att arbeta hos oss. Ett aktivt utbyte med andra Wikimediaföreningar för att föra över kompetens och kunna bygga upp ett globalt team kommer att initieras och ett utbytesprogram etableras.
4	De olika större intäktsströmmarna vi har är relativt flexibla och vi kan minska antalet av de små externfinansierade projekten vi vanligtvis har (vilka nu finansierar en relativt stor del av verksamheten). Vi har under åren byggt upp en flexibel och agil organisation som kan öka eller minska aktiviteten inom flera områden utan att övrig verksamhet tar skada. Vi visade under 2020 att vi under en period kunde tredubbla antalet i personalen, utan att verksamheten tog skada. Genom att engagera HR- och organisationskonsulter kan vi säkerställa att då vi skalar upp följer vi alla regler från dag ett samt att vi gör detta på ett sätt som bevarar den fina organisationskultur vi har genom att på ett tydligt och pedagogiskt sätt kommunicera det till våra nya medarbetare. Vi kommer att arbeta nära Wikimedia Foundation och Wikimedia Deutschland, vilka är de två största organisationerna i Wikimediarörelsen, för att lära från dem och utveckla material och metoder tillsammans med dem. Då vi kommer att kunna anställa globalt för ett intressant nytt koncept, där många i rörelsen tycks ha en mycket positiv bild av vår organisation, kan vi troligtvis attrahera personer som redan väl känner till Wikimediarörelsen. Vi kommer att öka föreningens reserver med minst 750 000 kronor under 2022, en ökning från de 550 000 kronor som vi planerar lägga till reserverna under 2021.
5	Vi kommer att fortsätta att aktivt söka andra projektmedel och enskilda donationer m.m. för att fortsätta ha en god bredd i vår finansiering. Bedömningen är att om vi blir en hubb med ett tydligt mandat kommer vi att kunna söka medel globalt på ett helt annat sätt samt snabbt kunna ansluta oss till projektansökningar som andra organisationer leder.

Förslag på beslut

Årsmötet ger styrelsen befogenhet att verka i enlighet med den verksamhetsinriktning samt de ekonomiska ramar som beskrivs ovan.