Årsmöte 2020/Mötesordning
Mötesordning 2020 för Wikimedia Sveriges digitala årsmöte
Varför denna mötesordning?
För första gången kommer Wikimedia Sverige att ha ett helt digitalt årsmöte. Bakgrunden är det rådande Coronavirusutbrottet, och att vår bedömning är att vi inte kan ha ett fysiskt årsmöte och samtidigt garantera alla medlemmars säkerhet. Dessutom får vi inte använda finansiering från Wikimedia Foundation för fysiska evenemang förrän i september.
En mötesordning består av regler och principer för hur ett möte går till. Det är våra gemensamma spelregler för att mötet ska gå till på ett rätt och bra sätt.
Inledning
Tid och plats
Årsmötet äger rum 25 april och inleds klockan 10.30. Årsmötet förväntas avslutas klockan 13.00. Det äger rum helt digitalt via videokonferenssystemet Zoom, enligt dessa instruktioner. För att ansluta föreslår vi att du använder dig av Zooms app, antingen för dator eller mobil. Om du av någon anledning inte vill använda dig av appen går det att delta via telefon eller att se årsmötet streamat via YouTube, men då går det inte att utnyttja sin rösträtt.
Mötets innehåll
Föredragningslista för årsmötet finns tillgänglig på föreningswikin.
Närvaro
Mötet inleds klockan 10.30. Alla medlemmar som planerar att närvara, och i synnerhet de som inte har testat att använda systemet tidigare, ombeds att testa att koppla upp sig klockan 10.00, eller som senast 10.15. Det ger funktionärer tillräckligt med tid för att kunna hjälpa deltagare som av olika anledningar får problem.
Användarnamn
Ange ditt förnamn och efternamn som namn när du loggar in. Använd inte ett Wikimedia-användarnamn, en synonym eller ett smeknamn som användarnamn. Detta är för att kunna stämma av namnen mot röstlängden.
Delta i mötet
Arbetsformer
Årsmötet sker helt digitalt via Zoom. Diskussioner sker muntligen genom att begära ordet – se nedan. Diskussioner i chatten undanbedes, för att låta chattfunktionen vara begränsad till ordningsfrågor (se ordningsfrågor), yrkanden (se yrkande) eller reservationer (se reservationer).
Begär ordet
För att utnyttja din yttranderätt och göra ett diskussionsinlägg under årsmötet behöver du begära ordet. Mötesfunktionärer kommer att se till att alla som inte har ordet har mikrofonen avstängd under mötet, för att minimera risken för oljud i bakgrunden eller att fel person talar vid fel tillfälle. Funktionärer kommer att hålla koll på vilka som begär ordet, och mötesordförande fördelar ordet utifrån detta. För att begära ordet räcker du upp handen [knappen “raise hand”]. Vill du läsa om hur man gör det kan du göra det här.
Yrkande
Alla i det digitala mötet närvarande medlemmar har yttrande-, yrkande- och rösträtt. Det innebär att alla medlemmar har rätt att uttala sin åsikt, att lägga ett förslag och att rösta om frågorna i föredragningslistan. För att lägga förslag används chatt-funktionen. Inled ditt förslag med ordet “FÖRSLAG” följt av ditt yrkande, förslagsvis formulerat som “Förnamn och efternamn yrkar att…”. Det gör det lätt för mötesordförande och funktionärer att hålla koll på vad i chattrutan som är ett yrkande, och från vem det kommer. Det är bra, men inte nödvändigt, att via ett yttrande (efter att ha räckt upp handen) annonsera ett yrkande.
Omröstning
Mötesordförande bestämmer när det är dags att gå till omröstning. Det sker när diskussionen uppfattas vara avslutad, och alla yrkanden har samlats in. Omröstningen sker via acklamation / via gröna ja / nej knappar.
Vid personval kan sluten omröstning begäras, om det finns fler nomineringar än antalet personer som ska väljas. I så fall kommer en enkät att öppnas i Zoom där du anonymt kan avge din röst.
Beslut
Beslut vid årsmötet fattas enligt stadgarna med enkel majoritet av de röster som angivits vid mötet. Medlemmar saknar rösträtt i ärenden som rör egen ansvarsfrihet och/eller arvodering, och räknas i sådana frågor som neutral.
Reservationer
En närvarande medlem kan reservera sig mot ett beslut. Reservation sker efter ett beslut, innan årsmötet är avklarat. Det görs genom att använda chattrutan, med tydligt anfört: “RESERVATION: Förnamn och Efternamn reserverar sig mot”, följt av vad det är man reserverar sig mot, till förmån för vad.
Ordningsfråga
Vid oklarhet i mötesordning eller annan fråga av ordningskaraktär under pågående möte kan närvarande medlem väcka en ordningsfråga. Det görs genom att skriva ORDNINGSFRÅGA i chatten. Så fort funktionärer och mötesordförande uppmärksammat detta prioriteras ordningsfrågan före ordinarie mötesgång.
Mötesordförande och sekreterare
Mötesordföranden leder mötet: fördelar ordet, avgör när det är dags att gå till beslut och ställer propositionsordningen. Mötesordföranden har stöd av mötessekreteraren, som även ansvarar för protokollet.
Offentlighet och transparens
Alla årsmöteshandlingar är offentligt tillgängliga på Wikimedia Sveriges föreningswiki. Det inspelade årsmötet kan komma att tillgängliggöras offentligt, utom där årsmötet önskar annorlunda. Valärenden sker icke offentligt.